规范企业外包外租方案制度

PAGE规范企业外包外租方案制度一、总则（一）目的为了规范公司外包外租业务的管理，有效控制风险，确保外包外租活动符合公司战略目标和法律法规要求，保障公司资产安全，提高运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包外租业务活动，包括但不限于生产外包、服务外包、设备租赁、场地租赁等。（三）基本原则1.合法合规原则：外包外租业务必须遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保各项活动合法合规。2.风险可控原则：对外包外租业务过程中的风险进行全面评估和有效控制，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.效益优先原则：在确保业务质量和风险可控的前提下，追求经济效益最大化，通过合理的外包外租安排，提高公司资源利用效率和竞争力。4.公平公正原则：在选择外包商和外租合作伙伴时，遵循公平公正的原则，确保各方权益得到保障，维护良好的合作关系。二、外包外租业务管理职责（一）公司管理层职责1.审批外包外租业务的总体战略和重大决策，确保业务方向符合公司发展战略。2.监督外包外租业务的执行情况，协调解决业务过程中的重大问题。（二）相关部门职责1.业务需求部门提出外包外租业务需求，明确业务范围、质量标准、服务要求等。参与外包商和外租合作伙伴的选择、评估和管理工作。负责与外包商和外租合作伙伴的日常沟通协调，监督业务执行情况，及时反馈问题并提出改进建议。2.采购部门负责外包商和外租合作伙伴的招标、询价、谈判等采购工作，按照公司采购流程选择合适的合作方。签订外包合同和租赁合同，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。建立外包商和外租合作伙伴档案，记录合作方基本信息、业务表现等情况。3.财务部门参与外包外租业务预算编制和成本控制工作，提供财务分析和建议。审核外包合同和租赁合同中的财务条款，确保财务安排合理合规。负责对外包外租业务的费用支付进行审核和结算，监控资金流向。4.法务部门审查外包合同和租赁合同的合法性和合规性，提供法律意见和风险提示。处理外包外租业务过程中的法律纠纷和争议，维护公司合法权益。5.风险管理部门对外包外租业务进行风险评估，识别潜在风险点，制定风险应对策略。监督风险应对措施的执行情况，定期评估风险状况，及时调整风险管理策略。（三）具体工作人员职责1.负责外包外租业务的具体操作和执行，严格按照公司制度和流程开展工作。2.及时收集和反馈业务过程中的信息，协助相关部门做好沟通协调和问题解决工作。三、外包外租业务流程（一）业务需求提出1.业务需求部门根据公司业务发展需要、资源状况等因素，提出外包外租业务需求申请，详细说明业务背景、目标、范围、质量要求、时间要求等内容。2.申请应提交至公司管理层进行初步审核，审核通过后进入下一流程。（二）供应商选择与评估1.采购部门根据业务需求制定采购计划，明确采购方式（招标、询价、单一来源采购等）对于招标采购，发布招标公告，邀请潜在外包商和外租合作伙伴参与投标。对于询价采购，向多家供应商发出询价函，收集报价信息。对于单一来源采购，按照规定程序进行审批，并说明选择单一来源供应商的理由。2.组建评估小组评估小组由业务需求部门、采购部门、财务部门、法务部门、风险管理部门等相关人员组成。明确各成员职责，确保评估工作客观公正。3.供应商评估对参与投标或报价的供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等基本信息。按照评估标准对供应商的业务能力、技术水平、服务质量、价格、财务状况、风险管理能力等方面进行综合评估。评估小组可以通过实地考察、问卷调查、客户评价、案例分析等方式获取评估信息。4.选择供应商根据评估结果，选择得分最高或综合条件最优的供应商作为合作方。采购部门与选定的供应商进行谈判，协商合同条款，确保合同内容符合公司要求和法律法规规定。（三）合同签订1.采购部门根据谈判结果起草外包合同或租赁合同合同应明确双方的权利义务、业务范围、质量标准、服务要求、价格条款、付款方式、违约责任、争议解决方式等主要内容。2.合同提交法务部门审核法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，重点关注合同条款是否存在法律风险、是否符合公司利益。法务部门提出审核意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。3.合同提交公司管理层审批经法务部门审核通过的合同提交公司管理层审批。公司管理层根据业务情况和公司利益对合同进行审批，审批通过后合同正式生效。4.签订合同采购部门与供应商签订合同，并确保合同双方签字盖章手续齐全。合同签订后，采购部门将合同副本分发给相关部门存档。（四）业务执行与监督1.业务需求部门与外包商和外租合作伙伴沟通协调，确保业务按照合同要求顺利开展向合作方提供必要的业务指导和支持，协助解决业务过程中出现问题。定期对业务执行情况进行检查和评估，及时发现并纠正不符合合同要求的行为。2.采购部门负责对外包商和外租合作伙伴的日常管理监督合作方是否按照合同约定履行义务，及时处理合作方的违约行为。定期与合作方进行沟通，了解业务进展情况，协调解决合作过程中的问题。3.财务部门按照合同约定进行费用支付审核和结算工作审核业务需求部门提交的费用支付申请，确保支付金额符合合同规定和业务实际情况。定期与合作方进行财务对账，及时结算费用，确保资金流动顺畅。4.风险管理部门定期对外包外租业务风险状况进行评估检查风险应对措施的执行效果，根据业务变化及时调整风险管理策略。对发现的重大风险事项及时向公司管理层报告，并提出风险处置建议。（五）合同变更与终止1.合同变更在合同履行过程中，如因业务需要或其他原因需要变更合同条款，业务需求部门应提出合同变更申请。采购部门与供应商协商变更事宜，起草合同变更协议，按照合同签订流程进行审核、审批和签订。2.合同终止合同期满或双方协商一致同意终止合同，业务需求部门应通知采购部门办理合同终止手续。采购部门与供应商进行合同结算，清理双方债权债务关系，确保合同终止后无遗留问题。合同终止后，采购部门负责将合同终止情况通知相关部门，并对合同档案进行整理归档。四、外包外租业务风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、市场需求变化、竞争对手压力等，可能影响外包外租业务的成本和收益。2.信用风险：外包商和外租合作伙伴可能存在信用问题，如违约、拖欠款项、提供虚假信息等，给公司带来损失。3.质量风险：外包业务的质量可能不符合公司要求，影响公司产品或服务质量，进而影响公司声誉和市场竞争力。4.法律风险：外包外租业务可能涉及法律法规问题，如合同纠纷、知识产权纠纷、劳动纠纷等，给公司带来法律责任和经济损失。5.操作风险：业务操作过程中可能存在流程不规范、人员失误、信息泄露等问题，导致业务效率低下或出现安全事故。（二）风险评估1.风险管理部门采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估。2.评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.根据风险评估结果，绘制风险矩阵图，直观展示风险状况，为制定风险应对策略提供依据。（三）风险应对策略1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，如严重的法律纠纷风险，采取终止相关业务或更换合作方等方式规避风险。2.风险降低：通过加强合同管理、完善监督机制、提高人员素质等措施，降低风险发生的可能性或减轻风险影响程度，如对信用风险较高的合作方加强信用监控。3.风险转移：通过购买保险、要求合作方提供担保等方式，将部分风险转移给第三方，如为外包业务购买质量保险。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，公司可以选择接受风险，如一些小额的操作风险，但仍需关注风险变化情况。（四）风险监控与预警1.风险管理部门建立风险监控指标体系，定期对外包外租业务风险状况进行监测。2.设定风险预警阈值，当风险指标达到或接近预警阈值时，及时发出预警信号。3.相关部门根据预警信号采取相应的风险应对措施，及时化解风险，确保业务安全稳定运行。五、外包外租业务信息管理（一）信息收集与整理1.业务需求部门、采购部门、财务部门、风险管理部门等相关部门在业务开展过程中，及时收集与外包外租业务有关的各类信息，包括供应商信息、合同信息、业务执行情况、费用支付情况、风险状况等。2.各部门指定专人负责信息的收集和整理工作，确保信息的准确性和完整性。3.定期对收集到的信息进行分类汇总，建立外包外租业务信息数据库，方便信息查询和共享。（二）信息分析与利用1.数据分析部门定期对外包外租业务信息进行分析，挖掘信息背后的规律和问题。2.通过数据分析，评估业务绩效，发现潜在风险，为公司决策提供支持。3.利用分析结果优化业务流程、调整合作策略、改进风险管理措施，提高公司外包外租业务管理水平。