各部门肖像工作制度规范

PAGE各部门肖像工作制度规范一、总则（一）目的为规范公司各部门在涉及肖像使用方面的行为，确保肖像使用合法、合规、合理，保护肖像权人的合法权益，维护公司良好形象，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工在开展工作过程中涉及的肖像使用活动，包括但不限于广告宣传、产品推广、内部培训资料、会议记录、网站及社交媒体展示等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准中关于肖像权保护的相关规定，确保所有肖像使用行为均具有合法依据。2.必要性原则：肖像使用应基于工作实际需要，避免不必要的肖像使用，确保使用目的与公司业务紧密相关。3.授权明确原则：对于涉及他人肖像的使用，必须事先获得肖像权人的明确授权，授权形式应符合法律要求。4.保护隐私原则：在肖像使用过程中，应尊重肖像权人的隐私，不得泄露或不当使用肖像权人的个人信息。二、肖像使用的申请与审批（一）申请流程1.使用部门填写申请表：各部门在需要使用肖像开展工作时，应填写《肖像使用申请表》，详细说明肖像使用的目的、范围、时间、使用方式等信息。2.提交相关材料：申请表应附带与肖像使用相关的详细材料，如广告策划方案、培训课件大纲、网站页面设计稿等，以便审批部门全面了解肖像使用的具体情况。3.部门负责人审核：使用部门负责人对申请表及相关材料进行审核，确认肖像使用符合本部门工作需要，并签署审核意见。（二）审批流程1.初审：申请表及相关材料提交至公司肖像使用管理部门（如法务部或综合管理部）进行初审。初审人员将根据本制度及相关法律法规，对申请的合法性、必要性等进行审查，并提出初审意见。2.终审：初审通过后，申请表及相关材料提交至公司分管领导进行终审。终审领导将综合考虑公司整体利益、肖像使用的影响等因素，做出最终审批决定。3.审批结果通知：审批部门应及时将审批结果通知使用部门。如审批通过，使用部门可按照批准的内容进行肖像使用；如审批不通过，应明确说明原因，使用部门需根据意见进行修改后重新申请。三、肖像权人的授权管理（一）授权形式1.书面授权：对于涉及他人肖像的使用，必须获得肖像权人的书面授权。书面授权应明确肖像使用的具体内容、范围、时间、使用方式等关键信息，并由肖像权人签字或盖章确认。2.电子授权：在符合法律法规要求的前提下，可接受肖像权人的电子授权。电子授权应具备可靠的身份认证机制，确保授权的真实性和有效性。（二）授权期限1.单次使用授权：根据肖像使用的实际需要，可申请单次使用授权。单次使用授权的期限应与肖像使用的具体活动时间一致，不得超出合理范围。2.长期使用授权：对于一些长期、持续性的肖像使用活动，如公司品牌宣传资料等，可申请长期使用授权。长期使用授权的期限一般不得超过[X]年，期满后需重新申请授权。(三)授权变更与终止1.授权变更：如肖像使用的范围、方式、时间等发生变更，使用部门应及时与肖像权人协商，办理授权变更手续。授权变更应采用书面形式，并由双方签字或盖章确认。2.授权终止：肖像使用活动结束或不再需要使用肖像时，使用部门应及时通知肖像权人，并办理授权终止手续。授权终止后，使用部门应立即停止使用肖像，并妥善处理已使用的肖像相关材料。四、肖像使用的具体规范（一）广告宣传1.确保真实性：在广告宣传中使用的肖像应真实反映肖像权人的形象和特征，不得进行歪曲、篡改或虚假宣传。2.突出产品或服务：肖像使用应紧密围绕产品或服务的宣传主题，不得过度突出肖像权人个人形象，避免给消费者造成误导。3.标注来源：对于广告宣传中使用的肖像，应在显著位置标注肖像权人的姓名或名称（如有），以表明肖像的来源。（二）产品推广1.符合产品定位：肖像使用应与产品的定位、目标客户群体相匹配，确保能够有效传达产品信息，吸引目标客户。2.不得暗示不当关联：在产品推广过程中，不得使用肖像暗示肖像权人与产品存在不当关联，如虚假代言、夸大功效等。3.保护产品形象：肖像使用不得损害产品的形象和声誉，不得因肖像权人的个人因素影响产品的市场认可度。（三）内部培训资料1.用于教学目的：内部培训资料中使用的肖像应仅用于教学目的，帮助员工更好地理解相关业务知识和技能。2.限制传播范围：严格限制内部培训资料的传播范围，仅限于公司内部员工使用，不得对外泄露或传播。3.尊重肖像权人隐私：在内部培训资料中使用肖像时，应注意保护肖像权人的隐私，避免泄露其个人敏感信息。（四）会议记录1.记录必要信息：会议记录中涉及的肖像使用应仅限于记录会议现场的必要信息，如参会人员的面部特征等，不得用于其他非会议记录目的。2.妥善保存记录：会议记录应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行。在保存期限内，如需查阅会议记录中的肖像使用情况，应按照公司相关规定办理审批手续。（五）网站及社交媒体展示1.遵循平台规则：在公司网站及社交媒体平台展示肖像时，应严格遵循各平台的使用规则和隐私政策，确保肖像使用合法合规。2.及时更新信息：如肖像权人的相关信息发生变更，应及时在网站及社交媒体平台上进行更新，确保展示信息真实准确。3.监控反馈：安排专人监控网站及社交媒体平台上的肖像使用情况，及时处理用户反馈的肖像使用相关问题，维护公司良好形象。五、肖像使用的监督与检查（一）定期检查1.公司内部审计：公司审计部门定期对各部门的肖像使用情况进行审计，检查是否存在违反本制度及相关法律法规的行为。2.制度执行情况检查：肖像使用管理部门定期对各部门的肖像使用申请、审批、授权等制度执行情况进行检查，确保制度落实到位。（二）不定期抽查1.随机抽查：公司领导或肖像使用管理部门可根据工作需要，对各部门的肖像使用情况进行随机抽查，及时发现和纠正存在的问题。2.重点项目检查：对于涉及重要产品推广、大型广告宣传等重点项目的肖像使用情况，进行专项检查，确保肖像使用符合要求。（三）投诉处理1.设立投诉渠道：公司设立专门的肖像使用投诉渠道，如电话、邮箱等，接受肖像权人及社会公众对公司肖像使用行为的投诉。2.及时处理投诉：对于收到的投诉，肖像使用管理部门应及时进行调查核实，并根据调查结果采取相应的处理措施。如投诉属实，应立即停止侵权行为，并依法承担相应的法律责任。六、法律责任与违规处理（一）法律责任1.肖像权侵权责任：如公司或员工在肖像使用过程中违反法律法规，侵犯他人肖像权，公司将依法承担相应的侵权责任，包括但不限于停止侵权、消除影响、赔礼道歉、赔偿损失等。2.其他法律责任：对于因肖像使用引发的其他法律纠纷，如合同纠纷、知识产权纠纷等，公司将根据实际情况，依法承担相应的法律责任。（二）违规处理1.警告：对于首次违反本制度的部门或员工，给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。2.罚款：对于多次违反本制度或违规情节严重的部门或员工，视情节轻重给予一定金额的罚款，并要求其采取措施消除违规行为造成的不良影响。3.解除劳动合同：对于严重违反本制度，给公司造成重大损失或恶劣影响的员工，公司将依法解除劳动合同，并追究其相关法律责任。七、附则（一）解释权本制度由公司肖像使用管理部门负责解释。在执行