林场综合办公室制度规范

PAGE林场综合办公室制度规范一、总则（一）目的为加强林场综合办公室的管理，提高工作效率，确保各项工作规范、有序、高效运行，依据国家相关法律法规及林场实际情况，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于林场综合办公室全体工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.规范性原则：明确各岗位职责和工作流程，规范工作行为。3.高效性原则：优化工作流程，提高工作效率，确保信息传递及时、准确。4.服务性原则：以服务林场整体工作为宗旨，为各部门提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责综合办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与各部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。3.负责审核重要文件、报告等，把好文字质量关和政策关。4.组织安排林场重要会议、活动等，做好会议记录和活动总结。5.负责办公室人员的考核、培训和调配工作，提高团队整体素质。6.完成林场领导交办的其他工作任务。（二）文秘岗位职责1.负责林场各类文件、材料的起草、审核和印发工作。2.做好文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转顺畅。3.协助办公室主任组织会议，做好会议通知、资料准备、会议记录等工作。4.负责林场印章的管理和使用，严格按照规定进行盖章登记。5.参与林场宣传工作，撰写宣传稿件，编辑内部刊物。6.完成领导交办的其他文字处理工作。（三）档案管理岗位职责1.制定和完善档案管理制度，规范档案管理工作流程。2.负责林场各类档案的收集、整理、分类、编目和装订工作。3.建立档案检索系统，方便档案查询和利用。4.做好档案的保管和安全工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.按照规定期限对档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和准确性。6.为各部门提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案归还工作。（四）信息管理岗位职责1.负责林场信息化建设的规划和实施，建立和维护信息系统。2.收集、整理、分析林场各类信息，为领导决策提供数据支持。3.负责林场办公自动化设备的管理和维护工作，确保设备正常运行。4.保障林场网络安全，制定网络安全管理制度，防范网络风险。5.负责林场网站的建设和维护，及时更新网站内容。6.完成领导交办的其他信息管理工作。（五）后勤保障岗位职责1.制定和执行后勤保障工作计划，确保办公区域的正常运转。2.负责办公用品、设备的采购、保管和发放工作，做好物资管理台账。3.做好办公区域的环境卫生、绿化和安全保卫工作，营造良好的工作环境。4.负责林场车辆的调度、维修和保养工作，确保车辆安全运行。5.安排和管理林场职工的餐饮、住宿等生活服务工作。6.完成领导交办的其他后勤保障工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文签收：办公室专人负责签收外来文件，核对文件数量和完整性。登记：详细记录文件的来文单位、文号、标题、日期等信息。传阅：根据文件内容和领导批示，及时将文件传阅给相关领导和部门。办理：相关部门按照文件要求办理，并将办理结果反馈给办公室。归档：文件办理完毕后，按照档案管理规定进行归档保存。2.发文拟稿：由相关部门或人员起草文件初稿。审核：文秘人员对初稿进行审核校对，确保文件内容准确、格式规范。签发：经办公室主任审核后，报林场领导签发。印发：根据领导签发意见，进行文件排版、印刷和分发。存档：留存一份文件底稿，按照档案管理要求进行存档。（二）会议组织流程1.会议筹备确定会议主题、时间、地点和参会人员。文秘人员负责起草会议通知，经办公室主任审核后发送给参会人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料等。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备。2.会议进行会议签到：提前到达会议现场，组织参会人员签到。会议记录：安排专人负责会议记录，准确记录会议内容和讨论结果。会议服务：提供茶水、文具等会议服务。3.会议结束整理会议资料，将会议记录、汇报材料等进行归档。对会议决议进行跟踪落实，及时向领导反馈执行情况。（三）档案管理流程1.档案收集各部门定期将本部门形成的文件、资料等移交至档案管理岗位。档案管理人员对收集的档案进行初步审核，确保档案齐全、完整。2.档案整理按照档案分类标准，对档案进行分类、编号。对档案进行装订、编目，编制档案目录索引。3.档案保管将整理好的档案存入专用档案柜，确保档案存放安全。定期对档案进行检查，防止档案霉变、虫蛀等。4.档案利用各部门因工作需要查阅档案时，填写档案查阅申请表，经批准后到档案管理岗位查阅。档案管理人员做好查阅登记，监督查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案。查阅完毕后，及时归还档案，并做好归还登记。（四）信息管理流程1.信息收集建立信息收集渠道，包括林场内部各部门、外部相关单位等。信息管理人员定期收集各类信息，如工作动态、政策法规、行业资讯等。2.信息整理对收集到的信息进行筛选、分类和汇总，去除无用信息。对重要信息进行分析和提炼，形成有价值的信息报告。3.信息发布通过林场内部网站、微信群、内部刊物等渠道发布信息。确保信息发布的及时性、准确性和完整性。4.信息安全管理制定信息安全管理制度，明确信息安全责任。采取技术措施，如防火墙、加密技术等，保障信息系统安全。定期对信息系统进行安全检查和维护，防范信息泄露和网络攻击。（五）后勤保障流程1.办公用品采购各部门根据工作需要，填写办公用品申购表，提交至后勤保障岗位。后勤保障人员汇总申购表，制定采购计划，报领导审批。根据审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购完成后，及时办理入库手续，更新物资管理台账。2.设备维修与保养办公设备出现故障时，使用部门及时向后勤保障岗位报修。后勤保障人员对故障设备进行检查，确定维修方案。联系专业维修人员进行维修，跟踪维修进度，确保设备尽快恢复正常运行。定期对办公设备进行保养，延长设备使用寿命。3.车辆调度与管理各部门因工作需要使用车辆时，提前向后勤保障岗位提交用车申请。后勤保障人员根据车辆使用情况和申请时间，合理安排车辆调度。做好车辆的日常维护和保养工作，定期进行车辆安全检查。建立车辆使用台账，记录车辆行驶里程、油耗等信息。4.餐饮与住宿管理负责林场职工餐饮服务的供应商选择和管理，确保餐饮质量和食品安全。合理安排职工用餐时间和菜品供应，听取职工意见，不断改进餐饮服务。对于有住宿需求的职工，做好宿舍的分配和管理工作，提供必要的生活设施。四、工作纪律（一）考勤制度1.全体工作人员应严格遵守林场的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.请假应提前按照规定填写请假申请表，经批准后方可离开工作岗位。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。3.办公室负责对工作人员的考勤情况进行记录和统计，定期公布考勤结果。（二）工作态度1.树立敬业精神，认真履行岗位职责，积极主动地完成各项工作任务。2.对待工作要严谨细致，注重工作质量，避免出现差错。3.保持良好的工作作风，遵守工作纪律，严禁在工作时间内从事与工作无关的事情。（三）廉洁自律1.严格遵守国家法律法规和林场的廉洁制度，不得利用职务之便谋取私利。2.在工作中，不得接受供应商、服务对象等的贿赂、回扣或其他不正当利益。3.保守林场机密信息，不得泄露给无关人员。五、考核与奖惩（一）考核标准1.工作业绩：根据个人工作任务完成情况、工作质量、工作效率等进行考核。2.工作态度：包括敬业精神、责任心、团队协作等方面。3.业务能力：考核个人专业知识、技能水平和解决问题的能力。（二）考核方式1.定期考核：每季度进行一次全面考核，由办公室组织实施。2.不定期考核：根据工作需要，对工作人员进行不定期的专项考核。（三）奖励措施1.对于工作表现优秀、成绩突出的工作人员，给予表彰和奖励，包括荣誉证书、奖金等。2.在职务晋升、岗位调整等方面，优