志愿者门禁管理制度规范

PAGE志愿者门禁管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织的安全管理，规范志愿者出入门禁的行为，确保公司/组织的人员、财产及信息安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于所有参与公司/组织志愿服务活动的志愿者，包括长期志愿者、短期志愿者以及临时参与活动的志愿者。（三）基本原则1.安全第一原则：将保障公司/组织的安全放在首位，严格控制人员进出，防止未经授权的人员进入。2.规范管理原则：明确门禁管理的流程和要求，做到有章可循、规范操作。3.服务与管理并重原则：在确保安全的前提下，为志愿者提供便利的服务，同时加强对志愿者的管理。二、门禁设施与管理职责（一）门禁设施1.公司/组织应配备完善的门禁系统，包括门禁设备（如读卡器、门锁等）、监控设备（如摄像头等）以及相关的安全防护设施。2.门禁系统应具备人员身份识别、权限管理、出入记录查询等功能，确保能够准确记录志愿者的出入信息。（二）管理职责1.安全管理部门负责门禁系统的日常维护和管理，确保门禁设备正常运行。制定门禁管理的相关规定和流程，并监督执行。对门禁系统的使用情况进行统计分析，及时发现和处理异常情况。2.志愿者管理部门负责对志愿者的信息进行登记和管理，包括志愿者的基本信息、服务项目、服务时间等。根据志愿者的服务需求和公司/组织的安全要求，为志愿者办理门禁权限。对志愿者进行门禁管理相关的培训和教育，告知志愿者门禁管理的规定和注意事项。3.志愿者遵守公司/组织的门禁管理制度，配合门禁管理人员的工作。妥善保管个人的门禁卡，不得转借他人使用。如发现门禁卡丢失或损坏，应及时向志愿者管理部门报告，并配合办理挂失和补办手续。三、门禁权限管理（一）权限申请1.志愿者在参与志愿服务活动前，应向志愿者管理部门提交门禁权限申请。申请时需填写《志愿者门禁权限申请表》，注明个人基本信息、服务项目、服务时间、申请门禁权限的区域等内容。2.志愿者管理部门对志愿者的申请进行审核，核实志愿者的身份信息和服务需求。审核通过后，为志愿者办理门禁权限，并发放门禁卡。（二）权限设置1.根据志愿者的服务项目和工作需要，为志愿者设置相应的门禁权限。门禁权限应明确规定志愿者可以进入的区域、时间段等信息。2.对于需要进入特定区域的志愿者，如机房、仓库、财务室等，应进行更为严格的权限审核，并根据实际情况设置不同级别的门禁权限。3.门禁权限的设置应遵循最小化原则，即只授予志愿者完成其服务任务所需的最低权限，避免不必要的权限滥用。（三）权限变更与取消1.如志愿者的服务项目发生变更、服务时间延长或缩短等情况，志愿者管理部门应及时对其门禁权限进行变更。变更时需填写《志愿者门禁权限变更申请表》，注明变更的内容和原因，并提交相关证明材料。2.当志愿者的志愿服务活动结束或不再需要门禁权限时，志愿者管理部门应及时取消其门禁权限。取消门禁权限后，志愿者应将门禁卡交回志愿者管理部门。3.对于因违反门禁管理制度或其他原因被取消门禁权限的志愿者，在规定的期限内不得再次申请门禁权限。如需再次申请，应重新提交申请并经过严格的审核程序。四、门禁出入管理（一）正常出入1.志愿者应在规定的门禁权限范围内，按照正常的出入流程进出公司/组织。进入时，应主动出示门禁卡，经门禁设备识别通过后，方可进入。2.离开时，同样应出示门禁卡，经门禁设备识别通过后，方可离开。如遇门禁设备故障无法正常识别时，应主动向门禁管理人员说明情况，配合管理人员进行人工验证。3.志愿者在出入门禁时，应保持秩序，不得拥挤、插队或故意损坏门禁设备。如有违反，门禁管理人员有权制止并按照相关规定进行处理。（二）临时出入1.因特殊情况需要临时进入门禁权限范围外区域的志愿者，应提前向志愿者管理部门申请临时出入许可。申请时需填写《志愿者临时出入申请表》，注明临时出入的原因、时间、区域等内容，并提交相关证明材料。2.志愿者管理部门对临时出入申请进行审核，审核通过后，为志愿者开具临时出入证明。志愿者应持临时出入证明，经门禁管理人员核实后，方可临时进入指定区域。3.临时出入证明应注明有效期和使用范围，志愿者应在规定的时间内返回，不得擅自延长临时出入时间或进入其他未授权区域。（三）访客陪同1.如志愿者需要陪同访客进入公司/组织，应提前向志愿者管理部门报备访客信息。报备时需填写《志愿者访客陪同申请表》，注明访客的姓名、单位、来访目的、陪同时间等内容。2.志愿者管理部门对访客陪同申请进行审核，审核通过后，为志愿者发放访客陪同标识。志愿者应佩戴访客陪同标识，陪同访客按照规定的流程进出门禁。3.志愿者在陪同访客过程中，应负责访客的安全和行为规范，不得将访客单独留在公司/组织内，不得带领访客进入未经授权的区域。五、门禁卡管理（一）门禁卡发放1.门禁卡由志愿者管理部门统一制作和发放，门禁卡上应印有志愿者的姓名、照片、服务项目、有效期等信息。2.志愿者在领取门禁卡时，应在《志愿者门禁卡领取登记表》上签字确认，并妥善保管门禁卡。如因个人原因导致门禁卡丢失或损坏，应承担相应的补办费用。（二）门禁卡使用1.志愿者应妥善保管个人的门禁卡，不得随意转借他人使用。如因特殊情况需要转借门禁卡，必须经过志愿者管理部门的批准，并在转借期间承担相应的管理责任。2.门禁卡仅限本人使用，不得用于其他任何非志愿服务相关的目的。如发现门禁卡被用于非法活动或违反公司/组织规定的行为，门禁管理人员有权没收门禁卡，并追究相关人员的责任。3.志愿者在使用门禁卡时，应注意保护门禁卡的安全，避免门禁卡受到损坏或丢失。如门禁卡出现故障或无法正常使用，应及时向志愿者管理部门报告，并配合办理更换手续。（三）门禁卡挂失与补办1.如志愿者发现门禁卡丢失或被盗，应立即向志愿者管理部门挂失。挂失时需填写《志愿者门禁卡挂失申请表》，注明挂失的原因和时间。2.志愿者管理部门在接到挂失申请后，应及时对门禁卡进行挂失处理，防止他人冒用。同时，为志愿者办理补办门禁卡的手续，补办门禁卡的费用由志愿者承担。3.志愿者在补办门禁卡后，原门禁卡自动失效。志愿者应妥善保管新的门禁卡，如有再次丢失或损坏，按照上述流程重新办理挂失和补办手续。六、门禁安全与监控（一）安全检查1.门禁管理人员应定期对门禁设施进行安全检查，确保门禁设备正常运行，监控设备无故障。检查内容包括门禁设备的外观、读卡器、门锁、监控摄像头等。2.对于发现的安全隐患或设备故障，应及时进行维修或更换，确保门禁系统的安全性和可靠性。同时，做好安全检查记录，以备查阅。（二）监控管理1.公司/组织应建立完善的门禁监控系统，对志愿者的出入情况进行实时监控。监控数据应保存一定期限，以便在需要时进行查询和追溯。2.门禁管理人员应定期查看监控录像，及时发现和处理异常情况。如发现有未经授权的人员进入、门禁卡异常使用等情况，应立即采取措施，并向上级报告。3.监控录像的查阅应遵循相关法律法规和公司/组织的规定，严格履行审批手续。未经授权，任何人不得擅自查阅监控录像。（三）应急处理1.制定门禁系统应急预案，明确在门禁设备故障、火灾、地震等紧急情况下的应急处理措施。2.定期组织志愿者和门禁管理人员进行应急演练，提高应对突发事件的能力。在紧急情况下，志愿者和门禁管理人员应按照应急预案的要求，迅速采取行动，保障公司/组织的安全和正常秩序。3.如发生门禁相关的安全事故或突发事件，应及时向上级报告，并配合相关部门进行调查和处理。同时，做好事故的记录和总结，以便改进门禁管理工作。七、违规处理（一）违规行为界定1.志愿者有下列行为之一的，视为违反门禁管理制度：未按规定出示门禁卡或使用无效门禁卡进入公司/组织。将门禁卡转借他人使用。故意损坏门禁设备或干扰门禁系统正常运行。未经授权进入门禁权限范围外的区域。带领未经登记的访客进入公司/组织。其他违反门禁管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违反门禁管理制度的志愿者，门禁管理人员应进行口头警告，并记录在案。2.对于多次违反门禁管理制度或情节严重的志愿者，志愿者管理部门应视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于：书面警告：向志愿者发出书面警告，告知其违规行为及后果，要求其立即改正。暂停门禁权限：在一定期限内暂停志愿者的门禁权限，使其无法正常进入公司/组织。取消门禁权限：永久取消志愿者的门禁权限，禁止其再次进入公司/组织。取消志愿服务资格：对于严重违反门禁管理制度或造成重大安全隐患的志愿者，取消其志愿服务资格，并通报相关部门和单位。（三）申诉与复议1.志愿者如对违规处理结果有异议，可以在接到处理通知后的规定时间内，向志愿者管理部门提出申诉。申诉时需提交书面申诉材料，说明申诉理由和证据。2.志愿者管理部门应在接到申诉后进行调查核实，并在规定时间内给予答复。如申诉成立，应撤销原处理决定；如申诉不成立，应维持原处理决定。3.志愿者如对申诉结果仍不满意，可以向上级主管部门提出复议申请。上级主管部门应按照相关程序进行复议，并做出最终决定。八、附则（