大润发进货查验制度规范

PAGE大润发进货查验制度规范一、总则1.目的为加强大润发商品质量管理，确保所采购的商品符合国家法律法规、行业标准以及消费者的安全需求，保障消费者权益，特制定本进货查验制度规范。2.适用范围本制度适用于大润发所有门店及相关采购部门，涵盖从各类供应商采购的食品、非食品、生鲜商品等各类商品的进货查验工作。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规、食品安全标准、产品质量标准等相关规定进行进货查验。全面覆盖原则：对所有采购商品进行全面、细致的查验，确保商品质量无遗漏。责任追溯原则：明确各环节责任，确保在发现问题时能够迅速追溯到源头，采取有效措施。二、进货查验职责分工1.采购部门负责筛选、评估和选择合格的供应商，建立供应商档案。向供应商索取并审核相关资质证明文件，确保供应商具备合法经营资格。在采购合同中明确商品质量要求、验收标准、退换货条件等条款。负责与供应商沟通协调进货事宜，确保按时、按质、按量到货。2.验收部门依据本制度及相关标准对到货商品进行逐批验收。检查商品的外观、包装、标识、数量、规格等是否符合要求。对食品类商品进行感官检验、索证索票、查验检验检疫证明等。填写验收记录，对验收合格的商品予以签收，对不合格商品及时报告并处理。3.质量管理部门负责监督进货查验制度的执行情况，定期对验收工作进行检查和评估。对验收过程中发现的重大质量问题进行调查、分析，并提出处理意见。收集、整理、分析商品质量信息，为采购决策和质量管理提供依据。4.门店运营部门配合采购部门和验收部门做好商品到货的接收工作。对验收合格的商品及时上架陈列销售，对不合格商品协助处理。收集消费者对商品质量的反馈信息，及时反馈给相关部门。三、供应商管理与资质审核1.供应商筛选与评估采购部门应制定供应商筛选标准，包括供应商的生产经营资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。定期对供应商进行评估，建立供应商评估档案，记录评估结果。对于评估不合格的供应商，应及时停止合作。2.资质证明文件索取采购部门在与供应商签订采购合同前，应要求供应商提供以下资质证明文件：营业执照副本复印件，确保供应商具有合法经营资格。生产许可证（适用于生产企业）、食品经营许可证（适用于流通企业）等相关许可证复印件。产品质量检验报告，证明所供商品符合质量标准。进口商品的报关单、检验检疫证明等相关文件。其他法律法规要求提供的证明文件。资质证明文件应加盖供应商公章，并确保其真实、有效、完整。3.供应商档案建立与更新采购部门应建立供应商档案，详细记录供应商的基本信息、资质证明文件、合作历史及交易记录等。定期对供应商档案进行更新，确保档案信息的及时性和准确性。对于供应商的重大变更事项，如经营范围变更、法定代表人变更等，应及时进行审核和记录。四、进货查验流程1.到货通知与准备采购部门在商品到货前，应提前通知验收部门及相关门店运营部门做好接收准备工作。验收部门应安排具备相应资质和经验的验收人员进行验收，并准备好必要的验收工具和场地。2.外观与包装检查验收人员首先对到货商品的外观、包装进行检查，查看是否有破损、变形、污染、标识不清等问题。检查商品包装上的生产日期、保质期、储存条件、产品标准号、生产厂家等信息是否清晰、完整，与所索取的资质证明文件一致。3.数量与规格核对按照采购合同及送货单核对商品的数量、规格是否相符。对于数量较大的商品，可采用抽检的方式进行核对，但抽检比例应符合相关规定或行业惯例。4.质量检验（食品类）对于食品类商品，验收人员应进行感官检验，检查食品的色泽、气味、滋味、形态等是否正常。索取食品的检验检疫证明、合格证明文件等，检查其是否有效、与所购食品相符。对于需要进行实验室检测的食品类别，应按照规定抽取样品送有资质的检测机构进行检测，检测合格后方可验收。5.质量检验（非食品类）对于非食品类商品，根据商品的特性和相关标准进行质量检验。对于电器类商品，检查其是否具备强制认证标志（如3C认证），并进行通电测试等功能检验。对于服装类商品，检查其面料成分、做工、尺寸规格等是否符合要求。其他非食品类商品按照相应的行业标准或产品说明书进行检验。6.验收记录填写验收人员应如实填写验收记录，记录内容包括商品名称、规格、数量、生产日期、保质期、供应商名称、验收日期、验收结果等。验收记录应字迹清晰、内容完整，并由验收人员签字确认。验收记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规要求。7.验收结果处理验收合格的商品，验收人员应予以签收，并通知门店运营部门及时上架陈列销售。验收不合格的商品，验收人员应立即填写《不合格商品报告》，详细说明不合格原因及处理建议。报告应及时提交给质量管理部门和采购部门。采购部门应与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。对于因质量问题给大润发造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。质量管理部门应对不合格商品进行跟踪处理，监督采购部门与供应商的沟通协调情况，确保问题得到妥善解决。同时，对不合格商品的处理情况进行记录和分析，总结经验教训，完善进货查验制度。五、索证索票管理1.索证索票要求采购部门在采购商品时，应向供应商索取与商品质量相关的证明文件和票据，确保所购商品来源合法、质量可靠。索证索票的内容应包括但不限于供应商营业执照副本复印件、生产许可证、食品经营许可证、产品质量检验报告、进口商品报关单、检验检疫证明、销售发票等。索证索票的文件和票据应加盖供应商公章，并确保其真实、有效、完整。2.索证索票流程在采购合同签订前，采购人员应明确向供应商提出索证索票要求，并将其作为合同条款的一部分。供应商应在发货时随货提供相关证明文件和票据，采购人员在接收货物时进行核对签收。采购部门应建立索证索票档案，对所索取的证明文件和票据进行分类整理、归档保存。索证索票档案应按照商品类别、供应商名称等进行索引，便于查询和管理。3.索证索票期限与保管索证索票的证明文件和票据应妥善保管，保管期限应符合相关法律法规要求。一般情况下，食品类商品的索证索票资料应保存至商品保质期届满后1年；其他商品的索证索票资料应保存至交易结束后2年。在保管期限内，应确保索证索票资料的完整性和可追溯性，便于在需要时进行查阅和核对。六、进货查验记录与档案管理1.进货查验记录要求验收人员应按照本制度规定，对每一批次到货商品进行详细的进货查验记录。记录应真实、准确、完整，不得漏记、错记。进货查验记录应包括商品名称、规格、数量、生产日期、保质期、供应商名称、验收日期、验收结果、不合格原因及处理情况等内容。进货查验记录应采用纸质或电子文档形式保存，保存期限应符合相关法律法规要求。2.进货查验档案建立质量管理部门应建立进货查验档案，将进货查验记录、索证索票资料、供应商档案等相关文件资料进行集中管理。进货查验档案应按照商品类别、供应商名称等进行分类整理，建立索引目录，便于查询和检索。定期对进货查验档案进行审核和更新，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案查阅与使用公司内部人员因工作需要查阅进货查验档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。进货查验档案仅供公司内部使用，未经公司书面同意，不得向任何第三方提供或泄露档案信息。七、培训与监督1.培训人力资源部门应定期组织进货查验制度规范的培训，提高采购人员、验收人员、质量管理部门人员等相关岗位人员的业务水平和责任意识。培训内容应包括国家法律法规、行业标准、进货查验流程、索证索票要求、验收记录填写等方面。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。培训结束后，应对培训人员进行考核，考核结果与绩效挂钩。2.监督检查质量管理部门应定期对进货查验制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。监督检查内容包括供应商资质审核情况、进货查验流程执行情况、索证索票管理情况、验收记录填写情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，质量管理部门应进行复查，确