救助站物资管理规范制度

PAGE救助站物资管理规范制度一、总则（一）目的为加强救助站物资管理，规范物资采购、储存、发放、使用及监督等流程，确保救助站物资合理使用，保障受助人员基本生活需求，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本救助站所有物资的管理活动，包括但不限于食品、衣物、生活用品、医疗用品等各类物资。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保物资管理活动合法合规。2.保障需求原则：以满足受助人员基本生活和救助工作实际需要为出发点，合理配置物资。3.规范管理原则：建立健全物资管理流程，明确各环节职责，实行规范化操作。4.公开透明原则：物资采购、使用等情况应保持公开透明，接受内部监督和社会监督。二、物资采购管理（一）采购计划制定1.救助站应根据受助人员数量、季节变化、救助工作实际需求等因素，定期制定物资采购计划。采购计划应明确物资种类、规格、数量、预算等内容。2.采购计划需经相关部门审核，确保计划的合理性和可行性。审核通过后的采购计划报救助站负责人审批。（二）供应商选择与管理1.建立合格供应商名录，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从名录中选择优质供应商。2.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，定期对供应商进行考核，淘汰不合格供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方权利义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。（三）采购实施1.采购人员应严格按照采购合同组织采购活动，确保采购物资符合质量要求和采购标准。2.在采购过程中，应注重性价比，控制采购成本，但不得牺牲物资质量。3.采购物资到货前，采购人员应及时通知相关部门做好验收准备工作。三、物资储存管理（一）仓库规划与布局1.根据物资类别、性质、用途等，合理规划仓库存储空间。设置不同的存储区域，如食品区、衣物区、生活用品区、医疗用品区等，并做好标识。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资存储安全。（二）物资入库1.物资到货后，仓库管理人员应依据采购合同、送货单等对物资进行验收。验收内容包括物资数量是否相符、质量是否合格、规格是否正确等。2.验收合格的物资应及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、入库日期等信息。入库单应一式多联，分别由仓库、采购部门、财务部门等留存。3.对验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退换货等相关事宜。（三）物资存储1.物资应按照类别、批次、有效期等进行分类存放，遵循先进先出原则，确保物资在有效期内使用。2.建立物资库存台账，详细记录物资的出入库情况，包括日期（年/月/日）、凭证号、摘要、收入、发出、结存等信息，做到账实相符。3.定期对库存物资进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点结果应形成盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。（四）物资保管1.仓库管理人员应定期对物资进行检查，查看物资是否有损坏、变质等情况。如发现问题，应及时采取措施处理，并记录相关情况。2.对于易损、易腐、易燃易爆等特殊物资，应采取特殊的保管措施，确保物资安全。3.仓库应保持整洁卫生，通道畅通，严禁在仓库内堆放杂物。四、物资发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：根据受助人员实际需求，合理发放物资，确保物资用于满足受助人员基本生活需要。2.公平公正原则：对待所有受助人员一视同仁，按照规定的标准和程序进行物资发放，确保公平公正。（二）发放流程1.受助人员提出物资需求申请，填写物资申请表，注明所需物资种类、数量等信息。2.所在救助区域的工作人员对申请进行审核，核实受助人员实际需求情况。3.审核通过后，工作人员根据物资库存情况，开具物资发放单，注明物资名称、规格、数量、发放日期、受助人员姓名等信息。4.仓库管理人员依据物资发放单发放物资，并在发放单上签字确认。发放单一式多联，分别由仓库、发放部门、受助人员等留存。（三）特殊情况处理1.对于因特殊原因（如重大疾病、残疾等）需要额外物资帮助的受助人员，经相关部门审核批准后，可适当增加物资发放量。2.如遇物资短缺情况，应及时向上级部门汇报，并采取合理措施调配物资资源，优先保障受助人员基本生活需求。五、物资使用管理（一）使用范围救助站物资应严格按照规定用途使用，主要用于受助人员的食品、衣物、住宿、医疗、生活照料等方面。（二）使用监督1.各部门在物资使用过程中，应建立使用记录，详细记录物资使用情况，包括使用时间、使用人员、物资名称、数量等信息。2.救助站应定期对物资使用情况进行检查和监督，确保物资使用合理、合规，杜绝浪费和滥用现象。3.鼓励受助人员参与物资使用监督，如发现问题可及时向救助站工作人员反映。六、物资盘点与清查（一）盘点清查计划1.制定年度物资盘点清查计划，明确盘点清查的范围、时间、人员、方法等内容。2.盘点清查计划应报救助站负责人审批后实施。（二）盘点清查实施1.按照盘点清查计划组织人员进行盘点清查工作。盘点清查人员应认真负责，确保盘点清查结果准确无误。2.盘点清查过程中，应采用实地盘点、账实核对等方法，对物资的数量、质量、存放地点等进行全面清查。3.对盘点清查中发现的问题，应及时记录并进行分析，查找原因，提出处理意见。（三）盘点清查报告1.盘点清查工作结束后，应及时撰写盘点清查报告。报告内容包括盘点清查基本情况、发现的问题、处理意见及建议等。2.盘点清查报告经审核后报救助站负责人，并抄送相关部门。七、物资报废与处置（一）报废条件与鉴定1.物资符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限且无法正常使用的；因损坏、变质等原因无法修复或无修复价值的；因政策调整、救助工作需求变化等原因不再使用且无其他用途的。2.成立物资报废鉴定小组，由相关部门人员组成。对拟报废物资进行技术鉴定，确认是否符合报废条件。（二）报废申请与审批1.使用部门或仓库管理人员填写物资报废申请表，注明物资名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并附上相关证明材料。2.物资报废申请表经部门负责人审核后，报物资管理部门复核，再报救助站负责人审批。（三）报废处置1.经审批同意报废的物资，应按照相关规定进行处置。处置方式包括变卖、捐赠、回收等，具体处置方式应根据物资性质和实际情况确定。2.变卖报废物资应遵循公开、公平、公正原则，通过拍卖、招标等方式进行，确保处置价格合理。变卖收入应及时上缴财务部门。3.对于可捐赠的报废物资，应按照相关程序进行捐赠，确保捐赠物资用于公益事业。4.报废物资处置过程中，应做好记录，包括处置时间、处置方式、处置价格、收入情况等信息，并形成处置报告。处置报告应报救助站负责人备案。八、物资信息化管理（一）建立物资管理信息系统1.利用现代信息技术，建立物资管理信息系统，实现物资采购、储存、发放、使用、盘点清查、报废处置等全过程信息化管理。2.物资管理信息系统应具备物资信息录入、查询、统计分析、报表生成等功能，提高物资管理工作效率和准确性。（二）数据录入与维护1.指定专人负责物资管理信息系统的数据录入工作，确保数据准确、及时、完整。2.定期对物资管理信息系统的数据进行维护和更新，保证系统数据的真实性和有效性。（三）信息安全管理1.加强物资管理信息系统的信息安全管理，采取数据加密、用户权限管理、防火墙设置等措施，防止信息泄露和数据丢失。2.定期对物资管理信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。九、监督与考核（一）内部监督1.救助站成立物资管理监督小组，定期对物资管理工作进行监督检查。监督小组成员应包括财务、审计、纪检等部门人员。2.监督小组应重点检查物资采购、储存、发放、使用、盘点清查、报废处置等环节是否符合规定，有无违规操作、浪费、挪用等问题。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.主动接受社会监督，通过设立举报电话、邮箱等方式，接受社会各界对救助站物资管理工作的监督和举报。2.定期向社会公开物资管理情况，包括采购计划、采购结果、物资发放情况、盘点清查结果、报废处置情况等信息，提高物资管理工作透明度。（三）考核评价1.建立物资管理工作考核评价制度，对各部门物资管理工作进行量化考核。考核内