档案工作规范化管理制度

PAGE档案工作规范化管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作的规范化管理，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司/组织的发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案的形成过程应完整无缺，包括文件材料的定稿、正本、副本、附件等，确保档案的完整性。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案工作的规章制度和业务规范。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本公司/组织的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案的收集、整理、归档等工作进行检查和指导。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。6.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。7.做好档案的开发利用工作，为公司/组织的决策、生产、经营等提供档案信息服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产技术档案、质量控制档案、物资采购档案、客户服务档案等。3.项目档案针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.基建档案涉及公司/组织基本建设项目的档案，如工程规划文件、设计图纸、施工记录、竣工验收文件等。5.设备档案关于公司/组织设备的购置、安装、调试、维护、报废等过程中形成的档案，包括设备清单、技术资料、维修记录等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保每个档案都有唯一的编号。2.编号方法采用层次分类编号法，由档案类别代码、年度代码、流水号组成。档案类别代码按照上述档案分类设置，用大写字母表示。年度代码采用公元纪年的四位数字表示。流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，用阿拉伯数字表示。3.例如，行政档案中的一份文件，编号为：XZ[2023]001，其中“XZ”表示行政档案类别，“2023”表示年度，“001”表示流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集范围包括本部门在工作中形成的各种文件、资料、图表、记录等，以及从外部接收的与本部门业务相关的文件材料。3.对于重要的会议、活动、项目等，档案管理人员应提前介入，及时收集相关档案资料。4.各部门应定期将收集到的档案材料移交至档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，应按照档案分类标准进行整理。2.整理工作包括对档案材料进行分类、编号、编目、装订等，确保档案的整齐、规范。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制；对于字迹模糊、难以辨认的档案材料，应进行抄写或打印。4.整理后的档案应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的办公设备，如档案架、档案柜、电脑、打印机、复印机等，以便于档案的整理、保管和利用。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案袋进行装订，并在档案盒或档案袋上标明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对于电子档案，应进行备份存储，并按照电子文件管理的相关规定进行分类存储和管理。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、合同、协议、财务报表、人事档案等，这些档案具有重要的历史价值和现实意义，需要长期保存。长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括公司/组织的一般性文件、业务档案、项目档案等，这些档案在一定时期内具有参考价值，需要保存较长时间。短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司/组织的临时性文件材料、一般性会议记录等，这些档案在较短时间内具有一定的参考价值，保存期限较短。2.档案管理人员应根据档案的内容和性质，准确确定档案的保管期限，并在档案整理时进行标注。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并由档案管理部门负责人审核签字。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程中应有专人负责监督，并在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式、监销人等信息。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本公司/组织员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或档案借阅申请表，注明查阅或借阅的档案编号、题名、日期、利用目的等内容，并经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据员工的申请，对档案进行审核，符合规定的予以批准，并提供相应的档案查阅或借阅服务；不符合规定的，应说明理由，不予批准。3.外单位查阅本公司/组织档案的，应出具单位介绍信，注明查阅档案的范围、目的、期限等内容，并经本公司/组织相关部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。档案管理部门应按照规定的程序进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责查阅服务；不符合条件的，应说明理由，不予批准。4.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制、拍照、摄像档案内容。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、所在部门、查阅或借阅档案编号、题名、利用目的、归还日期等信息。2.档案管理人员应定期对档案查阅、借阅登记情况进行检查和统计，确保档案利用的规范和有序。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和服务水平，为公司/组织的决策、生产、经营等提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类存储和管理。数字化扫描应确保档案内容的清晰、完整，图像质量符合相关标准要求。2.档案信息录入将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，建立档案数据库，以便于档案的检索和利用。3.档案信息化管理系统建设选择适合本公司/组织的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。3.加强对电子档案的管理，建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份存储，并将备份存储介质异地存放，确保电子档案数据的安全性和完整性。4.严格遵守电子文件管理的相关规定，对电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节进行规范管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。九、档案人员管理（一）人员配备档案管理部门应根据工作需要，配备足够数量的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作的法律法规和业务流程。（二）人员培训1.档案管理部门应定期组织档案人员参加业务培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。2.培训内容包括档案管理法律法规、业