印刷厂档案管理规范制度

PAGE印刷厂档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强印刷厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于印刷厂各部门在生产经营活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：印刷厂档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案应如实反映印刷厂的生产经营活动和历史面貌，确保档案内容的真实性和准确性。3.完整系统原则：档案应保持其形成过程的完整性和系统性，按照一定的分类标准和方法进行整理，便于管理和利用。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息的泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责印刷厂档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善印刷厂档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。6.组织开展档案的统计工作，及时准确地掌握档案的数量、种类、利用情况等信息。7.积极提供档案利用服务，为印刷厂的生产经营、科研、管理等工作提供支持。8.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理档案：包括印刷厂的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.生产技术档案：涵盖印刷工艺文件、产品设计图纸、生产流程记录及技术改造资料等。3.经营管理档案：如市场营销资料、客户信息、合同协议、订单记录、财务报表等。4.设备仪器档案：设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录、仪器校准证书等。5.基本建设档案：厂房建设、装修改造等项目的立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。6.科研项目档案：科研项目立项申请、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。7.声像档案：照片、录音、录像等资料，记录印刷厂重要活动、生产场景、产品展示等。8.电子档案：包括各类电子文档、数据库、办公自动化系统生成的文件等，应与纸质档案同步归档。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案管理部门。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改或抽取。3.对于重要的文件、合同等，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.电子档案应按照规定格式进行存储，确保数据的可读性和可利用性。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。例如，可分为行政管理类、生产技术类、经营管理类等一级类目，再在一级类目下细分二级、三级类目。2.编号：为每一份档案编制唯一标识的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查找。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保档案的安全保管。2.库房应具备良好的照明和通风设备，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应设置专门的档案架、柜，用于存放档案，档案架、柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管措施1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.对珍贵、易损的档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、使用专门的保护材料等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。4.做好档案库房的清洁卫生工作，防止灰尘、害虫等对档案的损害。5.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。（三）档案借阅与归还1.内部借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部借阅：如因特殊情况需要将档案借给外部单位或个人的，必须经印刷厂主管领导批准，并签订《档案借阅保密协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限：一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.归还要求：借阅人应按时归还档案，归还时档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并按照规定进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种（此处[X]根据印刷厂实际情况填写）。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专业技术人员参加。鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对保管期限已满或已失去保存价值的档案，应及时进行鉴定，确定是否需要销毁。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经印刷厂主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。4.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、档案的统计与利用（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求报送印刷厂领导和上级主管部门。（二）档案利用1.档案管理部门应积极开展档案利用工作，为印刷厂的生产经营、科研、管理等工作提供优质服务。2.利用方式包括查阅、借阅、复制等。档案管理人员应根据利用者的需求，及时提供档案资料，并做好利用登记工作。3.鼓励各部门充分利用档案资源，开