中石化询价采购制度规范

PAGE中石化询价采购制度规范一、总则（一）目的为规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）的询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于中石化总部及所属各企事业单位、分公司等在生产经营活动中进行的询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价采购过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购过程的公正性和透明度。3.效益原则：通过科学合理的询价采购流程，实现采购成本的有效控制，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、询价采购的定义与范围（一）定义询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。（二）范围1.货物类：包括生产所需的原材料、零部件、设备等。2.服务类：如技术服务、维修服务、运输服务等。3.工程类：单项合同估算价在规定限额以下的小型工程建设项目。三、询价采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购申请单应经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到采购申请单后，对其进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算情况等。2.对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其进行修改或补充。（三）询价准备1.采购部门根据采购申请单的内容，确定询价范围。选择具有良好信誉、生产能力和供应能力的供应商作为询价对象。2.编制询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货时间及地点、售后服务要求等内容。（四）询价发出1.采购部门通过邮件、传真、电话等方式向选定的供应商发出询价文件，并告知其报价截止时间。2.在询价过程中，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商提出的疑问。（五）供应商报价1.供应商应在规定的报价截止时间前，将填写完整并加盖公章的报价文件提交给采购部门。报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。2.供应商的报价应清晰明确，不得含有模糊不清或歧义性的条款。（六）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审。评审人员应包括采购专业人员、技术专家、财务人员等。2.评审内容包括报价的合理性、技术方案的可行性、售后服务的可靠性等。通过综合比较各供应商的报价和其他因素，确定初步中标候选人。（七）谈判与确定中标供应商1.根据评审结果，采购部门与初步中标候选人进行谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购部门应坚持公平公正原则，维护公司利益。通过谈判，最终确定中标供应商。（八）签订合同1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门备案。（九）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等是否符合合同要求。2.验收合格后，采购部门应出具验收报告。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供符合要求的物资或服务。（十）付款结算1.采购部门根据合同约定和验收报告，办理付款结算手续。付款方式应符合公司财务制度的规定。2.在付款过程中，采购部门应严格审核供应商提交的发票等付款凭证，确保付款的准确性和合规性。四、询价采购的相关职责（一）采购部门职责1.负责询价采购活动的组织实施，包括采购需求的收集、审核，询价文件的编制、发出，供应商的选择、谈判，合同的签订、执行等工作。2.建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行评估和管理。3.协调解决询价采购过程中出现的问题，确保采购活动顺利进行。（二）申请部门职责1.提出真实、合理的采购需求，并对采购需求的准确性和完整性负责。2.协助采购部门进行供应商选择和谈判，提供技术支持和质量要求等方面的意见。3.参与采购物资或服务的验收工作，对验收结果负责。（三）技术部门职责1.对采购物资或服务的技术规格、质量标准等提供专业意见和技术支持。2.参与供应商技术方案的评审和验收工作，确保采购物资或服务符合技术要求。（四）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金的合理使用。2.参与采购合同的审核，对付款方式、结算条款等提出财务意见。3.负责采购付款的审核和结算工作，确保付款的合规性。（五）审计部门职责1.对询价采购活动进行审计监督，检查采购过程是否合规、合法。2.对采购合同的执行情况进行审计，确保合同履行的有效性。五、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有良好的商业信誉，无不良记录。2.具备相应的生产能力、技术水平和供应能力，能够满足公司的采购需求。3.产品质量可靠，价格合理，售后服务良好。4.具有健全的质量管理体系和财务管理制度。（二）供应商准入流程1.供应商向公司提交准入申请，包括企业基本情况、营业执照、资质证书、业绩证明等资料。2.采购部门对供应商提交的资料进行初审，符合基本要求的供应商进入实地考察环节。3.采购部门会同技术部门、质量部门等相关人员对供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量管理水平、技术研发能力等。4.实地考察合格的供应商，经采购部门审核通过后纳入供应商数据库，并给予相应的供应商编码。（三）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消准入资格等措施。（四）供应商淘汰机制1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时启动淘汰程序。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次申请准入。六、询价采购的监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对询价采购活动进行审计，检查采购过程是否合规、合法，采购合同是否有效履行。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对询价采购活动中违规行为的举报。对于举报内容，应及时进行调查核实，并给予举报人反馈。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，确保询价采购活动符合国家法律法规要求。2.主动接受社会公众的监督，通过公司网站等渠道公开询价采购信息，提高采购活动的透明度。七、询价采购的信息化管理（一）建立询价采购管理系统1.利用信息化技术建立询价采购管理系统，实现采购需求申报、询价文件编制与发出、供应商报价、评审、合同签订、验收、付款等环节的信息化管理。2.通过询价采购管理系统，提高采购工作效率，减少人为干预，确保采购过程的规范和透明。（二）数据统计与分析1.询价采购管理系统应具备