国企供应商采购规范制度

PAGE国企供应商采购规范制度一、总则（一）目的为加强本国企采购管理，规范供应商采购行为，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，保障企业利益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本国企各级单位及部门与供应商之间的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购项目。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则对待所有供应商一视同仁，在采购过程中遵循公平竞争、公正评审的原则，不偏袒任何一方。3.诚实守信原则供应商应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报；采购方应信守承诺，履行合同约定。4.效益优先原则在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益，实现企业价值最大化。二、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资质要求具有独立承担民事责任的能力，具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，无重大违法违规记录。具备履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够提供符合质量要求的产品或服务。对于特定行业的供应商，需具备相应的行业资质证书或许可证。2.准入流程供应商提交准入申请，填写《供应商准入申请表》，并提供相关资质证明文件。采购部门对申请材料进行初审，核实供应商基本信息和资质情况。组织相关部门对供应商进行实地考察，评估其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等。考察合格后，将供应商信息录入供应商管理系统，建立供应商档案，并报上级主管部门备案。（二）供应商评价与考核1.评价指标质量指标：包括产品质量合格率、服务质量达标率等。价格指标：采购价格与市场同类产品或服务价格的比较情况。交货期指标：按时交货率、交货延迟天数等。售后服务指标：响应时间、解决问题效率、客户满意度等。信誉指标：是否存在违约行为、商业欺诈等情况。2.评价周期定期评价：每年进行一次全面的供应商评价，根据评价结果调整供应商等级。不定期评价：在采购过程中，如发现供应商出现重大质量问题、交货延迟等情况，及时进行评价。3.考核方式数据统计分析：采购部门收集整理供应商的相关数据，如交货记录、质量检验报告等，进行统计分析。问卷调查：向使用部门、客户等发放调查问卷，了解对供应商产品或服务的满意度。实地考察：定期或不定期对供应商进行实地考察，检查其生产经营状况、质量管理体系等。4.评价结果应用根据评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下优先采购其产品或服务，并给予一定的奖励，如增加采购份额、延长合作期限等。对于良好供应商，继续保持合作关系，加强沟通与管理。对于合格供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，降低其等级或终止合作。对于不合格供应商，立即终止合作，并在一定期限内禁止其再次准入。（三）供应商动态管理1.信息更新供应商应定期向采购部门提供企业基本信息、生产经营状况、产品或服务更新情况等资料，确保信息的及时性和准确性。采购部门及时将供应商信息录入供应商管理系统，并根据实际情况进行更新维护。2.合同执行跟踪在合同执行过程中，采购部门负责跟踪供应商的交货情况、产品质量、售后服务等，及时发现并解决问题。对于出现违约行为的供应商，按照合同约定追究其责任，并记录在供应商档案中。3.供应商淘汰与重新引入对于不再符合合作要求的供应商，及时进行淘汰，并从供应商管理系统中删除其信息。如有新的供应商申请准入，按照供应商准入流程进行审核，符合条件的重新引入。三、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求收集各使用部门根据生产经营计划、项目进度安排等，定期向采购部门提交采购需求计划，明确所需物资、服务的名称、规格、数量、交货时间等。采购部门建立采购需求收集渠道，主动收集市场动态、行业信息等，为采购需求预测提供参考。2.需求分析与预测采购部门对收集到的采购需求进行分析，结合历史采购数据、市场趋势等因素，运用科学的方法进行需求预测。对于重大采购项目，组织相关部门和专家进行论证，确保采购需求的合理性和准确性。（二）采购计划制定1.计划编制原则根据采购需求预测结果，结合企业库存状况、资金预算等因素，合理编制采购计划。采购计划应具有前瞻性和灵活性，能够适应市场变化和企业生产经营的调整。2.计划内容采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、交货时间、采购方式、预算金额等详细信息。根据采购项目的特点和要求，制定相应的采购策略和风险防控措施。3.计划审批采购计划编制完成后，提交采购部门负责人审核，审核通过后报上级主管领导审批。对于重大采购计划，需经企业领导班子集体决策。（三）采购计划执行与调整1.计划执行采购部门按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。在采购过程中，严格按照采购流程和相关规定进行操作，保证采购质量和进度。2.计划调整如因市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划，采购部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。调整申请经原审批部门批准后，方可进行采购计划的调整，并相应修改采购合同等相关文件。四、采购流程管理（一）采购申请1.申请主体各使用部门负责提出采购申请，明确采购项目的具体需求。2.申请内容采购申请应包括采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货时间等详细信息，并附相关说明材料。3.申请审批采购申请提交后，由使用部门负责人进行初审，审核通过后报采购部门。采购部门对采购申请进行复审，重点审核采购需求的合理性、预算的准确性等，复审通过后报上级主管领导审批。（二）采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。采购部门按照相关法律法规和企业规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标等活动。2.邀请招标适用于具有特定资格要求、供应商数量有限的采购项目。采购部门根据项目特点和供应商情况，选择若干家符合条件的供应商发出邀请，组织投标、评标等活动。3.竞争性谈判适用于采购项目技术复杂、时间紧迫、无法事先计算出价格总额的情况。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，按照规定程序进行审批后实施单一来源采购。5.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价，选择成交供应商。（三）采购文件编制1.招标文件编制对于公开招标和邀请招标项目，采购部门负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件的完整性和准确性。2.谈判文件编制对于竞争性谈判项目，采购部门编制谈判文件。谈判文件应明确谈判的程序、规则、技术要求、价格要求等，为谈判提供依据。3.询价文件编制对于询价采购项目，采购部门编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求、报价要求等内容，便于供应商报价。（四）采购评审1.评审组织成立采购评审小组，成员包括采购部门代表、技术专家、财务人员等，人数根据项目规模和复杂程度确定。评审小组负责对供应商的投标文件、报价文件等进行评审，提出评审意见。2.评审标准评审标准应根据采购项目特点和要求制定，包括技术方案、价格、售后服务、信誉等方面。评审标准应明确、具体、客观，确保评审过程的公平公正。3.评审程序评审小组对供应商提交的文件进行初步审查，剔除不符合要求的投标文件或报价文件。对符合要求的文件进行详细评审，按照评审标准进行打分或排序。根据评审结果，推荐成交候选人或确定成交供应商。（五）合同签订1.合同起草采购部门根据评审结果，起草采购合同，明确双方的权利义务、产品或服务规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核采购合同起草完成后，提交法律部门进行审核，重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性等。法律部门提出审核意见，采购部门根据审核意见进行修改完善。3.合同签订采购合同经审核通过后，由企业法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订后的合同应及时归档保存，作为采购活动的重要依据。（六）采购验收1.验收准备采购部门在采购合同约定的交货时间前，通知使用部门做好验收准备工作。使用部门制定验收方案，明确验收标准、验收人员、验收时间等。2.验收实施货物到达后，使用部门按照验收方案组织验收，对货物的数量、规格、质量等进行检查。对于服务采购项目，使用部门根据合同要求对服务质量、服务效果等进行评估验收。3.验收报告验收完成后，验收人员出具验收报告，明确验收结果。验收报告经使用部门负责人签字确认后，报采购部门备案。（七）采购付款1.付款申请供应商按照合同约定提交付款申请，提供发票、验收报告等相关证明材料。采购部门对付款申请进行审核，核实合同执行情况、发票真实性等。2.付款审批采购部门审核通过后，提交财务部门进行付款审批。财务部门根据企业资金状况、预算安排等进行审批，确保付款的合理性和合规性。3.付款执行经审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门定期对采购活动进行风险识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。通过收集采购数据、分析采购流程、关注市场动态等方式，及时发现潜在风险。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研，及时掌握市场价格波动、供求关系变化等信息，合理制定采购计划和采购策略。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时的价格调整方式。2.质量风险应对严格供应商资质审查和产品质量检验，要求供应商提供质量保证文件和样品。在采购合同中明确质量标准和违约责任，加强对采购产品的质量跟踪和验收。3.供应商风险应对建立供应商评价与考核机制，加强对供应商的管理和监督。与重要供应商签订长期合作协议，降低供应商违约风险。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格合同起草、审核、签订、履行等环节的操作。聘请专业律师对合同进行审查，确保合同条款合法合规、明确清晰。5.资金风险应对合理安排采购资金预算，确保资金充足。优化付款方式，根据合同约定和企业资金状况，合理确定付款时间和比例，降低资金占用成本。（三）风险监控与预警1.风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行跟踪检查，及时掌握风险变化情况。收集采购过程中的相关数据，如供应商交货情况、产品质量检验结果、合同执行进度等，进行分析评估。2.预警指标设定根据风险评估结果，设定风险预警指标。当风险指标达到或接近预警值时，及时发出预警信号。3.预警处理采购部门收到预警信号后，立即对风险进行分析评估，采取相应的风险应对措施。对预警处理情况进行记录备案，总结经验教训，不断完善风险防控措施。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。对审计发现的问题提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.