文件规范性审查工作制度

PAGE文件规范性审查工作制度一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的规范性、准确性和有效性，提高工作效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本文件规范性审查工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类文件，包括但不限于规章制度、请示报告、合同协议、会议纪要、通知公告等。（三）基本原则1.依法依规原则：文件内容必须符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定。2.准确规范原则：文件表述应准确清晰，格式规范统一，避免出现歧义、错别字、语病等问题。3.及时高效原则：在规定的时间内完成文件的规范性审查工作，确保文件能够及时流转和执行。4.责任明确原则：明确各环节审查人员的职责，确保审查工作落实到位。二、审查内容（一）合法性审查1.审查文件是否符合国家法律法规的要求，是否存在违反法律法规的条款。2.对于涉及行业特殊规定的文件，需审查是否符合相关行业标准。（二）准确性审查1.文件内容应准确反映公司的决策和意图，避免出现模糊不清、前后矛盾的表述。2.数据、事实等信息应真实可靠，引用的资料和文件应准确无误。（三）规范性审查1.格式规范：文件的字体、字号、排版格式应符合公司统一规定。标题、正文、落款等各部分的格式应整齐规范。2.语言规范：语言表达应简洁明了、逻辑严谨，避免使用生僻词汇和复杂句式。用词应准确恰当，避免出现错别字、语病、歧义等问题。3.结构规范：文件应结构完整，层次分明，章节划分合理。各部分之间的逻辑关系应清晰，过渡自然。（四）完整性审查1.文件应包含必要的信息，如标题、文号、主送单位、正文、附件、落款等。2.对于需要审批的文件，应确保审批流程完整，审批意见明确。三、审查流程（一）起草部门自查1.文件起草完成后，起草部门应首先进行自查，重点检查文件的合法性、准确性、规范性和完整性。2.自查合格后，起草部门负责人在文件上签字确认，并提交至归口管理部门。（二）归口管理部门初审1.归口管理部门收到起草部门提交的文件后，应进行初审。2.初审主要审查文件是否符合归口管理部门的业务要求，格式是否规范等。3.初审合格后，归口管理部门负责人在文件上签字，并提交至办公室。（三）办公室审核1.办公室收到归口管理部门提交的文件后，对文件进行全面审核。2.审核内容包括文件的合法性、准确性、规范性、完整性以及与公司整体文件体系的协调性等。3.审核过程中，办公室可根据需要征求相关部门的意见。4.审核合格后，办公室负责人在文件上签字，并提交至分管领导审批。（四）分管领导审批1.分管领导收到办公室提交的文件后，对文件进行审批。2.审批重点关注文件的政策导向、对公司业务的影响以及是否符合公司整体利益等。3.审批通过后，分管领导签字确认。（五）签发1.根据公司文件管理规定，需公司主要领导签发的文件，经分管领导审批后，提交至主要领导签发。2.主要领导对文件进行最终审核和签发。（六）编号与印发1.文件经签发后，由办公室进行编号登记。2.根据文件的印发范围，办公室负责文件的印发工作，确保文件及时、准确地传达给相关人员。四、审查人员职责（一）起草部门人员职责1.负责文件的起草工作，确保文件内容符合公司实际情况和工作要求。2.对文件进行自查，及时发现并纠正文件中存在的问题。3.配合归口管理部门和办公室的审查工作，提供必要的解释和说明。（二）归口管理部门人员职责1.对归口管理范围内的文件进行初审，提出初审意见。2.协助办公室对文件进行审核，提供专业领域的意见和建议。3.督促起草部门对文件进行修改完善，确保文件质量。（三）办公室人员职责1.对文件进行全面审核，提出审核意见。2.协调各部门之间的沟通与协作，确保审查工作顺利进行。3.负责文件的编号、印发等后续工作，建立文件管理档案。（四）分管领导职责1.对文件进行审批，从公司整体层面把握文件的合规性和合理性。2.对文件涉及的重大事项进行决策，确保文件符合公司发展战略。（五）主要领导职责1.对需签发的文件进行最终审核和签发，对文件的质量和效力负责。2.根据公司实际情况，对文件的内容和格式提出指导性意见。五、审查记录与存档（一）审查记录1.各审查环节应做好审查记录，记录内容包括审查意见、修改建议、审查时间、审查人员等。2.审查记录应清晰、准确、完整，以便于追溯和查询。（二）存档1.文件经审查、签发后，办公室应按照公司档案管理规定进行存档。2.存档文件应包括文件的纸质版和电子版，确保文件的完整性和可查阅性。3.定期对存档文件进行整理和维护，防止文件丢失或损坏。六,培训与监督（一）培训1.定期组织文件规范性审查工作培训，提高审查人员的业务水平和能力。2.培训内容包括法律法规、行业标准、文件格式规范、语言表达技巧等。3.鼓励审查人员参加外部培训和学习交流活动，不断更新知识结构。（二）监督1.建立文件规范性审查工作监督机制，对审查工作的执行情况进行定期检查。2.对于审查工作中存在的问题，及时进行