员工费用报销协议书

员工费用报销协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX集团有限公司。

甲方地址：中国北京市朝阳区XX路XX号XX大厦。

甲方法定代表人/负责人：张三。

甲方联系方式

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX科技有限公司。

乙方地址：中国上海市浦东新区XX路XX号XX产业园。

乙方法定代表人/负责人：李四。

乙方联系方式

**协议简介**

鉴于甲方为开展日常经营管理工作及业务拓展需要，需对员工发生的各项合理费用进行报销，以提高运营效率及财务管理规范性；

鉴于乙方具备专业的财务管理服务能力，能够为甲方提供高效、合规的费用报销服务，协助甲方优化成本控制流程；

基于上述背景，甲乙双方经友好协商，本着平等自愿、诚实信用的原则，就员工费用报销事宜达成如下协议，以兹共同遵守。

本协议的签订及履行将围绕员工费用报销的具体操作流程、双方权责划分、费用审核标准及支付机制等核心内容展开，旨在构建标准化、透明化的费用管理机制。甲方通过委托乙方提供专业服务，能够确保报销工作的合规性，同时降低内部管理成本；乙方则通过提供定制化服务方案，增强市场竞争力，实现双方互利共赢。协议内容将涵盖从费用提交、审批、复核到最终结算的全流程管理，确保双方在合作过程中权责清晰、操作规范。此外，协议还将明确争议解决机制及违约责任条款，以保障双方合法权益，为长期合作奠定坚实基础。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲方委托乙方提供员工费用报销服务的具体内容、流程及双方责任，以实现费用报销工作的规范化、高效化与合规化。本协议涉及的范圍包括但不限于：

1.甲方员工因公发生且符合报销规定的费用类型，如差旅费、交通费、业务招待费、办公费等的具体报销标准与审批流程；

2.乙方接收、审核、复核甲方提交的费用报销申请，并提供税务合规建议的服务内容；

3.乙方协助甲方完成费用报销的凭证整理、账务处理及与财务部门的对接工作；

4.双方在费用报销过程中的沟通协调机制及违约责任认定。本协议旨在通过专业化分工，降低甲乙双方的管理成本与操作风险，确保费用报销工作符合国家相关法律法规及甲方内部管理制度要求。

第二条定义

1.**费用报销**：指甲方员工因执行工作任务或履行职责而发生的、经甲方批准后按照约定标准申请退还至个人账户的经济支出；

2.**报销标准**：指甲方根据国家财务制度及内部规定制定的差旅补贴、交通补贴等费用报销的具体限额与条件；

3.**合规凭证**：指符合国家税务及财务要求的发票、收据或其他合法支出证明文件；

4.**服务周期**：指本协议约定的乙方提供费用报销服务的起止时间，根据本协议第十条约定执行；

5.**审批流程**：指费用报销申请在提交后需经过的各级主管审核及财务部门复核的标准化程序。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力与义务**

（1）甲方有权根据业务需求制定或调整员工费用报销政策，并要求乙方配合执行相关变更；

（2）甲方有权对乙方提供的费用报销服务进行监督，包括但不限于服务效率、数据准确性及合规性审查；

（3）甲方应确保提交给乙方的所有报销申请均基于真实业务发生，且申请人已签署《员工费用报销承诺函》；

（4）甲方应按照约定向乙方提供费用报销所需的内部审批权限设置及授权书，并保证相关人员的配合；

（5）对于乙方审核中发现的重复报销、超标准报销等问题，甲方有权要求乙方暂停该笔费用的处理直至问题解决；

（6）甲方应按本协议第八条约定及时向乙方支付服务费用，逾期支付需承担每日万分之五的违约金；

（7）甲方应对员工提交的虚假报销申请承担最终责任，并配合乙方进行追偿。

**2.乙方的权力与义务**

（1）**核心服务权与审核权**：乙方有权要求甲方提供完整的费用报销政策文件及审批流程清单，并以此为依据开展服务。乙方在审核过程中，对不符合报销标准或凭证不合规的申请，有权拒绝处理，并需在3个工作日内向甲方提供书面拒绝理由及依据；

（2）**专业复核义务**：乙方应组建专业的财务团队，对每笔报销申请进行双重复核，包括但不限于发票真伪核查、金额计算准确性及与甲方政策的符合性审查；

（3）**合规建议义务**：乙方需在服务过程中主动向甲方提供税务筹划建议，特别是针对大额或高频报销业务的风险提示及合规优化方案；

（4）**保密义务**：乙方应对甲方提供的员工薪资、部门预算及所有财务数据承担严格保密责任，未经甲方书面同意不得向第三方披露，保密期限为本协议终止后3年；

（5）**流程优化建议权**：基于服务经验，乙方有权向甲方提出优化报销流程或政策的建议方案，甲方应予以评估考虑；

（6）**异常处理义务**：如发现报销申请涉及疑似欺诈（如虚开发票、套取现金等），乙方应立即暂停处理并第一时间通知甲方，同时保留向公安机关报案的权利；

（7）**系统对接与数据交付义务**：乙方应按甲方要求提供费用报销电子台账及月度汇总报表，数据需与甲方财务系统兼容，并配合进行接口调试；

（8）**责任保险义务**：乙方需提供有效的责任保险证明，覆盖因操作失误或失职导致甲方财务损失的赔偿责任，保额不低于人民币500万元；

（9）**配合税务检查义务**：在税务部门对甲方进行费用报销专项检查时，乙方应全力配合提供所需的服务记录及凭证清单，并承担因配合产生的额外成本。

第四条价格与支付条件

1.乙方的服务费用采用[固定月费/按报销单量累进]的方式计费，具体标准为：人民币[具体金额或计算公式]元/月（大写：人民币[大写金额]元整）。首期服务费用自本协议生效之日起[具体天数]日内支付，后续服务费用于每个服务周期开始前[具体天数]日内支付；

2.支付方式：甲方通过银行转账方式将服务费用支付至乙方指定的以下账户：

开户行：XX银行XX支行；

户名：XX科技有限公司；

账号：[具体账号号码]；

3.如甲方因业务规模扩大导致报销单量显著增加（超出约定阈值），双方应于每季度末协商调整下一季度服务费用，调整幅度不超过[具体百分比]；

4.甲方支付的服务费用已包含乙方提供本协议约定范围内的所有服务内容，不包括因甲方特殊需求产生的额外定制服务费用；

5.若甲方提前终止本协议，已支付的服务费用不予退还，但若提前终止是由于乙方违约导致，则甲方有权要求退还相应未履行周期的服务费用。

第五条履行期限

1.本协议有效期为[具体年数]年，自双方签字盖章之日起生效，至[具体日期]止；

2.协议期满前[具体月数]个月，如双方无书面异议，本协议自动续期[具体年数]年；

3.关键时间节点：

(1)报销申请提交时限：甲方员工应在费用发生后[具体天数]日内提交报销申请，逾期提交的乙方有权拒绝受理；

(2)费用支付周期：乙方完成当月所有报销审核工作后，甲方应在次月[具体天数]日内完成款项支付；

(3)月度报告提交节点：乙方需于每月[具体日期]前向甲方财务部门提交上月费用报销汇总报告及异常问题清单。

第六条违约责任

**1.甲方违约责任**

(1)**延迟支付服务费用**：若甲方未按第四条约定的支付时间足额支付服务费用，每逾期一日，应按逾期金额的万分之五向乙方支付违约金，违约金总额不超过合同总金额的[具体百分比]；逾期超过[具体天数]日，乙方有权暂停服务，且逾期费用从暂停日起继续计算，直至全部款项付清；

(2)**提交虚假报销材料**：若甲方或其员工提交虚假发票、伪造业务单据等材料进行报销，一经乙方核实，甲方需立即停止该笔报销并退还已报销金额，同时承担乙方因此产生的成本（包括但不限于第三方鉴定费、差旅费），并按虚假金额的[具体倍数]支付违约金，违约金总额不低于人民币[具体金额]元；情节严重者，乙方有权解除协议并追究甲方民事赔偿责任；

(3)**违反保密义务**：若因甲方原因导致乙方商业秘密泄露，造成乙方经济损失的，甲方应赔偿乙方直接经济损失的[具体倍数]倍，且赔偿总额不低于人民币[具体金额]元；

(4)**未及时提供审批权限变更**：若甲方因内部管理变动需要调整报销审批流程，但未在约定时限内（[具体天数]日）通知乙方或提供新的授权文件，导致乙方服务受阻的，乙方需在收到变更通知后[具体天数]日内完成调整，期间产生的额外审核成本由甲方承担。

**2.乙方违约责任**

(1)**服务延迟交付**：若乙方因自身原因未能按约定时间完成费用审核或提供月度汇总报告，每延迟一日，应按当期应收取服务费用的[具体百分比]向甲方支付违约金，违约金总额不超过当期服务费用的[具体百分比]；延迟超过[具体天数]日，甲方有权解除协议，并要求乙方退还当期未履行服务部分的服务费用；

(2)**审核疏漏导致财务损失**：乙方在审核过程中因重大过失（如故意隐瞒或重大疏漏）导致甲方产生税务罚款、银行滞纳金或被监管机构处罚的，乙方应全额承担甲方的直接经济损失，且甲方有权要求乙方支付该损失金额的[具体百分比]作为惩罚性赔偿；

(3)**违反保密义务**：若乙方泄露甲方员工个人信息或财务数据，造成甲方名誉损失或直接经济损失的，乙方需赔偿甲方全部损失，并支付违约金人民币[具体金额]元；乙方相关责任人员需承担法律责任；

(4)**拒绝配合税务检查**：若乙方无正当理由拒绝配合甲方进行税务部门检查或提供相关服务记录，甲方有权单方面解除协议，并要求乙方支付合同总金额的[具体百分比]作为违约金；

(5)**服务质量不达标**：若连续[具体月数]月出现报销错误率超过[具体百分比]或客户满意度评分低于[具体分值]（通过甲方定期评估），乙方需立即整改并承担整改期间产生的额外成本，同时按当期服务费用的[具体百分比]支付违约金。

**3.违约金与赔偿限制**

(1)双方约定的违约金总额不超过本协议总金额的[具体百分比]；

(2)除本协议明确约定的违约责任外，任何一方违约给对方造成的间接损失（如业务机会损失、商誉损失等）不予赔偿；

(3)若违约行为构成刑事犯罪，违约方应承担相应的刑事责任，同时民事赔偿责任不因刑事责任的存在而免除。

第七条不可抗力

1.**不可抗力定义**：本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：

(1)地震、台风、洪水、海啸等自然灾害；

(2)战争、动乱、恐怖袭击等社会事件；

(3)政府行为，如法律法规的变更、征收、征用等；

(4)重大疫情（如传染病爆发）导致的服务中断；

(5)电力、网络等基础设施故障，经合理努力仍无法恢复的；

(6)其他非因双方过错导致的、无法预见的技术故障或外部事件。

2.**不可抗力影响及责任**：

(1)若发生不可抗力事件，双方应立即采取必要措施减少损失，并在事件发生后[具体天数]日内书面通知对方，提供不可抗力发生的有效证明材料；

(2)因不可抗力导致协议部分或全部无法履行的，受影响方不承担违约责任，双方应根据不可抗力影响程度协商调整履行期限或部分解除协议；

(3)若不可抗力影响持续超过[具体天数]日，双方有权终止本协议，已产生的费用按实际履行比例结算，双方互不承担违约金；

(4)因不可抗力造成的第三方损失，由相关责任方自行承担，与协议双方无直接关联；

(5)不可抗力消除后，双方应立即恢复协议履行，若恢复履行对原条款构成重大影响，可重新协商调整相关约定。双方应尽到合理的谨慎义务，避免或减轻不可抗力带来的负面影响。

第八条争议解决

1.**争议解决原则**：双方在履行本协议过程中发生的任何争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权选择以下第[选择序号]种方式解决：

(1)向[具体仲裁委员会名称]申请仲裁，仲裁规则适用该会现行有效的仲裁规则，仲裁裁决具有终局效力；

(2)向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼；

(3)通过[具体调解机构名称]进行调解，调解达成协议的，制作调解书或根据协议内容制作判决书送达双方。

2.**争议前置程序**：除本协议明确约定的争议解决方式外，任何一方在采取仲裁或诉讼程序前，应向对方发出书面争议解决通知，并给予对方[具体天数]日的协商期；若协商期内仍未达成一致，方可进入后续程序；

3.**管辖冲突处理**：若双方就争议解决方式达成不同协议，或一方同时向仲裁机构和法院提起程序，以首先采取的法律程序为准，另一方未经对方同意不得另行提起程序；

4.**程序费用承担**：选择仲裁的，仲裁费用由败诉方承担，双方均应承担各自提交的证据及律师费；选择诉讼的，诉讼费用由法院判决承担，但本协议另有约定的除外；

5.**地域性争议适用**：若争议涉及特定地域的法律法规适用（如税务处理、劳动报酬等），双方应在协商或仲裁/诉讼中明确管辖法院或仲裁机构的法律适用原则，以避免管辖权争议。任何争议解决程序不得影响本协议其他条款的继续履行，且争议解决结果不得对本协议未涉事项产生溯及力。

第九条其他条款

1.**通知方式**：本协议项下的所有通知、文件等均应以书面形式，通过专人递送、挂号信、传真或双方确认的电子邮箱/业务联系人发送至本协议首部列明的地址或联系方式。以专人递送或挂号信发出的，发出当日视为送达；以传真或电子邮件发出的，成功发送当日视为送达。若一方变更联系方式，应提前[具体天数]日书面通知对方，否则按原方式发送视为有效送达；

2.**协议变更**：对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意，并以书面形式作出，原协议条款与本书面变更不一致的，以书面变更为准；

3.**保密条款适用范围**：本协议第二条约定的保密义务在本协议终止后[具体年数]年内持续有效，涉及商业秘密的数据载体（如电子文档、纸质记录）应予销毁或返还；

4.**独立履行**：本协议各条款为相互独立且完整的，任一条款的无效或不可执行不影响其他条款的效力；

5.**完整协议**：本协议构成双方就协议标的达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的约定、谅解及承诺；

6.