乡镇档案规范化管理制度

PAGE乡镇档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理工作，实现档案管理的规范化、科学化、制度化，有效保护和利用档案资源，为乡镇各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、所属事业单位及各村（居）委会的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则档案内容必须真实反映乡镇各项工作的实际情况，严禁虚假和伪造档案。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案服务效率。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以乡镇党委书记为组长，乡镇长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调乡镇档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门乡镇设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门负责乡镇档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等具体工作。（三）各部门及村（居）委会职责1.各部门负责本部门业务档案的收集、整理和移交工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的业务指导。2.各村（居）委会负责本村（居）档案的收集、整理和保管工作，明确档案管理人员，按照乡镇档案管理部门的要求做好档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇机关形成的各类文件、材料、报表、会议记录、工作计划与总结等。2.所属事业单位形成的业务档案、财务档案、人事档案等。3.各村（居）委会形成的党务、村务、财务等方面的档案。4.乡镇在各项工作中形成的照片、录音、录像、电子文件等特殊载体档案。（二）收集要求1.各部门及村（居）委会应及时将本部门、本村（居）形成的档案材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的档案材料应完整、准确、真实，字迹清晰，签字盖章齐全。3.特殊载体档案应同时收集相关的文字说明材料，确保档案内容的完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.业务档案根据行业特点和档案内容进行分类整理，建立档案分类大纲和编号系统。3.会计档案按照会计档案管理办法的规定进行整理立卷。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。5.特殊载体档案按照载体形式和内容进行分类整理，编制目录索引。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。（二）档案装具1.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求。2.档案装具应按照档案分类编号顺序排列，便于查找和管理。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行备份，确保数据安全。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应经档案鉴定小组审核，报乡镇分管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁清册上签字。4.档案销毁过程应进行记录，并存档备查。六、档案的统计与检索（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、鉴定、销毁等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。3.档案的利用情况，如查阅人次、借阅数量等。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表。2.统计数据应准确、及时、完整，报表应按时报送档案管理部门负责人审核。（三）检索工具1.建立档案检索系统，包括纸质检索工具和电子检索工具。2.纸质检索工具主要有归档文件目录、全宗卷、档案分类目录等。3.电子检索工具应具备快速检索、模糊检索等功能，方便档案的查阅和利用。七、档案的利用（一）利用范围1.乡镇机关工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅档案。3.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅相关档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.查阅档案一般应在档案管理部门指定的地点进行，如需借出档案，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。3.借阅档案应按时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为利用者提供优质服务，及时准确地提供档案信息。2.对利用频率较高的档案，应进行数字化处理，方便利用者远程查阅。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对各部