2026年口碑服务公司自研调研工具使用管理制度

2026年口碑服务公司自研调研工具使用管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）自研调研工具的使用管理工作，保障工具稳定运行、数据安全合规，提升调研工作效率与质量，充分发挥调研工具在客户需求洞察、市场口碑监测、服务优化迭代等工作中的支撑作用，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《网络安全法》等相关法律法规，结合公司自研调研工具特性及业务实际需求，制定本制度。第二条本制度所称自研调研工具，是指公司技术部门自主研发，用于开展客户调研、市场口碑采集、服务满意度测评、行业趋势分析等工作的各类软件系统、小程序、数据采集终端等，包括但不限于在线问卷系统、口碑监测爬虫工具、客户访谈记录系统、调研数据统计分析平台等。第三条本制度适用于公司所有使用自研调研工具的部门及全体员工（以下简称“使用者”），涵盖工具的申请开通、日常使用、数据管理、权限管控、故障处理等全流程工作。外部合作单位因业务需要使用自研调研工具的，需经公司审批同意后，参照本制度相关要求执行，并签订专项安全保密协议。第四条自研调研工具使用管理遵循“规范操作、安全优先、权责明晰、高效赋能”的核心原则，确保工具使用符合法律法规要求，数据真实可靠，资源合理利用。第五条核心目标：建立健全自研调研工具使用管理体系，规范使用流程；强化数据安全与隐私保护，防范数据泄露风险；明确各部门及使用者职责，保障工具有序运行；提升调研工作效率与数据质量，为业务决策提供精准支撑；推动调研工具持续优化迭代，适配业务发展需求。第二章组织架构与职责分工第六条公司建立“统筹管理、分工负责”的自研调研工具使用管理体系，明确牵头管理部门、技术支撑部门、使用部门及使用者的职责，确保各环节工作协同高效。第七条运营管理部（牵头管理部门）核心职责：（一）牵头制定并修订本制度及相关操作细则，规范自研调研工具的使用标准、流程及考核要求；（二）统筹协调自研调研工具的使用管理工作，负责工具使用申请的审核、权限分配的复核、使用情况的监督检查；（三）组织开展自研调研工具使用培训及经验分享活动，提升使用者的操作能力与规范意识；（四）收集各使用部门对调研工具的优化需求，汇总后协调技术部推进工具迭代升级；（五）负责自研调研工具使用情况的统计分析及考核评估，将考核结果反馈至人力资源部纳入部门及个人绩效。第八条技术部（技术支撑部门）核心职责：（一）负责自研调研工具的技术开发、部署上线、日常运维及安全防护工作，保障工具稳定运行；（二）建立工具故障应急响应机制，及时处理使用者反馈的技术问题，提供技术支持与解决方案；（三）负责调研工具的数据存储、备份及恢复工作，确保数据完整性与安全性；（四）根据运营管理部汇总的优化需求及业务发展需要，推进调研工具的迭代升级与功能拓展；（五）配合运营管理部开展工具使用培训，提供技术层面的操作指导与答疑。第九条使用部门核心职责：（一）组织本部门员工学习并严格遵守本制度及调研工具使用操作规范，确保规范使用工具；（二）指定专人作为本部门调研工具使用对接人，负责统筹本部门工具使用申请、权限管理、问题反馈及信息同步工作；（三）监督本部门使用者的工具使用行为，及时纠正不规范操作，防范数据安全风险；（四）根据业务需求提出调研工具优化建议，通过对接人提交至运营管理部；（五）配合运营管理部及技术部开展工具使用培训、监督检查及问题整改工作。第十条使用者核心职责：（一）严格遵守本制度及调研工具使用操作规范，规范开展调研工作，确保调研数据真实、准确、完整；（二）妥善保管个人工具使用账号及密码，严禁转借他人使用，发现账号异常及时向本部门对接人及运营管理部报告；（三）规范采集、处理调研数据，严格遵守数据安全及个人信息保护相关规定，严禁泄露、篡改、滥用调研数据；（四）使用过程中遇到技术问题或功能需求，及时向本部门对接人反馈，由对接人统一协调处理；（五）积极参加公司组织的调研工具使用培训，主动提升操作技能。第十一条法务合规部核心职责：（一）负责审核本制度及调研工具使用相关操作细则的合规性，确保符合相关法律法规要求；（二）对调研工具的数据采集、存储、使用及共享等环节的合规性进行监督，提供法律支持；（三）协助处理因调研工具使用引发的法律纠纷及合规风险事件。第三章工具使用流程第十二条自研调研工具使用实行全流程规范管理，主要包括使用申请与权限开通、工具操作与数据采集、数据处理与存储、工具停用与权限注销四个核心环节。第十三条使用申请与权限开通：（一）使用者因工作需要使用自研调研工具的，需通过本部门对接人向运营管理部提交《自研调研工具使用申请表》，明确申请使用的工具名称、使用用途、使用期限、所需权限等级等信息；（二）部门对接人对本部门员工的申请材料进行初步审核，确认符合业务需求后，提交至运营管理部；（三）运营管理部在3个工作日内完成申请审核，审核通过的，根据业务需求及“最小权限”原则确定权限等级，出具审核意见后提交至技术部；审核未通过的，一次性告知申请人需补充完善的内容或未通过原因；（四）技术部在收到运营管理部审核意见后，2个工作日内完成账号创建及权限配置，将账号信息反馈至运营管理部，由运营管理部通过部门对接人告知使用者；（五）使用者收到账号信息后，需在首次登录时修改初始密码（密码需符合复杂度要求：长度不低于8位，包含大小写字母、数字及特殊符号），并妥善保管；涉及高权限操作的使用者，需签订《调研工具高权限使用保密承诺书》。第十四条工具操作与数据采集：（一）使用者需提前学习对应调研工具的操作手册及使用规范，熟悉工具功能及操作流程后，方可开展调研工作；首次使用或使用新功能前，可向本部门对接人或技术部申请专项操作指导；（二）开展调研数据采集前，需明确调研目的、范围及数据采集标准，确保采集的数据符合业务需求；涉及个人信息采集的，需提前获得被采集人的明确同意，严格遵守个人信息保护相关规定，明确告知被采集人信息采集目的、范围及使用方式，不得超范围采集个人信息；（三）使用工具采集数据时，需按照操作规范准确录入或导入数据，避免出现数据缺失、错误等问题；采集过程中如发现数据异常，需及时核实修正；（四）严禁利用调研工具开展与工作无关的活动，严禁采集、存储与业务无关的数据，严禁恶意攻击、篡改工具系统及数据；（五）调研工作结束后，需及时对采集的数据进行初步整理，标注数据来源、采集时间等关键信息，确保数据可追溯。第十五条数据处理与存储：（一）使用者对采集的调研数据进行处理时，需严格遵守数据处理规范，确保数据处理过程可追溯、结果准确；严禁随意篡改、删除调研数据，确需修改或删除数据的，需经本部门负责人审批，并留存修改记录；（二）调研数据需存储在公司指定的服务器或存储设备中，由技术部负责统一管理；使用者不得将调研数据存储在个人电脑、移动硬盘、云盘等非公司指定的存储介质中，严禁将数据泄露给外部单位或个人；（三）涉及敏感数据（如客户核心信息、商业秘密等）的，需按照公司敏感数据管理相关规定进行加密处理，严格控制访问权限；（四）调研数据的保存期限需符合业务需求及相关法律法规要求，超出保存期限的，由运营管理部牵头组织相关部门进行审核，确认无需保留的，由技术部按照规定流程进行销毁，确保数据彻底清除，不留痕迹。第十六条工具停用与权限注销：（一）使用者因岗位调整、离职或业务需求变更等原因无需继续使用调研工具的，需通过本部门对接人向运营管理部提交《自研调研工具使用停用申请表》，说明停用原因及停用时间；（二）部门对接人审核确认后，提交至运营管理部，运营管理部审核通过后，通知技术部注销使用者的工具使用权限；（三）技术部在收到通知后，1个工作日内完成权限注销工作，并将注销结果反馈至运营管理部；运营管理部及时将结果告知部门对接人及使用者；（四）使用者离职前，需完成调研工具相关工作交接，清理个人留存的调研数据，确保数据完整移交，严禁带走或泄露任何调研数据。第四章数据安全管理第十七条技术部负责构建自研调研工具的数据安全防护体系，采取防火墙、数据加密、访问控制、安全审计等技术措施，防范数据泄露、丢失、篡改等安全风险；定期对数据安全防护措施进行检查升级，确保防护效果。第十八条严格执行调研数据访问权限管控，遵循“最小权限、按需分配”原则，技术部根据运营管理部的审核意见配置访问权限，严禁超权限访问数据；运营管理部定期对数据访问权限进行核查，及时清理无效权限。第十九条使用者在数据采集、处理、存储、传输过程中，需严格遵守以下规定：（一）不得向任何外部单位或个人泄露调研数据，确因业务需要对外共享数据的，需经运营管理部及法务合规部审核同意，并签订数据共享保密协议；（二）不得利用调研数据从事违法违规活动，不得将调研数据用于与工作无关的目的；（三）传输调研数据时，需使用公司指定的安全传输通道，严禁通过公共网络、即时通讯工具等非安全渠道传输敏感数据；（四）发现数据泄露、丢失、篡改等安全事件时，需立即停止相关操作，保护现场，并第一时间向本部门对接人、运营管理部及技术部报告，配合开展事件调查与处置工作。第二十条技术部建立调研数据备份机制，定期对调研数据进行备份，备份数据需存储在安全可靠的介质中，明确备份周期（至少每月备份一次）及备份保留期限；定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据可正常使用。第二十一条运营管理部联合法务合规部、技术部定期开展调研数据安全检查工作，重点检查数据采集合规性、数据存储安全性、权限管控有效性等，对发现的问题及时督促相关部门整改，防范数据安全风险。第五章日常维护与优化迭代第二十二条技术部建立自研调研工具日常运维机制，指定专人负责工具的日常监控、故障排查及性能优化工作，确保工具稳定运行；每日对工具运行状态进行检查，每季度对工具性能进行全面评估。第二十三条使用者在工具使用过程中遇到技术故障（如无法登录、功能异常、数据无法提交等），需及时向本部门对接人反馈，对接人汇总后向运营管理部提交《自研调研工具故障报修单》，说明故障现象、发生时间、影响范围等信息；运营管理部审核后提交至技术部。第二十四条技术部收到故障报修后，需根据故障严重程度分级处置：一般故障（不影响核心功能使用）需在2个工作日内解决；严重故障（影响核心功能使用或导致工具无法运行）需立即响应，1个工作日内提出临时解决方案，3个工作日内彻底解决；特殊复杂故障无法按时解决的，需及时向运营管理部及公司管理层汇报，明确解决时限及应急措施。第二十五条各使用部门根据业务发展需求提出调研工具优化建议，通过本部门对接人向运营管理部提交《自研调研工具优化需求申请表》，说明需求背景、功能描述、预期效果等信息。第二十六条运营管理部汇总各部门优化需求，组织技术部、使用部门、法务合规部等相关部门进行需求评审，评估需求的合理性、可行性及优先级，形成需求评审报告。第二十七条技术部根据需求评审报告，制定调研工具迭代升级计划，明确迭代内容、开发周期、责任人等，报公司管理层审批后实施；迭代开发完成后，技术部组织内部测试及使用部门试用，测试通过后方可正式上线。第二十八条工具迭代上线后，技术部需及时更新工具操作手册，运营管理部组织相关使用部门开展新功能使用培训，确保使用者熟练掌握新功能操作。第六章监督检查与责任追究第二十九条运营管理部牵头，联合技术部、法务合规部建立自研调研工具使用监督检查机制，定期（每季度至少一次）开展全面检查，不定期开展专项检查，重点检查制度执行情况、工具使用规范性、数据安全管理情况、权限管控有效性等。第三十条监督检查可采取现场检查、系统日志核查、数据抽查、访谈询问等多种方式开展；对检查中发现的问题，运营管理部出具《调研工具使用检查整改通知书》，明确整改责任部门、整改措施及整改时限，跟踪督促整改落实。第三十一条公司建立自研调研工具使用责任追究机制，对在工具使用管理过程中表现突出、严格遵守制度并取得良好工作成效的部门及个人，给予表彰奖励（如绩效加分、评优优先、物质奖励等）；对违反本制度规定，未履行或未正确履行职责，导致工具使用不规范、数据安全风险发生或造成公司损失的部门及个人，根据违规行为的严重程度及造成的后果，给予相应处理。第三十二条有下列情形之一的，对相关部门负责人及直接责任人给予批评教育、书面警告：（一）未按规定提交工具使用申请、停用申请或优化需求申请，擅自使用或停用工具的；（二）工具使用账号密码保管不当，转借他人使用但未造成不良后果的；（三）调研数据采集不规范，出现少量数据缺失、错误，但未影响业务决策的；（四）未按规定存储调研数据，在个人存储介质中留存数据但未造成数据泄露的；（五）收到故障报修或整改通知后，响应不及时，拖延处理但未造成严重影响的；（六）未配合监督检查工作，拒绝提供相关资料或隐瞒轻微问题的。第三十三条有下列情形之一的，对相关部门负责人及直接责任人给予绩效扣减、经济处罚、岗位调整：（一）违反数据安全规定，泄露、篡改、滥用调研数据，造成不良影响或轻微经济损失的；（二）超权限访问、采集调研数据，或利用工具采集、存储与业务无关的数据，造成数据安全风险的；（三）恶意攻击、篡改调研工具系统或数据，导致工具功能异常或数据丢失的；（四）发现数据安全事件或工具重大故障后，隐瞒不报、谎报或迟报，导致损失扩大的；（五）未按要求落实整改措施，多次违反