报销不规范相关规定制度

PAGE报销不规范相关规定制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金安全、合理使用，提高工作效率，特制定本规定制度。（二）适用范围本规定适用于公司全体员工在执行公司业务过程中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司经营活动的需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及公司的各项规章制度。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用发生员工在执行公司业务过程中，应按照公司规定和实际业务需求，合理产生各项费用。（二）取得凭证1.员工应取得合法、有效的报销凭证，包括但不限于发票、收据、车票、机票等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、金额等必要内容，并加盖发票专用章。2.对于无法取得发票的特殊情况（如乘坐公共交通工具未取得发票等），应取得其他有效证明文件，如行程单、收据等，并注明费用明细、金额、日期等信息。（三）填写报销单1.员工应按照报销单格式要求，如实填写报销日期、报销部门、姓名、报销事项、金额等内容。报销事项应清晰、准确地描述费用发生的原因和用途。2.对于涉及多个项目或业务的费用，应分别填写报销单或在报销单中详细注明各项目的费用金额。（四）粘贴凭证1.将取得的报销凭证按照费用类别和报销单上的填写顺序，整齐地粘贴在报销单背面。凭证粘贴应牢固、平整，便于审核。2.对于金额较大或数量较多的凭证，可单独装订成册，并在报销单上注明“附[X]页凭证册”。（五）审批流程1.员工将填写完整并粘贴好凭证的报销单提交给部门负责人。部门负责人应根据业务实际情况，对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。2.部门负责人审核通过后，报销单提交给财务部门。财务部门对报销凭证的合规性、金额计算的准确性等进行审核。如发现问题，财务部门应及时与报销员工沟通核实，并要求其补充或更正相关信息。3.财务审核通过后，报销单根据公司审批权限规定，提交给相应级别的领导审批。审批领导应综合考虑公司财务状况、业务需求等因素，对报销事项进行最终审批。（六）报销支付1.经各级领导审批通过的报销单，由财务部门按照公司财务管理制度和资金支付流程进行报销支付。2.对于符合现金支付条件的报销，财务部门将以现金形式支付给报销员工；对于通过银行转账支付的报销，财务部门将在规定时间内将款项转入报销员工指定的银行账户。三、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应与实际业务相符。2.发票上的开票日期应在费用发生日期之后，且发票应在规定的认证期限内进行认证（增值税专用发票）。3.发票上的各项信息应清晰、完整，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时联系开票方重新开具。4.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与开票方名称一致。（二）其他凭证要求1.车票、机票等交通票据应注明出发地、目的地、日期、票价等信息，且与报销行程相符。2.收据应注明收款单位名称、收款日期、金额、收款事由等内容，并加盖收款单位公章或财务专用章。3.对于自制的报销凭证（如差旅费报销明细表等），应注明费用明细、计算依据、制表人等信息，并经相关负责人签字确认。四、各类费用报销规定（一）差旅费报销1.员工因公务出差，应提前填写出差审批表，经部门负责人和相关领导批准后方可出差。出差审批表应注明出差事由、目的地、出发日期、返回日期等信息。2.差旅费报销包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。交通费：员工应选择经济合理的交通方式出行。乘坐飞机应按照公司规定的舱位等级乘坐，特殊情况需乘坐高于规定舱位的，应提前经上级领导批准。乘坐火车、轮船等交通工具，应按照实际票价报销。对于长途客运汽车票，应提供有效票据，如无法取得发票的，可凭行程单报销。住宿费：员工应按照公司规定的住宿标准选择住宿地点。住宿发票应注明住宿日期、房间数量、单价、总价等信息。如因特殊情况超出住宿标准的，应在报销单上注明原因，并经上级领导批准。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。伙食补助费可包干使用，不再报销餐饮发票。市内交通费：根据出差实际情况，按照规定标准报销市内交通费用。如乘坐公共交通工具，应提供有效票据；如因特殊情况乘坐出租车的，应在报销单上注明事由，并经上级领导批准。3.员工应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，并提供出差期间的行程安排、住宿清单等相关证明材料。（二）业务招待费报销1.业务招待费应严格按照公司规定的审批程序进行审批。招待事项应提前填写业务招待费审批表，并注明招待对象、事由、预计金额等信息。2.业务招待费报销应提供合法有效的发票，发票内容应注明招待日期（或期间）、招待对象、招待事由及金额等信息。3.业务招待费应遵循必要性、合理性原则，不得用于与公司业务无关的宴请或娱乐活动。对于超标准、超范围的业务招待费，财务部门有权拒绝报销。（三）办公用品及设备采购报销1.办公用品及设备采购应按照公司采购流程进行。采购前应填写采购申请单，经部门负责人和相关领导批准后，由采购部门统一采购。2.采购完成后，应取得正规发票，并附采购清单。采购清单应注明办公用品或设备的名称、规格、数量、单价、总价等信息。3.办公用品及设备采购报销应在验收合格后及时办理，报销金额应与发票和采购清单一致。对于固定资产采购，应按照公司固定资产管理制度进行入账和管理。（四）通讯费报销1.员工通讯费报销标准按照公司规定执行。员工应提供通讯费发票，发票上的姓名应与报销人一致。2.如果公司实行通讯补贴包干制度，员工应在报销单上注明通讯补贴的计算依据和金额，并按照规定标准进行报销。通讯补贴应计入工资薪金所得，依法缴纳个人所得税。（五）会议费报销1.会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用明细等相关证明材料。会议通知应注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等信息。2.会议费用应按照实际发生金额报销，包括场地租赁费用、餐饮费用、资料印刷费用等。对于会议期间的招待费用，应按照业务招待费的规定进行审批和报销。3.会议费报销应在会议结束后及时办理，报销凭证应真实、合法、有效。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在情况解决后的[X]个工作日内办理报销。（二）差旅费报销员工出差结束后，应在返回公司后的[X]个工作日内办理差旅费报销手续。（三）年度费用报销对于涉及年度结算的费用（如年终奖、年度审计费等），应在规定的结算时间内办理报销手续，具体时间按照公司财务安排执行。六、违规处理（一）报销凭证虚假1.如发现员工提供虚假报销凭证，骗取公司报销款项的，公司将追回已报销款项，并视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。2.对于涉及违法犯罪行为的，公司将依法移交司法机关处理。（二）报销手续不全1.员工报销手续不全，如未按规定填写报销单、未粘贴完整凭证等，财务部门应要求其补充完善。如多次提醒仍未改正的，财务部门有权拒绝受理其报销申请。2.对于因报销手续不全导致报销延误的，责任由员工自行承担。（三）审批流程违规1.员工未按照公司规定的审批流程进行报销，擅自越级审批或未经审批直接报销的，报销申请无效，费用由员工自行承担