供应商管理系统规范制度

PAGE供应商管理系统规范制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、合作及退出等流程，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司与所有供应商之间的业务往来及相关管理活动。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商的选择、评估、合作等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，依据客观标准进行评价和决策。2.质量优先原则：将供应商提供产品和服务的质量作为首要考量因素，优先选择能够稳定提供高质量产品和服务的供应商。3.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，通过共同努力实现互利共赢，促进双方的持续发展。4.合规合法原则：所有供应商管理活动必须符合国家法律法规及行业标准的要求，确保公司运营的合法性和规范性。二、供应商选择（一）需求分析1.采购部门应根据公司生产经营计划、产品研发需求等，及时准确地分析各类物资和服务的采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交付时间等关键要素。2.对于新的采购项目或对现有采购需求有重大变更的情况，采购部门应组织相关部门进行充分的沟通和讨论，确保需求的合理性和完整性。（二）供应商搜索与筛选1.通过多种渠道搜索潜在供应商，包括但不限于供应商目录、行业展会、网络平台、同行推荐、供应商主动申请等。2.对搜索到的供应商进行初步筛选，主要考虑供应商的经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、信誉口碑、售后服务等因素，建立潜在供应商名单。（三）供应商资质审核1.要求潜在供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、生产许可证、产品质量认证证书、行业资质证书等相关资质证明文件，并进行审核。2.核实供应商的经营状况，包括是否存在违法违规记录、经营业绩、财务状况等，可通过查询工商登记信息、信用评级机构报告、税务部门纳税记录等方式进行。3.对于涉及特殊行业或产品的供应商，还需审核其是否具备相应的专业资质和许可，如安全生产许可证、环保达标证明等。（四）实地考察1.根据供应商的重要性和风险程度，对部分潜在供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系、人员状况、物流配送能力等。2.考察人员应填写实地考察报告，详细记录考察情况，对供应商的优势和不足进行客观评价，并提出是否适合合作的建议。（五）供应商选择决策1.采购部门组织相关部门（如质量部门、技术部门、生产部门等）对潜在供应商进行综合评估，根据评估结果确定最终的合作供应商。2.评估指标可包括质量、价格、交货期、售后服务、技术支持、环保等方面，各部门应根据自身职责和需求对相应指标进行评分，并赋予不同的权重。3.综合得分较高的供应商将被确定为合作对象，采购部门应与其签订采购合同或合作协议，明确双方的权利和义务。三、供应商评估（一）评估周期1.对供应商进行定期评估，原则上每年进行一次全面评估。2.对于出现重大质量问题、交货延迟、违反合同约定等情况的供应商，应及时进行专项评估。（二）评估内容1.质量评估质量部门定期对供应商提供的产品进行抽检，检查产品是否符合公司的质量标准和技术要求。统计产品的不合格率、退货率等质量指标，评估供应商的质量稳定性。要求供应商提供产品质量检验报告、质量控制体系文件等资料，审核其质量管理能力。2.价格评估采购部门定期收集市场价格信息，与供应商的报价进行对比分析，评估其价格合理性。考虑采购成本的变动因素，如原材料价格波动、运输成本变化等，对供应商的价格调整机制进行评估。3.交货期评估统计供应商的交货准时率，分析交货延迟的原因和频率。评估供应商的生产计划安排、物流配送能力等，确保其能够按时交付产品。4.售后服务评估收集公司内部各部门对供应商售后服务的反馈意见，包括响应速度、解决问题的能力及时效性等。考察供应商的售后服务团队建设、服务承诺履行情况等。5.其他评估根据公司业务需求和行业特点，可增加对供应商的环保表现、技术创新能力、社会责任履行情况等方面的评估。（三）评估方法1.采用定量评估与定性评估相结合的方法。定量评估主要依据各项评估指标的具体数据进行评分，定性评估则通过实地考察、问卷调查、部门反馈等方式对供应商进行综合评价。2.各评估指标的评分标准应明确、统一，确保评估结果的客观性和公正性。（四）评估结果处理1.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀供应商：各项评估指标表现优异，能够持续稳定地为公司提供高质量的产品和服务，可给予一定的奖励和优先合作机会。良好供应商：整体表现较好，但在某些方面仍有提升空间，应与其沟通改进措施，督促其不断提高。合格供应商：基本满足公司要求，但存在一些问题需要关注，采购部门应加强对其监督和管理。不合格供应商：评估结果不符合公司要求，应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍未达到标准，应考虑终止合作关系。2.采购部门应将评估结果及时反馈给供应商，并跟踪其改进情况。对于优秀供应商和良好供应商，可在公司内部进行通报表扬，树立合作典范。四、供应商合作管理（一）合同管理1.采购合同应明确双方的权利和义务条款，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等内容。2.合同签订前，采购部门应会同法务部门等对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性和严谨性。3.合同签订后，应建立合同档案，对合同执行情况进行跟踪和管理，及时提醒双方履行合同义务。（二）订单管理1.采购部门根据公司生产经营需求，向供应商下达采购订单。订单应明确产品规格、数量、交货时间、交货地点等详细信息。2.订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保订单按时、按质、按量完成。3.对于紧急订单或变更订单，采购部门应与供应商协商一致，并及时调整相关安排，确保生产经营活动不受影响。（三）沟通协调1.建立定期的供应商沟通会议制度，采购部门、质量部门、技术部门等相关人员与供应商代表共同参加，就合作过程中的问题、需求、改进措施等进行沟通和交流。2.及时处理供应商反馈的问题和意见，对于涉及多个部门的问题，应组织相关部门进行协调解决，确保供应商的合理诉求得到及时回应。3.加强与供应商的信息共享，采购部门应及时向供应商通报公司的生产经营计划、产品需求变化等信息，以便供应商提前做好准备。（四）风险管理1.识别与供应商合作过程中的风险，如质量风险、交货风险、价格波动风险、法律风险等。2.针对不同风险制定相应的应对措施，如建立质量保证金制度、要求供应商提供担保、签订价格调整条款、加强合同审核与风险管理培训等。3.定期对供应商合作风险进行评估和监控，及时调整风险管理策略，确保公司利益不受损失。五、供应商激励与约束（一）激励措施1.价格激励：对于长期合作且表现优秀的供应商，在市场价格波动时，可给予一定的价格优惠或价格调整灵活性。2.订单激励：根据供应商的生产能力和合作表现，在同等条件下，优先给予更多的订单份额，鼓励其扩大生产规模，提高供应能力。3.表彰奖励：对在产品质量、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商，在公司内部进行公开表彰和奖励，提升其声誉和合作积极性。4.培训与技术支持：为供应商提供相关的培训和技术支持，帮助其提升产品质量和生产管理水平，共同促进业务发展。（二）约束措施1.合同约束：严格按照采购合同约定执行，对供应商违反合同条款的行为追究违约责任，要求其承担相应的经济赔偿责任。2.暂停合作：对于出现严重质量问题、交货延迟、多次违反合同约定等情况的供应商，暂停与其合作，直至问题解决并经评估合格后恢复合作。3.淘汰退出：对于经多次整改仍不符合公司要求的供应商，坚决予以淘汰，终止合作关系，并在公司供应商管理系统中记录其不良行为，不再与其开展业务往来。六、供应商信息管理（一）信息收集1.建立供应商信息收集渠道，包括供应商主动提供信息、采购部门实地考察获取信息、第三方机构提供信息等。2.收集的供应商信息应涵盖基本信息、资质信息、经营状况信息、产品信息、合作记录信息等方面，确保信息的全面性和准确性。（二）信息录入与维护1.将收集到的供应商信息及时录入公司供应商管理系统，建立供应商信息档案。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的时效性。如供应商的联系方式、经营范围、生产地址等发生变更时，应及时在系统中进行修改。（三）信息共享与保密1.明确供应商信息的共享范围和权限，确保公司内