检测单位档案室制度规范

PAGE检测单位档案室制度规范一、总则（一）目的为加强检测单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本检测单位档案室的管理工作，包括各类检测报告、技术资料、合同文件、行政文件等档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对本单位各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实完整原则：档案的形成、收集、整理应真实反映检测工作的实际情况，保证档案内容的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置档案室设档案主管1名，档案管理员若干名，分别负责不同类型档案的管理工作。（二）档案主管职责1.负责档案室的全面管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案的收集、整理、归档工作，确保档案的质量。3.指导档案管理员的业务工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。4.负责档案的查阅、借阅审批，协调处理档案利用过程中的问题。5.参与档案的鉴定和销毁工作，提出处理意见。6.负责与上级档案管理部门和其他相关单位的沟通协调。（三）档案管理员职责1.按照档案管理制度的要求，负责各自分管档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。2.对档案进行日常保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。3.负责档案的借阅登记、归还催还等工作，对逾期未还的档案及时向档案主管报告。4.协助档案主管开展档案的查阅工作，提供必要的服务。5.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。6.完成档案主管交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.检测报告：包括各类检测项目的原始记录、检测报告副本等。2.技术资料：如检测标准、规范、操作规程、技术方案等。3.合同文件：检测业务合同、委托协议等。4.行政文件：上级主管部门文件、本单位内部文件等。5.其他相关资料：如资质证书、人员培训记录、仪器设备档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案室。2.文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.电子文件应按照规定格式存储，并与纸质文件同步归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为检测业务类、技术资料类、合同类、行政类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档（一）归档时间1.检测报告在出具后[X]个工作日内归档。2.技术资料、合同文件等在办结后[X]个工作日内归档。3.行政文件在收到或印发后[X]个工作日内归档。（二）归档程序1.档案管理员对收集到的档案进行初步整理，核对文件材料的完整性和准确性。2.按照分类编号要求，对档案进行分类、编号、编目。3.将整理好的档案移交档案室，办理交接手续。（三）归档质量要求1.归档的档案应符合整理原则和方法的要求。2.档案目录应清晰、准确，便于查找和利用。3.电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。五、档案的保管（一）保管场所档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，防止灰尘、虫害等对档案的损害。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本单位内部人员因工作需要可查阅相关档案。（二）查阅手续1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.将申请表提交档案主管审批，档案主管根据查阅目的和档案的保密级别进行审批。3.经审批同意后，查阅人员到档案室查阅档案，档案管理员应在现场提供必要的服务。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅档案的，仅限于本单位内部人员，且必须经档案主管批准。（四）借阅手续1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容。2.将申请表提交档案主管审批，档案主管根据借阅情况进行审批，并确定借阅期限。3.经审批同意后，借阅人员到档案室办理借阅手续，领取档案。借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（五）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅和借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、勾画、污损、拆散等。3.查阅和借阅人员应严格遵守档案的保密规定，不得泄露档案内容。4.档案管理员应对查阅和借阅情况进行登记，记录查阅和借阅人员的姓名、时间、档案名称等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案主管、档案管理员和相关业务部门人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有保存价值但内容重复、资料不全的档案，可进行适当的整理和剔除。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查核对，确定需要鉴定的档案范围。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案主管根据鉴定小组的意见，对档案的存毁作出决定。（四）销毁程序1.对决定销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等内容。2.将《档案销毁清册》提交档案主管审批，经批准后进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，并确保销毁彻底。4.档案销毁过程应有专人监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（五）销毁记录档案销毁记录应长期保存，包括《档案销毁清册》、审批文件、销毁过程记录等。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.电子文件形成部门应按照规定的格式和要求，对电子文件进行收集和整理。2.电子文件应与纸质文件同步归档，确保内容一致。3.对电子档案进行分类、编号、编目，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行备份存储。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.电子档案的存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止电子档案的损坏和丢失。（三）电子档案的查阅与利用1.本单位内部人员因工作需要可查阅电子档案，查阅人员应通过档案管理系统进行查阅。2.查阅电子档案应遵守档案的保密规定，不得泄露电子档案内容。3.对电子档案进行复制、下载等操作应经档案主管批准，并进行登记。（四）电子档案的安