临时采购管理制度及流程规范

PAGE临时采购管理制度及流程规范一、总则1.目的为规范公司临时采购行为，确保采购活动的顺利进行，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度及流程规范。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等临时需要而进行的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。及时性原则：及时满足临时采购需求，确保生产经营活动不受影响。公正性原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝不正当交易。二、采购申请1.申请部门及职责各部门根据实际工作需要，填写临时采购申请表。申请表应详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、用途、预计金额等信息。申请部门负责人对申请内容的真实性、必要性负责，并签字确认。2.审批流程部门初审：申请部门将申请表提交至本部门负责人进行初审，审核申请内容是否符合部门工作需要，金额是否在预算范围内等。归口审核：初审通过后，申请表流转至归口管理部门。归口管理部门根据职责范围，对采购内容进行专业性审核，如技术参数、质量标准等。财务审核：归口审核通过后，申请表提交至财务部门。财务部门审核采购金额是否符合公司财务规定，是否有相应预算安排等。领导审批：经财务审核通过后，申请表最终提交至公司领导进行审批。领导根据公司整体情况及采购事项的重要性、紧迫性等因素，做出审批决定。三、采购实施1.采购方式选择根据采购物品或服务的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：询价采购：适用于采购金额较小、市场供应充足、价格比较透明的物品或服务。通过向多家供应商询价，选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。竞争性谈判采购：适用于采购物品或服务技术复杂、有特殊要求、市场竞争不充分等情况。通过与多家供应商进行谈判，确定最优采购方案。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的情况，如专利产品、特定品牌产品等。在进行单一来源采购时，应严格按照相关规定进行审批，并说明理由。2.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行筛选，选择具有良好信誉、生产能力、质量保证能力的供应商作为潜在合作对象。供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。供应商合作协议：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合作协议应作为采购活动的重要依据。3.采购执行采购订单下达：采购部门根据审批通过的采购申请表，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。采购跟踪与协调：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如出现交货延迟、质量问题等情况，应及时采取措施解决，保障公司利益。验收与入库：采购物品到货后，由相关部门按照合同约定及公司验收标准进行验收。验收合格的物品办理入库手续，验收不合格的物品应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。四、采购付款1.付款申请采购部门根据采购合同及实际到货情况，填写付款申请表。付款申请表应注明采购订单号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.审批流程部门审核：采购部门负责人对付款申请表进行审核，确认采购事项已完成且符合合同约定。财务审核：财务部门对付款申请表进行审核，核对采购金额、付款方式、发票等信息是否准确无误，是否符合公司财务规定。领导审批：经财务审核通过后，付款申请表提交至公司领导进行审批。领导根据公司资金状况及采购事项的实际情况，做出付款决定。3.付款执行财务部门根据领导审批意见，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款方式包括支票支付、银行转账、电汇等。在付款过程中，应严格遵守财务管理制度，确保资金安全。五、采购监督与审计1.内部监督公司内部设立专门的监督机构或岗位，对采购活动进行全过程监督。监督内容包括采购申请的合理性、采购方式的合规性、供应商选择的公正性、采购合同的执行情况、采购付款的准确性等。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计监督定期对采购活动进行审计，审计内容包括采购流程的执行情况、采购成本的控制情况、采购效益的实现情况等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出改进建议，并督促相关部门进行整改。3.违规处理对于在采购活动中违反本制度及流程规范的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。对于违规行为造成公司经济损失的责任人，应依法追究其经济赔偿责任。六、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请表、采购订单、采购合同、供应商资料、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的所有文件和资料。2.档案整理与归档采购部门负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，应及时将相关文件和资料进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订，并归档保存。3.档案查阅与保管期限采购档案应妥善保管，以备查阅。查阅采购档案应履行必要的审批手续，查阅人员不得擅自更改、销毁档案内容。采购档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。七、附则1.本制度