公司询价制度规范化要求

PAGE公司询价制度规范化要求一、总则（一）目的为规范公司询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，特制定本询价制度规范化要求。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购等询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价，实现采购成本的降低，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.《询价申请表》需经部门负责人审核签字，确认需求的真实性和合理性。（二）询价准备1.采购部门接到《询价申请表》后，对需求进行整理和分析，确定询价范围。2.根据询价范围，收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、较强的供应能力和合理的价格水平。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、报价单格式、技术规格要求、质量标准、交货条款、售后服务要求等内容。询价文件应清晰明确，避免模糊不清或歧义性条款。（三）询价发出1.采购部门向潜在供应商发出询价文件，可通过邮件、传真、书面信函等方式进行。2.在询价文件中明确询价截止时间，要求供应商在规定时间内提交报价文件。（四）报价接收1.采购部门接收供应商的报价文件，对报价文件进行初步审核，检查报价文件是否齐全、格式是否符合要求、报价是否清晰明确等。2.对于不符合要求的报价文件，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）询价评审1.成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、技术部门代表、财务部门代表等。评审小组应具备相关专业知识和经验，能够对报价文件进行全面、客观的评审。2.评审小组对供应商的报价文件进行详细评审，主要评审内容包括：报价合理性、技术方案可行性、质量保证能力、售后服务承诺、交货期等。3.评审小组可采用综合评分法或最低价法进行评审。综合评分法应根据各项评审因素设定合理的分值权重，对供应商进行综合打分；最低价法应在满足询价文件实质性要求的前提下，选择报价最低的供应商。4.评审小组在评审过程中，可要求供应商对报价文件进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。（六）结果确定1.评审小组根据评审结果，确定中标供应商或入围供应商名单。2.采购部门将询价结果通知相关部门和供应商。对于中标供应商，发出中标通知书，要求其在规定时间内签订采购合同；对于入围供应商，可根据实际情况决定是否继续保持合作关系。（七）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。合同审核通过后，方可正式签订合同。三、询价文件编制要求（一）通用要求1.询价文件应具有完整性和准确性，涵盖询价活动的各个方面，确保供应商能够清楚了解询价要求。2.语言表达应简洁明了，避免使用过于专业或生僻的词汇，便于供应商理解。3.格式应规范统一，便于供应商编制报价文件和评审小组进行评审。（二）具体内容要求1.询价函明确询价的目的、范围和要求。告知供应商询价截止时间、报价方式及提交报价文件的地点等信息。声明询价活动的基本原则和相关法律法规要求。2.报价单格式设计合理的报价单格式，包括物资或服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等栏目。要求供应商按照报价单格式填写报价信息，确保报价清晰准确，便于比较和评审。3.技术规格要求详细描述所需物资或服务的技术规格、性能指标、质量标准等要求。提供必要的技术图纸、技术参数表等附件，以便供应商准确理解技术要求。4.质量标准明确物资或服务应达到的质量标准，可引用国家相关标准、行业标准或公司内部标准。对于特殊质量要求，应进行详细说明，确保供应商能够满足质量要求。5.交货条款规定交货时间、交货地点、交货方式等交货条款。明确逾期交货的违约责任和处理方式。6.售后服务要求说明售后服务的内容、期限、响应时间等要求。要求供应商提供售后服务承诺，包括售后服务团队的组成、服务方式、维修保养计划等。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据供应商选择标准，对潜在供应商进行评估和筛选，选择符合要求的供应商纳入供应商数据库。3.定期对供应商数据库进行更新和维护，淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核。2.考核方式可采用定期评估、不定期抽查、客户反馈等方式进行。3.根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于表现较差的供应商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消合作关系。（三）供应商沟通与合作1.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、市场价格波动等信息。2.在采购过程中，与供应商保持良好的合作关系，及时解决出现的问题，确保采购活动的顺利进行。3.鼓励供应商提出改进建议和创新方案，共同提高采购效率和质量，降低采购成本。五、询价记录与档案管理（一）询价记录1.采购部门应建立询价记录档案，对每次询价活动的全过程进行详细记录。2.询价记录应包括询价申请表、询价文件、报价文件、评审记录、询价结果通知等相关资料。3.询价记录应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。（二）档案管理1.设立专门的档案管理人员，负责询价档案的整理、归档、保管和查阅工作。2.档案管理人员应按照档案管理的相关规定，对询价档案进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。3.建立档案查阅制度，明确查阅权限和查阅流程，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息的安全。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、询价文件是否规范、评审过程是否公正、采购结果是否合理等。2.公司纪检监察部门对询价活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。（二）外部监督1.接受供应商、客户及社会公众的监督，对于投诉和举报，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关方。2.积极配合政府相关部门的监督检查，确保公司询价活动符合法律法规要求。七、违规处理（一）违规行为界定1.在询价活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反询价流程，擅自简化或省略必要环节。与供应商串通，泄露询价信息或谋取不正当利益。收受供应商贿赂或其他不正当利益。提供虚假询价文件或报价文件。其他违反法律法规和公司制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，根据情节轻重，给