学校办公室发文规范制度

PAGE学校办公室发文规范制度一、总则（一）目的为了进一步加强学校办公室发文管理，确保学校文件的规范性、准确性和严肃性，提高文件处理效率，促进学校各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于学校办公室制发的各类文件，包括但不限于通知、通报、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：发文应符合国家法律法规和教育主管部门的相关规定。2.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨。3.规范性原则：严格按照公文格式和行文规则进行发文。4.时效性原则：及时、高效地处理文件，确保文件传达的及时性和有效性。二、发文流程（一）拟稿1.承办部门：根据工作需要，由相关承办部门负责拟写文件初稿。拟稿人应熟悉业务，准确把握发文意图，确保文件内容真实、准确、完整。2.内容要求：主题明确：文件应围绕一个中心主题展开，避免内容繁杂、主题分散。条理清晰：按照逻辑顺序组织文件内容，层次分明，段落合理。语言规范：使用规范的汉字、标点符号和计量单位，避免使用生僻字、错别字和网络用语。数据准确：涉及的数据应准确无误，并注明数据来源。（二）审核1.部门负责人审核：拟稿完成后，承办部门负责人应认真审核文件内容，重点审核文件的必要性、准确性、可行性和规范性。审核通过后，在拟稿纸上签署意见并签名。2.办公室审核：办公室收到承办部门提交的拟稿后，对文件的格式、行文规则、语言表达等进行全面审核。审核通过后，在拟稿纸上签署意见并签名。3.分管领导审核：经办公室审核后的文件，提交分管领导进行审核。分管领导应从全局角度对文件内容进行把关，提出修改意见和建议。审核通过后，在拟稿纸上签署意见并签名。4.主要领导审批：分管领导审核通过的文件，最后提交学校主要领导进行审批。主要领导根据学校工作实际和政策要求，对文件进行最终审定。审批通过后，在发文稿纸上签署意见并签名。（三）编号1.编号规则：学校办公室对发文进行统一编号，编号格式为：[年份]+[部门简称]+[序号]。例如：[2023]校办[001]。2.编号管理：编号由专人负责管理，按照顺序依次编号，确保编号的唯一性和连续性。（四）排版1.格式要求：发文应按照学校规定的公文格式进行排版，包括字体、字号、行距、页边距等。2.排版规范：排版人员应认真核对文件内容，确保排版准确无误。排版完成后，进行打印校对，检查有无排版错误和文字遗漏。（五）印制1.印制要求：根据发文数量和紧急程度，选择合适的印制方式。印制应保证文件质量，字迹清晰，页面整洁。2.印制管理：印制过程中，严格遵守保密规定，防止文件内容泄露。印制完成后，对文件进行清点、整理，确保文件数量准确无误。（六）盖章1.盖章要求：文件盖章应严格按照规定执行，确保印章清晰、端正，盖在文件规定的位置上。2.盖章管理：盖章人员应认真核对文件内容和审批意见，确认无误后再行盖章。盖章后，对盖章文件进行登记和存档。（七）分发1.分发范围：根据文件内容和工作需要，确定文件的分发范围。分发范围应明确、具体，避免遗漏或误发。2.分发方式：文件分发可采用纸质文件分发和电子文件分发两种方式。纸质文件分发应按照分发名单进行逐一发放，并做好签收登记；电子文件分发应通过学校内部办公系统或指定邮箱进行发送，并确保收件人能够及时收到文件。三、发文格式（一）页面设置1.纸张规格：一般采用A4纸。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。3.页眉页脚：页眉一般为学校名称，页脚为页码。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），并在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（三）页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、行文规则（一）行文关系1.上行文：学校向上级主管部门报送的文件，如请示、报告等，应按照隶属关系和职权范围行文，不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。2.下行文：学校向下级部门发布的文件，如通知、通报等，应确保行文准确、及时，避免出现推诿、扯皮等现象。3.平行文：学校与其他单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等，应使用函等平行文。（二）联合行文1.联合行文条件：涉及多个部门共同办理的事项，需要联合行文时，主办部门应与其他相关部门协商一致后，共同拟写文件，并按照规定的发文流程进行办理。2.联合行文格式：联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（三）抄送与印发1.抄送范围：根据文件内容和工作需要，确定文件的抄送范围。抄送范围应明确、具体，避免扩大抄送范围。2.印发要求：文件印发时，应按照规定的格式和份数进行印制，并做好分发和存档工作。印发过程中，严格遵守保密规定，防止文件内容泄露。五、文件归档与保管（一）归档范围学校办公室制发的各类文件，包括正本、定稿、附件、发文稿纸等，均应进行归档。（二）归档要求1.分类整理：按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保归档文件的系统性和完整性。2.编号装订：对归档文件进行编号，并按照顺序装订成册。装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。3.编制目录：编制归档文件目录，目录应包括文件编号、文件名称、发文日期、保管期限等内容，以便于查找和利用。（三）保管期限1.永久保管：涉及学校重大决策、重要人事任免、财务预决算等重要文件，应永久保管。2.定期保管：其他文件根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般分为30年和10年。（四）保管地点学校办公室应设立专门的文件档案室，配备必要的档案保管设备，确保归档文件的安全保管。六、文件查阅与借阅（一）查阅范围学校内部人员因工作需要查阅文件的，应按照规定的程序进行申请和查阅。（二）查阅程序1.申请：查阅人应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等内容，并提交所在部门负责人审核。2.审核：所在部门负责人对查阅申请进行审核，审核通过后，签署意见并提交学校办公室。3.查阅：学校办公室根据审核意见，安排专人负责查阅，并做好查阅登记工作。查阅人应在指定的地点进行查阅，不得擅自将文件带出档案室。（三）借阅范围因工作需要借阅文件的，应按照规定的程序进行申请和借阅。（四）借阅程序1.申请：借阅人应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限等内容，并提交所在部门负责人审核。2.审核：所在部门负责人对借阅申请进行审核，审核通过后，签署意见并提交学校办公室。3.借阅：学校办公室根据审核意见，办理借阅手续，收取借阅保证金，并将文件交借阅人。借阅人应妥善保管借阅文件，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播文件内容。4.归还：借阅期限届满，借阅人应及时归还借阅文件。学校办公室对归还的文件进行检查，如发现文件有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。七、保密规定（一）保密范围学校办公室制发的各类文件，涉及学校机密、敏感信息等内容的，均应按照保密规定进行管理。（二）保密措施1.人员管理：加强对文件管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.环境管理：文件档案室应具备必要的保密设施，如防盗门、防盗窗、保险柜等，并安装监控设备，确保文件保管环境的安全。3.文件管理：对涉及保密内容的文件，应严格按照规定的程序进行