加油站台账管理制度规范

PAGE加油站台账管理制度规范一、总则（一）目的为加强加油站台账管理，确保加油站各类业务记录真实、准确、完整、及时，为加油站运营决策、财务管理、税务申报、安全监管等提供可靠依据，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司所属的各加油站，涵盖加油站油品进销存、设备设施管理、安全管理、人员管理、财务管理等各类台账的建立、记录、审核、保管及使用。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应如实反映加油站各项业务活动的实际发生情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则：数据记录应准确无误，计算、统计应符合规定，避免出现差错。3.完整性原则：涵盖加油站运营管理的各个方面，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：按照规定的时间及时记录业务事项，确保信息的时效性。5.规范性原则：严格遵循本制度及相关法律法规、行业标准规定的格式、内容和流程进行台账管理。二、台账分类及内容（一）油品进销存台账1.油品入库台账记录油品供应商名称、供应日期、油品品种、规格、数量、质量检验情况等。详细记载油品运输车辆信息，包括车牌号、司机姓名等。对应油品的采购发票号码、金额等财务信息。2.油品销售台账按日期记录每笔油品销售业务，包括销售时间、客户名称、联系方式、油品品种、规格、数量、销售单价、销售额等。注明收款方式（现金、支票、转账等）及收款金额。3.油品库存台账每日定时盘点记录油品库存数量，区分不同品种、规格分别统计。记录库存油品的存放位置、油罐编号等信息。对油品损耗情况进行详细记录，分析损耗原因，包括正常损耗和非正常损耗的区分及说明。（二）设备设施台账1.加油机台账记录加油机型号、编号、购置日期、启用时间、维修保养记录（包括维修时间、维修内容、维修人员等）。加油机的日常巡检记录，如巡检时间、巡检人员、设备运行状况等。2.储油罐台账储油罐的规格、材质、容积、建造日期、安装位置等基本信息。储油罐的定期检测记录，包括检测时间、检测机构、检测结果等。油罐的防腐、防渗等维护记录。3.其他设备台账如油泵、管线、阀门等设备的台账，记录设备名称、型号、编号、购置及维修情况等。（三）安全管理台账1.安全检查台账详细记录每日、每周、每月及专项安全检查的情况，包括检查时间、检查人员、检查部位、发现的安全隐患及整改情况。对安全隐患进行分类登记，明确整改责任人、整改期限及整改结果。2.安全教育培训台账记录加油站员工安全教育培训计划、培训内容、培训时间、培训讲师、参加培训人员名单等。员工安全考核记录，包括考核时间、考核成绩、补考情况等。3.应急预案及演练台账加油站各类应急预案的制定、修订情况，包括预案名称、修订日期、修订原因等。应急演练记录，如演练时间、演练内容、演练参与人员、演练效果评估等。（四）人员管理台账1.员工基本信息台账记录员工姓名、性别、年龄、身份证号码、入职时间、岗位、联系方式等。员工的学历、技能证书、培训经历等相关信息。2.考勤台账每日记录员工出勤情况，包括上班时间、下班时间、请假事由、请假时间等。统计员工月度、年度考勤情况，计算出勤率、缺勤率等指标。3.绩效考核台账制定员工绩效考核方案，明确考核指标、考核周期、考核标准等。记录员工绩效考核结果，包括各项考核指标得分、综合得分、绩效等级等。（五）财务管理台账1.费用报销台账记录加油站各项费用报销情况，包括报销日期、报销人、费用项目、金额、报销凭证号码等。对费用报销进行分类统计，如办公费用、差旅费、业务招待费等。2.资金收支台账记录加油站每日资金收入和支出情况，包括收入来源（油品销售、其他业务收入等）、支出用途（采购油品、支付员工工资、缴纳税费等）、金额等。定期编制资金收支报表，分析资金流动情况。3.税务台账记录加油站各类税费的申报、缴纳情况，包括税种、申报日期、申报金额、缴纳日期、缴纳金额等。保存税务发票、完税凭证等相关资料，并进行分类归档。三、台账建立与记录（一）台账建立要求1.各类台账应使用统一格式的账本或电子表格，确保记录规范、整齐。2.台账页面应设置清晰的表头，注明台账名称、记录日期、记录内容等必要信息。3.对于电子台账，应定期进行备份，防止数据丢失。（二）记录人员职责1.各岗位员工负责本岗位相关业务台账的记录工作，确保记录及时、准确。2.记录人员应严格按照规定的流程和要求进行记录，不得擅自更改或删除记录内容。3.对于记录过程中发现的问题或疑问，应及时向上级汇报并核实。（三）记录流程1.业务发生时，相关人员应及时收集原始凭证，如发票、收据、验收单等。2.根据原始凭证，按照台账记录格式要求，准确填写各项内容。3.记录完成后，应认真核对记录内容，确保无误后签字确认。四、台账审核（一）审核人员及职责1.加油站站长负责对本站各类台账进行初审，确保台账记录符合实际业务情况，数据准确、完整。2.公司财务部门定期对加油站财务管理台账进行审核，重点审核费用报销、资金收支、税务申报等方面的合规性。3.公司安全管理部门对加油站安全管理台账进行审核，检查安全检查、安全教育培训、应急预案及演练等记录是否符合安全管理要求。（二）审核内容1.数据准确性审核：核对台账记录数据与原始凭证数据是否一致，计算是否正确。2.内容完整性审核：检查台账是否涵盖了规定的所有内容，有无遗漏重要信息。3.合规性审核：审核台账记录是否符合相关法律法规、行业标准及公司内部制度要求。（三）审核周期1.加油站站长应每日对油品进销存台账等重要台账进行初审。2.公司财务部门每月对加油站财务管理台账进行一次全面审核。3.公司安全管理部门每季度对加油站安全管理台账进行审核。（四）审核结果处理1.对于审核中发现的问题，审核人员应及时通知记录人员进行更正或补充。2.记录人员应在规定时间内完成整改，并将整改后的台账再次提交审核。3.对审核中发现的重大问题或违规行为，应及时向上级领导汇报，并按照规定进行处理。五、台账保管（一）保管期限1.油品进销存台账、设备设施台账等与加油站运营密切相关的台账，保管期限为[X]年。2.安全管理台账、人员管理台账等涉及重要管理信息的台账，保管期限为[X]年。3.财务管理台账中的税务台账应按照税务法规要求长期保管，其他财务台账保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质台账应存放在专门的文件柜中，按照类别、时间顺序进行排列，便于查找和翻阅。2.电子台账应存储在服务器或外部存储设备上，并进行加密处理，防止数据泄露。同时，应定期对电子台账进行备份，备份数据应存放在不同的存储介质上，并分别存放于不同地点。（三）保管要求1.台账保管地点应保持干燥、通风，防止台账受潮、发霉、损坏。2.严格限制无关人员接触台账，确需查阅的，应履行相应的审批手续。3.定期对台账进行清查盘点，确保台账的完整性和准确性。如发现台账丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。六、台账使用（一）使用范围1.加油站内部员工根据工作需要，可查阅与自身工作相关的台账信息，如油品销售人员查询销售台账、设备维护人员查阅设备设施台账等。2.公司管理人员可根据管理职责，查阅加油站相关台账，了解加油站运营情况，进行决策分析。3.外部审计、税务、监管等部门因工作需要，在履行合法手续后，可查阅加油站相关台账。（二）使用流程1.加油站内部员工查阅台账，需填写查阅申请表，注明查阅台账名称、查阅原因、查阅时间等，经站长批准后，方可查阅。2.公司管理人员查阅台账，应向加油站下达查阅通知，加油站按照通知要求提供相关台账资料。3.外部部门查阅台账时，应出具正式的查阅函件，并提供相关证明文件，经公司相关部门负责人批准后，由加油站安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）使用要求1.使用人员应爱护台账资料，不得在台账上随意涂改、标记、损坏。2.查阅台账时，应严格按照