党政机关视频会议管理制度及规范

PAGE党政机关视频会议管理制度及规范一、总则（一）目的为规范党政机关视频会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，节约会议成本，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于党政机关内部召开的各类视频会议，包括但不限于工作部署会、业务研讨会、经验交流会等。（三）基本原则1.高效原则：充分利用视频会议技术，提高会议组织效率，减少会议时间和成本。2.规范原则：严格遵循相关法律法规和行业标准，确保视频会议的组织和管理规范化、标准化。3.安全原则：保障视频会议的信息安全，防止会议内容泄露和网络安全事故。二、会议准备（一）会议需求评估1.发起部门应提前评估会议的必要性、重要性和紧迫性，明确会议的主题、目的、议程和参会人员范围。2.根据会议需求，合理确定视频会议的形式，如实时视频会议、录播视频会议等。（二）会议组织安排1.成立会议筹备小组，负责会议的组织协调工作。筹备小组应明确分工，确保各项筹备工作有序进行。2.确定会议时间和地点，提前通知参会人员。会议时间应避免与其他重要活动冲突，确保参会人员能够按时参加会议。3.准备会议资料，包括会议议程、汇报材料、相关文件等。会议资料应提前发送给参会人员，以便其提前做好准备。（三）技术支持准备1.联系视频会议技术服务提供商，确保会议所需的设备和网络正常运行。2.提前对视频会议系统进行调试，检查摄像头、麦克风、音响等设备的性能，确保图像清晰、声音流畅。3.测试网络连接，确保会议期间网络稳定，避免出现卡顿、掉线等情况。三、会议通知（一）通知内容1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员范围、会议要求等内容。2.对于重要会议，应明确会议的背景和目的，以便参会人员更好地理解会议内容。（二）通知方式1.根据参会人员的范围和特点，选择合适的通知方式，如邮件、短信、即时通讯工具等。2.对于紧急会议，应采用多种通知方式相结合的方式，确保参会人员能够及时收到通知。（三）通知确认1.要求参会人员在收到通知后及时回复确认，说明是否能够参加会议。2.对于未及时回复确认的参会人员，应进行再次提醒，确保会议的参会率。四、会议主持（一）主持人职责1.负责会议的开场和结束，介绍会议的主题、目的和议程。2.引导参会人员发言，控制会议节奏，确保会议按照预定议程进行。3.协调会议中的各种问题，维护会议秩序，确保会议顺利进行。（二）主持人要求1.具备较强的组织协调能力和沟通能力，能够有效地引导会议进程。2.熟悉会议内容和相关政策法规，能够准确把握会议的重点和方向。3.保持中立态度，不偏袒任何一方，确保会议的公正性和客观性。五）会议记录（一）记录人员职责1.负责会议的记录工作，准确记录会议内容、发言要点、讨论结果等。2.对会议记录进行整理和编辑，形成会议纪要。3.及时将会议纪要发送给参会人员和相关部门，以便其了解会议情况。（二）记录要求1.会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息。2.采用规范的记录格式，如文字记录、电子表格记录等。3.对会议中的讨论和决策过程进行详细记录，注明参会人员的意见和建议。六、会议发言（一）发言要求1.在会议发言前应准备充分，明确发言的主题和要点。2.发言内容应简洁明了、重点突出，避免冗长和繁琐。3.尊重他人的发言权利，不得打断他人发言，如有不同意见应在他人发言结束后再进行表达。（二）发言时间控制1.主持人应根据会议议程和时间安排，合理控制参会人员的发言时间。2.对于重要发言，可以适当延长时间，但应确保不影响会议的整体进程。七、会议互动（一）互动方式1.鼓励参会人员积极参与会议互动，采用提问、讨论、投票等方式，提高会议的参与度和效果。2.利用视频会议系统的互动功能，如举手发言、在线投票等，方便参会人员进行互动。（二）互动管理1.主持人应及时回应参会人员的提问和意见，确保互动环节的顺利进行。2.对互动过程中出现的争议和分歧，应进行协调和引导，避免出现混乱和冲突。八、会议纪律（一）参会纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，应提前向会议组织者说明。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机等通讯工具，不得在会议期间随意走动、交谈。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与会议讨论，不得在会议期间从事与会议无关的事情。（二）技术纪律1.视频会议技术服务提供商应严格遵守相关法律法规和行业标准，保障会议的信息安全。2.参会人员应正确使用视频会议设备和网络，不得进行非法操作或传播有害信息。九、会议安全（一）信息安全1.对会议资料和信息进行严格保密，不得随意泄露给无关人员。2.采用加密技术对会议视频和音频进行传输和存储，防止信息被窃取或篡改。（二）网络安全1.加强对视频会议网络的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和病毒感染。2.定期对网络设备进行检查和维护，确保网络稳定运行。十、会议结束（一）总结发言1.主持人应对会议进行总结，回顾会议的主要内容和讨论结果，强调会议的重点和要求。2.对参会人员的积极参与和支持表示感谢。（二）会议资料整理1.会议结束后，会议组织者应及时整理会议资料，包括会议记录、会议纪要、汇报材料等。2.将会议资料进行归档存储，以便日后查阅和参考。十一、会议评估（一）评估内容1.对会议的组织安排、会议效果、参会人员满意度等进行评估。2.分析会议中存在的问题和不足之处，提出改进建议。（二）评估方式1.采