为规范公司印章管理制度

PAGE为规范公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的重要标志，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：由法定代表人持有，用于特定文件或事项的签署。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知等的发布。（四）管理原则1.印章管理遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保印章使用安全、规范、有效。2.严格执行印章使用审批制度，未经批准不得擅自使用印章。3.印章保管人员应妥善保管印章，防止印章被盗用、遗失或损坏。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须由指定部门统一办理，严禁各部门或个人私自刻制印章。2.刻制印章前，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经相关部门负责人审核、公司领导批准。3.印章刻制单位必须具有合法资质，刻制的印章应符合国家法律法规和行业标准要求。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，由印章保管人员填写《印章启用申请表》，附上印章印模，经相关部门负责人审核、公司领导批准后启用。2.印章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。3.印章启用后，原印章如有废止，应及时办理废止手续，并按规定进行封存或销毁。三、印章的保管（一）保管部门与人员1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，因特殊情况需要委托他人代管时，必须经公司领导批准，并办理书面委托手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外的各类文件、合同、协议、证明等的签署，以及其他需要代表公司行使权力的事项。2.法定代表人章用于特定文件或事项的签署，如法定代表人授权书、重要文件的批示等。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.合同专用章用于签订各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同等。5.部门章用于本部门内部文件、通知、报告等的发布，以及与本部门业务相关的其他事项。（二）使用流程1.申请：使用印章前，需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称及编号、用印份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照公司规定的审批流程进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项需经公司领导审批。3.用印：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与相关文件是否一致，确认无误后方可用印。用印时应在文件规定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。4.登记：印章使用完毕后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、文件名称及编号、用印份数、审批人等信息。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需要使用印章，但无法及时办理审批手续时，使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，应通过传真、邮件等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送给印章保管人员，经审批同意后，由印章保管人员将印章邮寄或传真给使用人，并做好相关记录。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用。3.因法律法规、政策调整或其他原因，印章已失去使用价值。（二）废止程序1.印章保管人员发现印章需要废止时，应及时填写《印章废止申请表》，说明废止原因，并附上印章印模，经相关部门负责人审核、公司领导批准后，办理印章废止手续。2.印章废止后，应在公司内部发布废止通知，明确印章已废止，不再具有法律效力。（三）销毁方式1.对于废止的印章，应采用适当的方式进行销毁，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。2.印章销毁时，应由印章保管人员、监销人员共同在场，并在《印章销毁记录》上签字确认。销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，保存期限不少于[X]年。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章管理制度的执行情况进行定期监督检查，确保印章管理规范、安全。（二）检查内容1.印章的保管情况，包括保管设施是否安全可靠、保管人员是否严格遵守保管制度等。2.印章的使用情况，包括用印流程是否规范、审批手续是否齐全、用印记录是否完整等。3.印章的废止与销毁情况，包括废止程序是否合规、销毁方式是否恰当、销毁记录是否完整等。（三）问题处理1.审计部门在监督检查过程中发现印章管理存在问题时，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给