大公司规范合同管理制度

PAGE大公司规范合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。2.参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，维护公司合法权益。4.建立合同法律档案，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和归档。（二）业务部门1.负责合同的前期调研、谈判、起草工作，确保合同条款符合业务需求。2.组织合同的签订、履行工作，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.负责合同相对方的资信调查，评估合同风险。4.配合法务部门处理合同纠纷。（三）财务部门1.参与合同的审核，对合同的付款方式、结算条款等进行审查。2.负责合同款项的收付管理，确保资金安全。3.对合同执行情况进行财务监督，及时反馈财务风险。（四）审计部门1.对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督。2.检查合同管理制度的执行情况，提出改进意见和建议。三、合同签订管理（一）合同谈判1.业务部门负责合同谈判工作，谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧。2.在谈判前，业务部门应收集与合同相关的信息，包括对方的资信状况、经营情况、市场行情等，为谈判提供参考。3.谈判过程中，谈判人员应明确双方的权利义务，争取有利的合同条款。对于重大合同，应组织相关部门进行联合谈判。（二）合同起草1.合同一般由业务部门起草，涉及法律专业问题的，可由法务部门协助起草。2.合同起草应遵循合同示范文本或行业通用条款，结合实际情况进行修改和完善。合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。3.合同内容应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款。（三）合同审核1.合同起草完成后，应提交相关部门进行审核。审核流程一般为业务部门初审、法务部门合法性审查、财务部门付款及结算条款审查、审计部门审计监督（重大合同）。2.业务部门初审主要审查合同条款是否符合业务需求，是否存在漏洞和风险。3.法务部门合法性审查重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。4.财务部门审查合同的付款方式、结算条款等是否合理，是否符合公司财务管理制度。5.审计部门对重大合同进行审计监督，审查合同签订、履行过程是否合规，是否存在损害公司利益的行为。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订应使用统一编号的合同文本，确保合同编号的唯一性和连续性。3.签订合同前，应确保合同相对方具有合法的主体资格，具备相应的履约能力。对于重要合同，应要求对方提供有效的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等文件。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送相关部门，以便各部门履行职责。四、合同履行管理（一）合同执行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定组织实施，确保合同全面履行。2.业务部门应建立合同执行台账，对合同的履行情况进行详细记录，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况等。3.在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为，业务部门应及时采取措施，要求对方承担违约责任，并向法务部门报告。（二）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知相关部门。（三）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同一方有权解除合同。2.合同解除应经双方协商一致，并签订书面协议。合同解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利义务等内容。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关手续，如结算款项、返还财物等。（四）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与对方协商解决，并向法务部门报告。2.法务部门应参与合同纠纷的处理，根据纠纷情况提供法律意见和建议，必要时可委托律师代理诉讼或仲裁。3.在合同纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，维护公司合法权益。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、补充协议等资料整理齐全，移交公司档案室统一保管。2.档案室应建立合同档案目录，对合同档案进行分类编号，便于查找和管理。（二）合同档案的整理1.档案室应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等顺序排列，确保档案资料的完整性和准确性。2.对于合同档案中的复印件，应注明原件存放处，并加盖业务部门公章。（三）合同档案的保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。2.档案室应建立合同档案借阅制度，严格控制合同档案的借阅范围和借阅期限。借阅合同档案应办理借阅手续，注明借阅人姓名、借阅时间、借阅用途等信息。（四）合同档案的查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅合同档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。（五）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满后，由档案室提出销毁意见，报公司领导批准后进行销毁。2.合同档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括合同档案名称、编号、数量、销毁时间等信息，保存备查。六、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系统1.公司应建立合同管理信息系统，实现合同从起草、审核、签订、履行、变更、解除到档案管理的全过程信息化管理。2.合同管理信息系统应具备合同模板管理、流程审批、数据统计分析、风险预警等功能，提高合同管理工作效率和水平。（二）合同信息录入与维护1.业务部门应在合同签订后及时将合同信息录入合同管理信息系统，确保信息的准确性和完整性。2.合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，业务部门应及时在系统中更新相关信息，以便各部门及时掌握合同动态。（三）系统数据安全管理1.公司应加强合同管理信息系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据泄露、丢失或被篡改。2.定期对合同管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、档案管理等环节。2.监督检查可采取自查、抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包