信用社档案制度规范汇编

PAGE信用社档案制度规范汇编一、总则（一）目的为加强信用社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在信用社各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本信用社实际情况，制定本制度规范汇编。（二）适用范围本制度规范汇编适用于信用社各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：信用社档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映信用社各项业务活动和历史发展过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集信用社在经营管理、业务操作、财务核算等方面形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及信用社商业秘密、客户信息等敏感档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为信用社各项工作提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置信用社设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作的组织实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合信用社实际情况，制定和修订档案管理制度、操作规程等，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集信用社各部门在业务活动中形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案的有序存放。3.档案保管：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、档案柜、防火防盗防潮防虫等设施，确保档案的安全保管。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.档案利用服务：建立档案检索系统，为信用社内部各部门及外部有权限的单位和个人提供档案查阅、借阅等利用服务，做好档案利用登记工作。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期分析档案管理工作的成效与问题，为改进档案管理工作提供依据。7.档案信息化建设：推进档案管理信息化进程，利用信息技术手段提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。8.档案业务指导：对信用社各部门的档案管理工作进行业务指导，协助各部门做好档案的收集、整理、保管等工作，提高全社档案管理水平。三、档案分类与编号（一）档案分类信用社档案分为以下几大类：1.综合管理类：包括信用社的章程、发展规划、年度计划、工作总结、重要会议记录、领导讲话、规章制度等文件材料。2.人力资源类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等方面的档案材料。3.财务会计类：包含会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等财务核算和财务管理过程中形成的档案。4.信贷业务类：涉及贷款申请、审批、发放、回收等环节的档案，如借款合同、担保合同、评估报告、贷后检查记录等。5.风险管理类：包括风险评估报告、风险监测数据、风险预警信息、不良资产处置档案等。6.运营管理类：有关业务操作规程、业务流程优化、运营数据分析、客户服务记录等方面的档案。7.科技信息类：计算机系统建设、软件应用开发、网络安全管理、信息设备维护等过程中产生的档案。8.企业文化类：信用社的文化建设活动记录、宣传资料、荣誉证书等档案。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.综合管理类：代码为“ZH”，流水号从0001开始依次编排。2.人力资源类：代码为“RL”，流水号从0001开始依次编排。3.财务会计类：代码为“CW”，流水号从0001开始依次编排。4.信贷业务类：代码为“XD”，流水号从0001开始依次编排。5.风险管理类：代码为“FG”，流水号从0001开始依次编排。6.运营管理类：代码为“YY”，流水号从0001开始依次编排。7.科技信息类：代码为“KJ”，流水号从0001开始依次编排。8.企业文化类：代码为“QY”，流水号从0001开始依次编排。例如，一份综合管理类的第10份文件，其编号为“ZH0010”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围：明确各部门应收集的档案种类和内容，确保全面覆盖信用社各项业务活动。各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案及时移交档案管理部门。2.收集时间：业务活动结束后，相关部门应在规定的时间内完成档案的收集工作。一般情况下，会计凭证应在年度终了后一个月内装订成册并移交档案管理部门；其他业务档案应在业务办结后及时收集整理，移交时间不得超过三个月。3.收集要求：收集过程中，应确保档案的齐全完整，对破损、褪色的档案要进行修复，对字迹模糊或易褪色的材料应进行复制。同时，要保证档案的真实性和原始性，不得擅自涂改、伪造档案内容。（二）档案整理1.分类整理：档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类整理。同一类档案应按照时间顺序、重要程度等进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。2.装订编目：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。同时，为每份档案编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索查阅。3.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案。电子档案应与纸质档案一一对应，存储在安全可靠的存储设备中，并建立电子档案目录数据库，方便快速检索利用。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能。库房应选址在干燥、通风、安全的地方，远离火源、水源和污染源。库房面积应根据信用社档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。2.库房设施设备配备：库房内应配备档案柜、密集架等存储设备，按照档案分类存放档案。同时，应安装温湿度调节设备、消防设备、监控设备、防虫药品投放装置等设施设备，确保档案保管环境符合要求。（二）保管期限1.定期鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年、20年等。2.保管期限确定原则：根据档案的重要程度、历史价值、业务查考需要等因素确定保管期限。对涉及信用社重大决策、核心业务、重要资产等方面的档案应列为永久保管；对一般性业务档案，根据其在一定时期内的查考利用价值确定相应的定期保管期限。（三）档案保管要求1.上架存放：档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.标识清晰：在档案柜、密集架等存储设备上应标明档案类别、编号范围等信息，便于快速定位查找档案。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。同时，要检查库房设施设备是否正常运行，确保档案保管环境安全稳定。4.安全保密：严格遵守档案安全保密制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。对涉及信用社商业秘密、客户信息等敏感档案要严格保密，防止信息泄露。六、档案利用（一）利用范围1.内部利用：信用社内部各部门因工作需要，可以查阅、借阅本部门形成的档案以及与本部门业务相关的其他档案。查阅借阅档案应填写《档案查阅借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅借阅手续。2.外部利用：因工作需要，外部有权限的单位和个人可以查阅、借阅信用社相关档案。外部查阅借阅档案应提供单位介绍信、查阅借阅人员有效身份证件等证明材料，经信用社分管领导审批后，由档案管理部门按照规定办理查阅借阅手续。查阅借阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，利用者不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，档案管理人员应进行现场监督，确保档案安全。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有问题应及时查明原因并追究借阅者责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅借阅情况进行详细登记。登记内容包括查阅借阅日期、利用者姓名、单位、查阅借阅档案编号、题名、利用目的、审批情况、归还日期等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家、财务人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.保管期限已满：对保管期限已满的档案，经鉴定工作小组审核，确无保存价值的，可以予以销毁。2.失去保存意义：档案内容已过时效，对信用社业务活动不再具有查考利用价值的，可以予以销毁。3.重复或无效：存在重复记录、内容无效或已被新的档案替代的档案，可以予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门对拟销毁的档案进行清理核对，编制《档案销毁清册》。清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、数量等信息，并由档案管理人员和鉴定工作小组成员签字确认。2.审批：《档案销毁清册》报信用社分管领导审批，经批准后方可实施销毁。3.销毁实施：档案销毁应在指定的场所进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。销毁过程中，应安排专人负责监督，防止档案丢失或泄露。4.销毁记录：对档案销毁情况进行记录，包括销毁日期、地点、方式、监督人员签名等信息。销毁记录应与《档案销毁清册》一并归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平，为信用社各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化系统功能1.档案数字化管理：实现档案的数字化扫描、图像处理、数据录入等功能，将纸质档案转化为电子档案进行存储管理。2.档案检索查询：建立强大的档案检索系统，支持按档案编号、题名、日期、关键词等多种方式进行快速检索查询，提高档案利用效率。3.档案借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，方便内部各部门及外部有权限单位和个人的档案借阅。4.档案统计分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全保密管理：采取安全可靠的技术措施，保障档案信息的安全保密，防止信息泄露和非法访问。（三）数据备份与安全1.数据备份：定期对档案信息化系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的安全性和可恢复性。备份周期可根据数据重要程度和变化频率确定，一般每周或每月