会议室用法制度规范要求

PAGE会议室用法制度规范要求一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于[具体会议室名称列举]等。（三）基本原则1.合理安排原则：根据会议需求和参会人数，合理安排合适的会议室，避免资源浪费。2.高效使用原则：提高会议室的使用频率和使用效率，确保会议按时、顺利召开。3.统一管理原则：会议室由公司行政部门统一管理和调配，未经许可不得擅自使用。二、会议室使用申请与审批（一）申请流程1.申请人：公司各部门员工如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》。2.申请内容：申请表应详细填写会议主题、时间、预计时长、参会人数、是否需要特殊设备（如投影仪、音响等）等信息。3.提交方式：申请人将填写完整的申请表提交至公司行政部门。可通过邮件、内部办公系统或直接送达行政办公室等方式提交。（二）审批流程1.行政部门初审：行政部门收到申请表后，对申请信息进行初步审核，包括会议室是否可用、申请时间是否冲突等。2.相关领导审批：对于重要会议或涉及多个部门的会议，行政部门初审通过后，需提交相关领导审批。审批通过后，行政部门将申请表反馈给申请人，并为其预留会议室。3.紧急申请：如遇紧急会议，申请人可先电话联系行政部门说明情况，行政部门在确认会议室可用后，可先安排使用，申请人应在会议结束后及时补办申请手续。三、会议室使用安排（一）使用顺序1.优先级别：根据会议的重要性、紧急程度等因素，确定会议室使用的优先级别。一般情况下，重要会议、公司级会议优先安排，部门内部会议次之。2.时间冲突协调：如出现多个部门申请同一时间段会议室的情况，行政部门应根据优先级别进行协调，尽量满足各方需求。对于无法协调的冲突，应与相关部门沟通，重新安排会议时间。（二）使用时长1.常规会议：一般会议的使用时长应根据会议预计时长合理安排，原则上不超过会议室预订的最长使用时间。2.特殊情况：如因会议内容复杂、讨论激烈等原因需要延长使用时间的，申请人应提前向行政部门说明情况，经行政部门同意后方可延长。（三）使用结束1.清理要求：会议结束后,参会人员应自觉清理会议室，将桌椅摆放整齐，带走会议文件、资料等物品，保持会议室整洁。2.反馈检查：行政部门工作人员应在会议结束后及时对会议室进行检查，如发现有物品损坏、卫生未清理等情况，应及时通知相关责任人进行处理。四、会议室设备使用与维护（一）设备清单会议室配备的设备包括但不限于投影仪、音响系统、麦克风、白板、电脑等。行政部门应建立会议室设备清单，详细记录设备的型号、数量、配置等信息。（二）设备使用1.操作培训：如需使用特殊设备，行政部门应提前安排专业人员对使用人员进行操作培训，确保其能够正确使用设备。2.使用规范：使用人员应严格按照设备操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置或拆卸设备部件。在使用过程中如发现设备故障，应立即停止使用，并及时通知行政部门维修人员。（三）设备维护1.定期检查：行政部门应定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。检查内容包括设备的外观、性能、连接情况等。2.故障维修：对于设备出现的故障，行政部门应及时联系专业维修人员进行维修。维修人员应在接到通知后尽快到达现场进行维修，并记录维修情况。3.设备更新：随着公司业务的发展和技术的进步，行政部门应根据实际情况及时对会议室设备进行更新和升级，以满足会议需求。五、会议室环境卫生管理（一）日常清洁1.清洁责任：会议室的日常清洁工作由行政部门安排专人负责，每日会议结束后进行全面清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等。2.定期消毒：为了保障参会人员的健康，行政部门应定期对会议室进行消毒处理，特别是在流感高发季节或会议密集期间，增加消毒频次。（二）卫生保持1.参会人员自律：参会人员应自觉保持会议室的卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾等。2.食品管理：如需在会议室提供食品和饮料，应提前做好防护措施，避免食物残渣、饮料洒落在地面或设备上。会议结束后，应及时清理剩余食品和饮料包装。六、会议室安全管理（一）消防安全1.消防设施配备：会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于良好的备用状态。2.安全通道畅通：会议室的安全通道应保持畅通无阻，不得堆放杂物。严禁在安全通道内停放车辆或设置障碍物。3.用火用电安全：在会议室使用电器设备时，应严格遵守安全用电规定，不得私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备。如需使用明火，应提前向行政部门申请，并采取相应的防火措施。（二）人员安全1.设备操作安全：使用人员在操作会议室设备时，应注意自身安全，避免因操作不当造成人身伤害。2.会议秩序维护：会议组织者应维护好会议秩序，避免因人员拥挤、争吵等情况引发安全事故。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经申请使用会议室：未按规定填写申请表并获得审批，擅自使用会议室的行为。2.擅自更改使用时间或使用时长：未经行政部门同意，擅自更改已预订的会议室使用时间或延长使用时长的行为。3.损坏会议室设备或环境卫生：因故意或过失导致会议室设备损坏、环境卫生严重破坏的行为。4.违反安全规定：违反会议室消防安全、人员安全等相关规定的行为。（二）处理措施1.警告：对于首次违规且情节较轻的行为，行政部门将给予警告，并要求其立即改正。2.罚款：对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况给予罚款处理，罚款金额根据违规情节确定。3.限制使用：对于违规行为屡教不改的部门或个人，行政部门有权限制其使用会议室一段时间，直至其改正违规行为。4.其他处理：如因违规行为给公司造成重大损失的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。八、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或需要对制度进行调整时，行政部门将根据实际情况进行研究和处理，并及时