公司打印机使用规范制度

PAGE公司打印机使用规范制度一、总则1.目的为了规范公司打印机的使用，确保打印机的正常运行，提高工作效率，节约办公资源，特制定本使用规范制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则按需使用原则：员工应根据工作实际需求使用打印机，避免不必要的打印浪费。节约环保原则：倡导双面打印、复印，减少纸张消耗；合理设置打印参数，降低能耗。安全规范原则：严格遵守操作规程，确保打印机的安全使用，防止发生故障和安全事故。二、打印机管理职责1.行政部门负责公司打印机的选型、采购、安装调试及日常维护管理。制定打印机使用规范制度，并监督执行。定期检查打印机的使用情况，统计打印量，分析打印成本，提出优化建议。2.各部门负责人负责本部门员工打印机使用的培训和指导，确保员工熟悉并遵守使用规范。监督本部门员工的打印机使用情况，对违规行为进行纠正和处理。3.员工严格遵守打印机使用规范制度，爱护打印机设备。按照正确的操作流程使用打印机，发现问题及时向行政部门报告。节约使用打印纸张和耗材，积极参与环保办公。三、打印机使用规范1.打印申请员工因工作需要打印文件、资料等，应提前在办公系统中填写打印申请，注明打印内容、份数、是否双面打印等信息，并提交部门负责人审批。紧急情况下可先口头向部门负责人说明情况，经同意后进行打印，但事后需及时补办打印申请手续。2.打印操作打印前请仔细核对打印内容，确保无误后再进行打印。根据实际需求选择合适的纸张规格和打印质量，避免不必要的高规格打印。如需双面打印，请在打印设置中选择双面打印选项，并确保纸张放置正确。打印完成后，请及时取走文件，整理好打印机周围的纸张和杂物，保持打印机整洁。3.复印操作复印文件时，请先整理好原始文件，确保顺序正确，避免漏印或错印。如需双面复印，请在复印设置中选择双面复印选项，并注意纸张的翻面方向。复印完成后，请及时清理复印机内的纸屑和杂物，保持复印机正常运行。4.扫描操作扫描文件时，请确保文件平整放置在扫描台上，避免出现褶皱或遮挡。根据扫描需求设置扫描分辨率、文件格式等参数，确保扫描文件清晰可读。扫描完成后，请及时将扫描文件保存到指定的文件夹或共享空间，并通知相关人员。5.打印机共享如需共享打印机，请在办公系统中进行共享设置，并告知共享人员使用方法和注意事项。共享打印机的员工应妥善保管打印机密码，不得随意泄露给他人。共享使用打印机时，应遵循先来后到的原则，避免出现争抢使用的情况。四、打印机维护与保养1.定期清洁行政部门应定期安排专人对打印机进行清洁，包括外壳擦拭、进纸通道清理、硒鼓或墨盒清洁等。员工在使用过程中如发现打印机表面有污渍或灰尘，应及时清理，保持打印机外观整洁。2.耗材更换打印机耗材（如硒鼓、墨盒、纸张等）的更换应按照打印机使用说明书的要求进行操作。行政部门应建立耗材库存管理制度，定期统计耗材使用情况，及时采购补充，确保打印机正常使用。员工发现打印机耗材用尽时，应及时向行政部门报告，由行政部门统一安排更换。3.故障报修员工在使用打印机过程中如发现故障，应立即停止使用，并及时向行政部门报告。行政部门接到故障报告后，应详细记录故障现象，及时安排维修人员进行维修。在维修期间，如因工作需要急需使用打印机，行政部门应协调其他可用打印机或提供临时解决方案。五、打印机使用安全注意事项1.电源安全打印机应使用规定的电源插座，避免使用多用途插座或与大功率电器共用插座，防止过载引发火灾。在插拔打印机电源线时，应确保打印机处于关机状态，避免带电插拔造成设备损坏或触电事故。2.操作安全严禁非专业人员擅自拆卸打印机设备，以免发生触电、短路等安全事故。在打印机运行过程中，不得触摸打印机的进纸口、出纸口、硒鼓或墨盒等部位，防止受伤。如遇卡纸等故障，应先关闭打印机电源，再小心取出卡纸，避免强行拉扯纸张造成打印机损坏。3.防火安全打印机应放置在通风良好、干燥的地方，远离易燃、易爆物品，防止发生火灾。打印机使用完毕后，应及时关闭电源，避免长时间待机造成设备过热引发火灾。六、违规处理1.对于违反打印机使用规范制度的行为，行政部门将视情节轻重给予相应的处理：首次违规且情节较轻的，给予口头警告，并责令立即改正。多次违规或情节严重的，将在公司内部进行通报批评，并根据公司相关规定给予相应的经济处罚。因违规行为导致打印机设备损坏的，责任人应照价赔偿。2.员工如对违规处理结果有异议，可在接到处理通知后的[X]个工作日内，向行政部门提出申诉，行政部门将进行调查核实，并给予答