ehr系统制度规范流程

PAGEehr系统制度规范流程一、总则（一）目的本制度旨在规范公司ehr系统的使用流程，确保系统数据的准确性、完整性和安全性，提高人力资源管理工作的效率和质量，为公司的决策提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与ehr系统使用相关的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保ehr系统的使用符合法律要求。2.准确性原则：录入系统的数据应真实、准确、完整，如实反映员工的各项信息和工作情况。3.安全性原则：采取有效的安全措施，保护系统数据不被泄露、篡改或丢失，确保系统的稳定运行。4.高效性原则：通过规范流程，优化操作，提高ehr系统的使用效率，减少不必要的工作环节和时间浪费。二、ehr系统使用人员职责（一）系统管理员职责1.负责ehr系统的日常维护和管理，包括系统安装、升级、备份等工作，确保系统的正常运行。2.设定和管理用户权限，根据员工的工作职责和岗位需求，合理分配系统操作权限，保证数据的安全性和保密性。3.监控系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况，记录并报告系统问题及解决情况。4.定期对系统数据进行清理和优化，保证系统数据的准确性和高效性。5.协助其他部门和人员解决在使用ehr系统过程中遇到的技术问题，提供技术支持和培训。（二）人力资源部门相关人员职责1.负责员工基本信息、考勤信息、薪资信息等各类人力资源数据的录入、审核和维护，确保数据的准确性和及时性。2.根据公司的人力资源政策和业务需求，及时更新和调整ehr系统中的相关设置和流程。3.利用ehr系统提供的数据分析功能，进行人力资源数据分析和统计，为公司的人力资源决策提供依据。4.组织和协调各部门使用ehr系统进行人力资源管理工作，推动系统的有效应用。（三）其他部门使用人员职责1.按照规定的流程和权限，正确使用ehr系统进行本部门的人力资源相关操作，如员工考勤记录、休假申请、培训报名等。2.及时更新和维护本部门员工的相关信息，确保数据的准确性和完整性。3.配合人力资源部门做好ehr系统的推广和应用工作，积极反馈使用过程中遇到的问题和建议。三、ehr系统数据管理（一）数据录入1.员工基本信息由人力资源部门负责统一录入，确保信息准确无误。录入内容包括员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、入职日期、岗位信息等。2.考勤数据由各部门考勤负责人按照公司规定的考勤周期和方式进行录入，确保考勤记录真实、准确。涉及加班、请假、调休等特殊情况的，应按照相应的流程进行审批后录入系统。3.薪资数据由财务部门根据员工的工资核算结果进行录入，确保薪资信息与实际发放情况一致。薪资调整、奖金发放等信息也应及时准确录入系统。4.培训数据由培训部门负责录入，包括培训课程名称、培训时间、培训地点、参加人员等信息。培训结束后，应及时记录培训考核结果。（二）数据审核1.人力资源部门对录入的员工基本信息、考勤信息等进行初审，确保数据的完整性和准确性。审核通过后提交相关负责人进行终审。2.薪资数据录入后，由财务部门负责人进行审核，确保薪资计算的准确性和合规性。审核通过后的数据方可进行发放流程。3.对于重要数据的变更或新增，如员工岗位变动、薪资调整等，应经过相关部门负责人和公司领导的审批后进行录入和审核。（三）数据备份1.系统管理员应定期对ehr系统的数据进行备份，备份周期根据数据的重要性和变化频率确定，至少每周进行一次全量备份，每天进行增量备份。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，如外部硬盘、磁带等，并异地存放一份，以防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性和完整性。（四）数据安全与保密1.严格限制对ehr系统数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。2.对系统登录设置强密码要求，定期更换密码，防止密码泄露。3.严禁将ehr系统数据泄露给无关人员，如因工作需要对外提供数据，应经过严格的审批流程，并确保数据的安全性。4.对于离职员工的账号，应及时停用，并删除或封存其相关数据，确保数据的保密性。四、ehr系统操作流程（一）员工入职流程1.人力资源部门收到新员工入职通知后，在ehr系统中创建新员工账号，并录入基本信息。2.通知新员工登录系统，修改初始密码，并完善个人信息。3.新员工所在部门负责人在系统中确认员工入职信息，并分配相应的工作权限。4.人力资源部门将新员工的考勤信息、薪资信息等相关数据录入系统，并提交审核。（二）员工考勤流程1.员工每天按时在ehr系统中记录自己的考勤情况，包括出勤、迟到、早退、旷工等。2.部门考勤负责人对本部门员工的考勤记录进行审核，如有异常情况及时与员工沟通核实。3.对于请假、调休等申请，员工应在系统中按照规定的流程提交申请，注明申请原因、起止时间等信息。4.请假申请需经部门负责人审批，审批通过后，考勤负责人在系统中进行相应的考勤调整。（三）员工薪资核算与发放流程1.财务部门根据员工的考勤情况、绩效表现等，在ehr系统中核算员工薪资。2.薪资核算完成后，财务部门负责人对薪资数据进行审核，确保薪资计算准确无误。3.审核通过的薪资数据提交给公司领导审批。4.公司领导审批通过后，财务部门按照规定的时间和方式发放员工工资，并在ehr系统中记录发放情况。（四）员工培训流程1.培训部门发布培训课程信息，员工根据自身需求在ehr系统中报名参加培训。2.培训部门对报名人员进行审核，确定参加培训人员名单。3.培训期间，培训负责人记录培训考勤情况，并在培训结束后及时录入培训考核结果。4.员工可在ehr系统中查询自己的培训记录和考核成绩。（五）员工离职流程1.员工提出离职申请后，所在部门负责人在ehr系统中进行审批，注明离职原因、预计离职时间等信息。2.人力资源部门对离职申请进行审核，确认离职手续是否齐全。3.离职员工在系统中办理离职交接手续，包括工作交接、资产归还等。交接完成后，相关负责人在系统中进行确认。4.人力资源部门在系统中更新员工状态为离职，并删除或封存其相关数据。五、系统维护与升级（一）日常维护1.系统管理员每天定时检查ehr系统的运行状态，确保系统正常运行，无异常报错信息。2.及时处理系统用户反馈的问题，对于一般性问题应在规定时间内给予解决，对于复杂问题应及时记录并向上级汇报。3.定期清理系统日志和临时文件，优化系统性能，确保系统运行速度和响应时间符合要求。（二）系统升级1.根据ehr系统供应商发布的升级通知和公司的实际需求，制定系统升级计划。2.在升级前，对系统数据进行备份，确保升级过程中数据的安全性。3.升级过程中，系统管理员密切监控升级进度，及时处理升级过程中出现的问题。4.升级完成后，对系统进行全面测试，确保系统功能正常，数据准确无误。测试通过后，方可正式投入使用。六、培训与支持（一）培训计划1.人力资源部门定期组织ehr系统培训，培训内容包括系统操作流程、功能介绍、数据管理等方面。2.根据员工的岗位需求和使用情况，制定个性化的培训计划，确保不同岗位的员工能够熟练掌握相关操作。3.培训方式可采用集中授课、在线培训、现场演示等多种形式，以提高培训效果。（二）培训实施1.培训前，提前通知参加培训的人员，准备好培训所需的资料和设备。2.培训过程中，培训讲师详细讲解系统操作方法和注意事项，解答学员的疑问，并进行现场演示。3.培训结束后，对学员进行考核，确保学员掌握了培训内容。对于考核不合格的学员，安排补考或再次培训。（三）技术支持1.设立专门的技术支持热线或邮箱，及时响应员工在使用ehr系统过程中遇到的技术问题。2.系统管理员对员工反馈的技术问题进行详细记录，分析问题原因，及时给予解决方案。3.对于复杂的技术问题，及时与ehr系统供应商沟通，寻求技术支持，确保问题得到妥善解决。七、监督与考核（一）监督机制1.公司成立ehr系统使用监督小组，由人力资源部门、财务部门、信息部门等相关人员组成，负责对ehr系统的使用情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组检查系统数据的准确性、完整性和安全性，以及员工的操作规范性，发现问题及时督促整改。3.定期收集员工对ehr系统使用的意见和建议，及时反馈给相关部门进行改进。（二）考核办法1.将ehr系统的使用情况纳入员工绩效考核体系，对正确使用系统、数据录入准确及时、积极反馈问题等方面表现优秀的员工给予奖励。2.对