档案室封存制度规范标准

PAGE档案室封存制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的安全与完整，规范档案封存工作流程，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及分支机构在档案管理过程中涉及的档案封存工作。（三）基本原则1.合法性原则：档案封存工作必须严格遵守国家法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障封存档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。3.规范性原则：明确档案封存的流程、标准和要求，确保各项操作规范统一。4.可追溯性原则：对档案封存的全过程进行记录，以便于查询和追溯。二、档案封存的范围（一）已过保管期限且无继续保存价值的档案1.财务报表、账簿等，按照国家财务法规规定的保管期限届满后，经财务部门审核确认无继续保存必要的。2.一般性业务文件，如日常工作的临时性报告、通知等，在达到规定保管期限后，经相关业务部门评估不再具有保存价值的。（二）涉及特定事项已完成且需封存的档案1.重大项目档案，在项目结束并通过验收后，按照项目档案管理要求进行封存。2.法律纠纷案件档案，在案件终结且相关法律程序履行完毕后，予以封存。（三）其他需要封存的档案1.因公司结构调整、业务转型等原因，不再使用或不再具有管理意义的档案。2.按照上级主管部门要求或特定工作安排需要封存的档案。三、档案封存的流程（一）档案鉴定1.各部门定期对本部门保管的档案进行清理，初步判断是否符合封存条件。2.档案管理部门组织相关业务部门、法务部门等专业人员组成鉴定小组，对拟封存档案进行全面鉴定。鉴定小组应依据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，综合考量档案的内容、价值、保管期限等因素，确定档案是否具备封存条件。3.对于涉及重要业务、敏感信息或存在争议的档案，鉴定小组应进行专项讨论，必要时可咨询外部专家意见，确保鉴定结果准确、客观。（二）清单编制1.经鉴定符合封存条件的档案，由档案管理部门负责编制档案封存清单。清单应详细记录档案的名称、类别、年度、保管期限、数量等信息，确保清单内容准确无误。2.档案清单编制完成后，应与档案实物进行核对，核对无误后由档案管理人员、鉴定小组成员签字确认。（三）封存包装1.根据档案的性质、数量和保管要求，选择合适的封存包装材料。对于纸质档案，应使用专用的档案盒或档案袋进行封装，并在封口处加盖档案管理部门印章。对于电子档案，应进行数据备份，并存储在符合安全要求的存储介质上，采用加密等技术手段确保数据安全，同时将存储介质装入专用的档案盒或档案袋进行封存。2.在封存包装上应清晰标注档案的名称、类别、年度、保管期限、数量等信息，以便于识别和管理。（四）入库存储1.封存后的档案应及时移交至档案室的专门存储区域进行保管。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存储环境安全可靠。2.档案管理人员应按照档案类别、保管期限等进行分类存放，并建立档案存储索引，便于快速查找和调阅。（五）登记备案1.档案管理部门应对档案封存的全过程进行详细登记，包括档案鉴定时间、清单编制时间、封存包装时间、入库存储时间等信息。2.登记备案信息应定期进行整理和归档，形成档案封存工作台账，以便于查询和统计分析。四、档案封存的保管要求（一）存储环境要求1.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应具备良好的通风条件，防止有害气体积聚对档案造成损害。3.档案室应安装防火、防盗、防虫、防潮、防霉等设施设备，如火灾自动报警系统、监控设备、防虫药品、除湿机等，确保档案存储安全。（二）日常巡查1.档案管理人员应定期对档案室进行巡查，检查档案存储环境是否符合要求，封存档案是否完好无损。2.巡查过程中如发现问题，应及时记录并采取相应措施进行处理。对于一般性问题，如温湿度异常、设备故障等，应及时进行调整和维修；对于严重问题，如档案损坏、丢失、泄露等，应立即向上级报告，并启动应急预案进行处理。（三）定期盘点1.档案管理部门应定期对封存档案进行盘点，确保档案数量与清单一致，档案状态良好。2.盘点周期一般为每年一次，特殊情况下可根据实际需要增加盘点次数。盘点工作应由档案管理人员和相关部门人员共同参与，并形成盘点报告。（四）安全防护措施1.档案室应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应严格遵守门禁制度，妥善保管门禁钥匙或密码。2.对档案室的安全设施设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。如发现安全设施设备存在故障或损坏，应及时进行维修或更换。3.加强对档案管理人员的安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力。档案管理人员应熟悉档案室的安全操作规程，掌握火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急处理方法。五、档案封存的查阅与利用（一）查阅权限1.因工作需要查阅封存档案的，必须经档案管理部门负责人批准，并填写查阅申请表。申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.涉及公司机密、商业秘密等敏感档案的查阅，应严格按照公司保密制度的规定进行审批，必要时需经公司高层领导批准。（二）查阅流程1.查阅申请人提交查阅申请表后，档案管理部门应根据审批意见，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。2.查阅人员只能在指定的查阅区域内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。3.查阅过程中，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用限制1.封存档案的利用应严格遵循档案的原始用途和保密要求，不得用于任何非法或不当目的。2.对于涉及公司核心业务、商业秘密、知识产权等重要档案的利用，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（四）利用记录1.档案管理部门应对档案的查阅与利用情况进行详细记录，包括查阅申请人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、利用方式等信息。2.查阅与利用记录应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案封存的销毁（一）销毁条件1.档案在封存期间，如发现存在严重损坏、变质、失去保存价值等情况，经档案管理部门鉴定小组评估后，可提出销毁申请。2.对于已过保管期限且无继续查阅利用价值的档案，经档案管理部门审核确认后，可按照规定程序进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、类别、年度、数量、销毁原因等信息，并附上档案鉴定小组的鉴定意见。2.销毁申请经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应选择具有资质的销毁机构进行，销毁机构应按照国家相关规定和行业标准，采用安全可靠的销毁方式，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，档案管理部门应安排专人现场监督，并对销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、销毁数量等信息。5.销毁工作完成后，档案管理部门应要求销毁机构出具销毁证明，并将销毁证明与档案销毁申请表、鉴定意见等资料一并归档保存。（三）销毁监督1.公司内部审计部门应对档案销毁工作进行定期监督检查，确保销毁工作符合规定程序和要求。2