新疆综合档案管理制度规范

PAGE新疆综合档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强新疆地区综合档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，为公司/组织各项工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在新疆地区各部门、各分支机构形成的各类综合档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责综合档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，严禁虚假、伪造档案。3.完整性原则全面收集、整理和保存公司/组织在各项活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部各部门及相关人员查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，负责综合档案的日常管理工作。档案管理部门可根据实际情况，设置档案库房、档案整理室、档案查阅室等工作区域。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订综合档案管理制度、操作流程和相关标准。2.档案收集与整理负责组织、指导各部门对各类档案进行收集、整理和归档，确保档案的齐全、完整和规范。3.档案保管与保护建立健全档案保管制度，对档案进行科学分类、编号、存放，采取有效的防火、防潮、防虫、防盗等保护措施，确保档案的安全。4.档案检索与利用建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，为公司/组织内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理，确保档案资源的合理利用。6.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。7.业务培训与指导对公司/组织内部各部门档案管理人员进行业务培训，指导各部门做好档案管理工作，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（三）各部门档案管理职责1.指定专人负责档案管理工作各部门应明确一名档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.做好档案收集与整理工作各部门档案管理人员应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在各项工作中形成的各类档案，进行分类整理，确保档案的齐全、完整和规范，并定期向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门开展工作积极配合档案管理部门开展档案管理各项工作，如档案鉴定、销毁、信息化建设等，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、规章制度等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、技术改造等活动中形成的项目立项、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、实验记录、成果鉴定等档案。3.人事档案包含员工的个人基本信息、履历、学历学位、职称评定、工资待遇、考核奖惩、培训记录、劳动合同等档案。4.财务档案涉及公司/组织的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等档案。5.业务档案根据公司/组织不同业务类型，收集整理在市场营销、客户服务、项目管理、物资采购等业务活动中形成的各类档案。（二）档案收集要求1.及时收集各部门档案管理人员应及时收集本部门在各项工作中形成的档案，确保档案不丢失、不遗漏。对于重要文件和紧急事项形成的档案，应在规定时间内完成收集工作。2.完整准确收集的档案应内容完整、信息准确，能够真实反映公司/组织各项工作的实际情况。对于文件材料不齐全、签字盖章不完整、内容模糊不清的档案，应及时补充完善。3.规范整理各部门档案管理人员应按照档案管理部门统一制定的分类标准和编号规则，对收集的档案进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。（三）档案整理方法1.分类根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，将档案分为不同的类别，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类等；科技档案可分为科研项目类、产品开发类、工程建设类等。2.编号为便于档案的管理和检索，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，确保编号与档案内容相对应，便于快速查找。3.装订对纸质档案进行装订时，应确保文件材料的顺序正确，采用线装或胶装方式，避免使用金属钉装订，防止对档案造成损坏。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和统计。四、档案的保管与保护（一）档案库房建设与管理1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和污染源的地方，确保档案的安全存放。2.库房布局库房内应合理划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，设置防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案管理工作的有序开展。3.库房温湿度控制配备温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，为档案提供适宜的保存环境。4.库房安全管理安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施设备，定期检查维护，确保库房安全。严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员进入库房应进行登记。（二）档案存储方式1.纸质档案存储纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。对于珍贵档案或易损档案，可采用专柜存放或进行特殊保护处理。2.电子档案存储电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案管理部门制定的电子档案分类标准和命名规则进行分类存储，并建立备份制度，定期备份电子档案，防止数据丢失。（三）档案保护措施1.防火库房内应配备灭火设备，如灭火器、消防栓等，并定期检查维护，确保其性能良好。严禁在库房内吸烟和使用明火，对电器设备应进行定期检查，防止因电气故障引发火灾。2.防潮采取防潮措施，如安装除湿机、密封档案柜等，防止档案受潮发霉。对于受潮的档案，应及时进行干燥处理，避免造成档案损坏。3.防虫在库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，定期检查档案，发现虫害应及时采取措施进行处理，防止虫害对档案造成破坏。4.防盗安装防盗门窗、监控设备等，加强库房安全防范。严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员离开库房时应确保门窗关闭、设备断电。5.防光库房窗户应采用遮光窗帘，避免阳光直射档案。对档案查阅室等区域，应控制光线强度，防止档案因光照褪色、老化。五、档案的检索与利用（一）档案检索工具建设1.编制档案目录档案管理部门应编制各类档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录、全宗目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，为档案检索提供基础数据。2.建立电子检索系统推进档案信息化建设，建立电子档案检索系统，通过计算机网络实现档案信息的快速检索和查询。电子检索系统应具备多种检索方式，如按关键词检索、按分类检索、按时间检索等，方便用户查找所需档案。（二）档案查阅与借阅1.查阅权限公司/组织内部各部门及相关人员因工作需要查阅档案时，可以按照规定的查阅权限进行查阅。查阅重要档案或涉及机密信息的档案，应经相关领导批准。2.查阅程序查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据查阅权限进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.借阅规定因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。（三）档案利用登记与统计1.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅人员的姓名、部门、时间、档案名称、查阅目的等信息。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，包括档案查阅、借阅的数量、频率、利用目的等，为档案管理工作提供数据支持，以便合理调整档案管理策略，提高档案利用效率。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，根据档案的保存价值和现实利用需求，准确判定档案的保管期限。（二）档案鉴定组织与程序1.成立鉴定小组由档案管理部门牵头，组织公司/组织内部相关部门的负责人和业务骨干组成档案鉴定小组，负责档案鉴定工作的组织实施。2.制定鉴定标准根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准，明确各类档案的保管期限划分原则和鉴定方法。3.开展鉴定工作鉴定小组按照鉴定标准，对库存档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保管期限。对于保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见。4.审核批准档案鉴定小组形成的鉴定意见和销毁清单，应报公司/组织主管领导审核批准。（三）档案销毁程序1.编制销毁清单根据审核批准的销毁意见，编制档案销毁清单，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.实施销毁按照规定程序，对拟销毁档案进行集中销毁。销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监督，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、人员、档案数量等信息，并由监督人员签字确认。销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.系统选型与规划根据公司/组织档案管理实际需求，选择合适的电子档案管理系统，并进行系统规划和设计。系统应具备档案录入、存储、检索、利用、安全管理等功能，满足档案管理工作的信息化要求。2.数据录入与迁移将纸质档案和已有的电子档案进行数字化处理，录入电子档案管理系统。在数据录入过程中，应确保数据的准确性和完整性，对录入的数据进行严格审核。3.系统测试与上线电子档案管理系统建设完成后，进行系统测试，包括功能测试、性能测试、安全测试等。测试合格后，进行系统上线运行，确保系统稳定可靠。（二）电子档案管理规范1.电子档案的收集与整理电子档案的收集应与纸质档案同步进行，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应按照档案管理部门制定的分类标准和编号规则进行整理，建立电子档案目录数据库。2.电子档案的存储与备份电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等存储方式，定期进行数据备份。备份