公共物品行为规范管理制度

PAGE公共物品行为规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司公共物品的管理，规范员工对公共物品的使用行为，确保公共物品的合理配置、安全使用和有效维护，提高公司资源利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生以及借调人员等。（三）基本原则1.责任明确原则：明确公共物品的使用责任，确保每件公共物品都有专人负责管理和维护。2.规范使用原则：员工应按照规定的程序和方法使用公共物品，不得擅自改变其用途或损坏公共物品。3.节约资源原则：鼓励员工节约使用公共物品，避免浪费，提高资源利用效率。4.安全第一原则：确保公共物品的使用安全，防止因使用不当引发安全事故。二、公共物品的分类与管理职责（一）公共物品的分类1.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、碎纸机等。2.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。3.通讯设备：固定电话、移动电话、对讲机等。4.交通工具：公司车辆、电瓶车等。5.公共设施：照明设备、空调设备、消防设备、电梯、门窗等。6.其他公共物品：饮水机、微波炉、冰箱、文具、纸张、墨盒、硒鼓等。（二）管理职责1.行政部门负责制定公共物品的采购计划，根据公司需求和预算，选择合适的供应商进行采购。建立公共物品台账，详细记录公共物品的名称、型号、数量、购置时间、使用部门、维护情况等信息。定期对公共物品进行盘点，确保账实相符。负责公共物品的日常维护和维修工作，及时处理公共物品出现的故障和问题。制定公共物品的报废标准和报废流程，对达到报废条件的公共物品进行报废处理。2.使用部门负责本部门公共物品的领用、保管和使用，指定专人负责公共物品的管理。教育本部门员工正确使用公共物品，遵守公共物品使用规范。定期对本部门公共物品进行检查，发现问题及时向行政部门报告。配合行政部门做好公共物品的盘点工作。3.员工个人严格按照公共物品使用规范使用公共物品，爱护公共物品，不得擅自损坏或转借他人。发现公共物品出现故障或损坏时，应及时向本部门负责人或行政部门报告。离职时，应将所领用的公共物品完好归还公司。三、公共物品的采购与配置（一）采购计划1.各部门根据工作需要，提前向行政部门提交公共物品采购申请，详细说明采购物品的名称、型号、数量、用途等信息。2.行政部门汇总各部门采购申请后，结合公司实际情况和预算安排，制定公共物品采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划经公司领导审批后实施。（二）采购流程1.行政部门根据采购计划，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购物品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。验收合格后，办理入库手续，并将采购发票等相关资料交财务部门进行报销。（三）配置标准1.办公设备的配置应根据工作岗位的实际需求进行，确保员工能够正常开展工作。2.办公家具的配置应符合人体工程学原理，保证员工的工作舒适度。3.通讯设备的配置应根据工作需要进行合理安排，确保通讯畅通。4.交通工具的配置应根据公司业务需求进行，严格控制车辆数量，提高车辆使用效率。5.公共设施的配置应符合国家相关标准和规定，确保安全可靠。6.其他公共物品的配置应根据实际情况进行合理安排，满足员工的基本工作需求。四、公共物品的领用与发放（一）领用流程1.员工因工作需要领用公共物品时，应填写《公共物品领用申请表》，详细说明领用物品的名称、型号、数量、用途等信息。2.《公共物品领用申请表》经本部门负责人审批后，交行政部门办理领用手续。3.行政部门根据审批后的《公共物品领用申请表》，发放公共物品，并在公共物品台账上记录领用情况。（二）发放标准1.办公设备、办公家具等公共物品应按照配置标准进行发放。2.通讯设备、交通工具等公共物品应根据工作需要进行发放。3.文具、纸张等公共物品应根据员工的工作需求进行限量发放。（三）特殊情况处理1.因工作需要临时借用公共物品的，应填写《公共物品借用申请表》，经本部门负责人审批后，交行政部门办理借用手续。借用期限一般不得超过[X]天，借用期满后应及时归还。2.因工作调动、离职等原因需要归还公共物品的，员工应在办理相关手续前，将所领用的公共物品完好归还公司。行政部门在验收无误后，办理相关手续。五、公共物品的使用与维护（一）使用规范1.员工应按照公共物品的使用说明书或操作规程正确使用公共物品，不得擅自更改其功能或设置。2.办公设备应定期进行清洁和保养，保持设备的良好运行状态。3.办公家具应保持整洁，不得随意损坏或拆卸。4.通讯设备应妥善保管，不得丢失或损坏。5.交通工具应严格按照交通法规和公司规定使用，定期进行维护和保养。6.公共设施应爱护使用，不得随意破坏或占用。7.其他公共物品应按照规定的用途使用，不得挪作他用。（二）维护责任1.行政部门负责公共物品的日常维护和维修工作，定期对公共物品进行检查和保养，及时发现并处理公共物品出现的故障和问题。2.使用部门负责本部门公共物品的日常维护和管理，发现问题及时向行政部门报告。3.员工个人在使用公共物品过程中，如发现公共物品出现故障或损坏，应及时向本部门负责人或行政部门报告。（三）维修流程1.公共物品出现故障或损坏时，使用部门应填写《公共物品维修申请表》，详细说明故障或损坏情况、维修要求等信息。2.《公共物品维修申请表》经本部门负责人审批后，交行政部门办理维修手续。3.行政部门根据维修申请表的内容，联系专业维修人员进行维修。维修人员维修完毕后，行政部门应组织相关人员进行验收，验收合格后，在公共物品台账上记录维修情况。六、公共物品的盘点与清查（一）盘点计划1.行政部门应定期对公共物品进行盘点，盘点周期一般为[X]个月。2.根据盘点周期，制定公共物品盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员安排等内容。（二）盘点方法1.采用实地盘点的方法，对公共物品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。2.盘点过程中，应做好记录，包括公共物品的名称、型号、数量、实际存放地点、盘点人员等信息。（三）清查结果处理1.盘点结束后，行政部门应编制公共物品盘点报告，详细说明盘点情况、盘盈盘亏原因及处理建议等内容。2.对于盘盈的公共物品，应查明原因，及时调整公共物品台账。3.对于盘亏的公共物品，应查明原因，属于正常损耗的，经公司领导审批后，在公共物品台账上进行核销；属于人为损坏或丢失的，应追究相关人员的责任，并要求其照价赔偿。七、公共物品的报废与处置（一）报废标准1.公共物品已达到规定的使用年限，且无法正常使用或维修成本过高的。2.公共物品因技术进步、产品更新等原因，已被淘汰或不再适用的。3.公共物品因自然灾害、意外事故等原因，已损坏且无法修复的。（二）报废流程1.使用部门或行政部门发现公共物品符合报废标准时，应填写《公共物品报废申请表》，详细说明报废物品的名称、型号、数量、购置时间、报废原因等信息。2.《公共物品报废申请表》经本部门负责人审核后，交行政部门进行技术鉴定。3.行政部门组织相关技术人员对报废物品进行技术鉴定，确认符合报废标准后，报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，行政部门负责办理公共物品的报废手续，并在公共物品台账上进行核销。5.报废的公共物品应按照国家相关规定进行处置，可采用变卖、捐赠、报废回收等方式。处置过程中，应做好记录，确保处置过程的公开、透明。八、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对公共物品的管理情况进行日常监督检查，及时发现和纠正员工在公共物品使用过程中存在的问题。2.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对公共物品管理方面的投诉和举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。（二）考核办法1.将公共物品