财务小型设备管理制度规范

PAGE财务小型设备管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司财务小型设备的管理，确保设备的安全、完整和正常使用，提高设备使用效益，保障公司财务工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有用于财务工作的小型设备，包括但不限于计算机、打印机、复印机、碎纸机、装订机、验钞机等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司对财务小型设备实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。2.归口管理原则：财务部门负责财务小型设备的归口管理，明确专人负责设备的日常管理和维护。3.谁使用谁负责原则：设备使用人对所使用设备的安全、完整和正常使用负责。二、设备采购与验收（一）采购计划1.各部门根据工作需要，结合现有设备状况，每年年底前提出下一年度财务小型设备采购计划，报财务部门审核。2.财务部门根据公司整体预算和各部门采购计划，综合平衡后编制公司年度财务小型设备采购预算，报公司领导审批。（二）采购实施1.采购预算经批准后，由采购部门按照公司采购管理规定组织实施采购。2.采购过程中，采购人员应充分了解市场行情，选择质量可靠、性能稳定、价格合理的设备，并与供应商签订详细的采购合同，明确设备规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。（三）验收1.设备到货后，采购部门应及时通知财务部门、使用部门共同进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准，对设备的规格、型号、数量、外观、性能等进行逐一检查，确保设备符合要求。3.验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收报告应包括设备名称、型号、规格、数量、供应商、采购合同编号、验收情况等内容。4.对验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货。如因特殊原因无法更换或退货的，应经公司领导批准后，按照相关规定进行处理。三、设备登记与档案管理（一）设备登记1.财务部门负责建立财务小型设备台账，对每台设备进行详细登记。台账应包括设备名称、型号、规格、购置日期、购置价格、使用部门、使用人、设备编号、设备状态等信息。2.设备登记信息应及时更新，确保台账信息的准确性和完整性。（二）档案管理1.财务部门应建立财务小型设备档案，对设备的采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录、保养记录等资料进行归档管理。2.设备档案应按照类别和时间顺序进行编号，便于查询和管理。3.设备档案管理人员应定期对档案进行整理和检查，确保档案资料的安全和完整。四、设备使用与维护（一）使用管理1.设备使用人应严格按照设备操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置和程序。2.设备使用人应定期对设备进行清洁和保养，保持设备的良好运行状态。3.设备使用人在使用设备过程中发现问题，应及时报告财务部门或相关维修人员，不得擅自拆卸或维修设备。（二）维护管理1.财务部门应制定财务小型设备维护计划，定期对设备进行维护和保养。维护计划应包括维护内容、维护时间、维护人员等信息。2.设备维护人员应按照维护计划对设备进行维护和保养，确保设备的性能和安全性。维护工作应做好记录，包括维护时间、维护内容、更换部件等信息。3.对于设备出现的故障，维修人员应及时进行维修，尽快恢复设备正常运行。维修工作结束后，维修人员应填写维修记录，详细记录故障原因、维修过程和维修结果。4.财务部门应定期对设备维护情况进行检查和评估，总结经验教训，不断完善设备维护管理工作。五、设备调拨与报废（一）设备调拨1.因工作需要，设备在公司内部不同部门之间调拨时，由调出部门填写设备调拨申请单，经财务部门审核后，报公司领导批准。2.设备调拨申请单应包括设备名称、型号、规格、设备编号、调出部门、调入部门、调拨原因等信息。3.设备调拨后，财务部门应及时更新设备台账和档案信息，确保设备管理的准确性。（二）设备报废1.设备符合下列条件之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法满足工作需要的；因技术进步，现有设备已被淘汰，且无使用价值的；设备因损坏严重，无法修复或修复成本过高的；其他原因导致设备无法正常使用的。2.设备报废由使用部门提出申请，填写设备报废申请单，详细说明设备报废原因、设备状况等情况，并附设备照片。3.设备报废申请单经财务部门审核后，报公司领导批准。4.设备报废后，财务部门应及时在设备台账中进行注销，并将设备档案资料进行归档保存。5.对于报废设备的处置，应按照公司资产管理规定进行，确保资产的安全和完整。六、设备盘点与清查（一）盘点计划1.财务部门应定期组织财务小型设备盘点工作，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点前，财务部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对设备进行逐一清查，核对设备台账与实物是否相符。2.盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表，详细说明设备名称、型号、规格、设备编号、盘盈盘亏数量、原因等情况。3.盘盈盘亏报告表经财务部门审核后，报公司领导批准。（三）清查结果处理1.对于盘盈的设备，应及时登记入账，并按照规定进行管理。2.对于盘亏的设备，应查明原因，分清责任，按照规定进行处理。属于责任人责任的，应追究责任人的责任；属于自然灾害等不可抗力原因造成的，应按照相关规定进行处理。3.财务部门应根据清查结果，及时调整设备台账和档案信息，确保设备管理的准确性。七、设备安全与保密管理（一）安全管理1.设备使用人应妥善保管设备，防止设备被盗、丢失或损坏。2.设备使用人离开工作岗位时，应关闭设备电源，妥善保管设备钥匙和相关资料。3.财务部门应加强对设备存放场所的安全管理，配备必要的安全设施，如防盗门、防盗窗、监控设备等，确保设备安全。（二）保密管理1.设备使用人应严格遵守公司保密制度，不得擅自将财务数据和信息泄露给无关人员。2.设备存储的财务数据和信息应进行加密处理，防止数据泄露和被篡改。3.设备维修和保养时，维修人员应签订保密协议，确保维修过程中财务数据和信息的安全。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对财务小型设备管理情况进行监督检查，检查内容包括设备采购、验收、登记、使用、维护、调拨、报废等环节。2.监督检查人员应认真履行职责，如实记录检查情况，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.财务部门应建立财务小型设备管理考核评价制度，对设备使用部门和使用人进行考核评价。考核评价内容包括设备管理工作质量、设备使用效益、设备维