信访接待工作流程及会议纪要模板

信访接待工作流程及会议纪要模板信访工作是党和政府联系群众的桥梁、倾听群众呼声的窗口、体察群众疾苦的重要途径，规范的接待流程与详实的会议纪要既是化解矛盾的关键抓手，也是夯实基层治理的重要支撑。以下从实务角度梳理接待全流程，并提供可直接复用的会议纪要模板，供一线工作者参考。一、信访接待工作全流程解析（一）前期准备阶段接待前需完成三项核心工作：其一，场地与物资筹备，确保接待室环境安静、私密，配备录音设备（经当事人同意后使用）、纸笔、信访登记表、法律法规及政策文件汇编；其二，人员分工，明确主接人（负责沟通记录）、协办人（提供政策支持、联系职能部门）、记录员（同步整理会议纪要素材）的职责；其三，信息预研，若信访人曾提交材料或有历史信访记录，需提前查阅档案，梳理矛盾焦点与前期处置情况，做到“心中有数”。（二）接待受理阶段1.登记与引导：信访人到达后，由引导人员核对身份信息（仅需姓名、住址等基础信息，严禁索要身份证号等敏感内容），填写《信访事项登记表》，简要说明诉求类型（如劳动纠纷、邻里矛盾、政策咨询等）。2.倾听与记录：主接人以“共情式沟通”开场（如“您的诉求我们会认真对待，请详细说明情况”），引导信访人按“事件背景-诉求内容-期望结果”的逻辑陈述，过程中避免打断，同步记录关键信息（时间、地点、涉及主体、矛盾焦点、证据线索等），必要时用录音辅助（需当场告知并取得同意）。3.初步研判：接待结束后，主接人、协办人当场对诉求进行初步分类：①政策咨询类（可当场答复的，需援引具体条款解释）；②需转办类（涉及其他部门职责的，明确转办方向）；③复杂矛盾类（需召开专题会议研究的，启动后续流程）。（三）分类处置阶段即时答复类：对政策清晰、事实明确的诉求，由协办人依据《信访工作条例》及相关法规，当场出具《信访事项答复意见书（简易版）》，说明政策依据、处理结论，由信访人签字确认（若有异议，需记录异议点并告知复核渠道）。转办督办类：对需其他部门办理的事项，填写《信访事项转办单》，注明“主办单位”“协办单位”“办理时限”（一般不超过30日，复杂事项可延长至60日），经分管领导签批后，通过书面或线上平台转办，同步告知信访人“转办进度可通过XX渠道查询”。专题研究类：对涉及多部门、历史遗留或重大矛盾的信访件，2个工作日内组织专题会议（参会人员含相关职能部门、法律顾问、属地负责人等），会议核心任务是“厘清责任、明确方案、确定时限”。二、信访专题会议纪要模板（附填写说明）信访专题会议纪要会议时间：202X年X月X日X时-X时会议地点：XX单位X楼会议室参会人员：XX部门负责人、法律顾问XXX、信访人代表XXX（可选）、记录员XXX（一）信访事项概述（简明扼要描述诉求：如“信访人张XX反映，其居住的XX小区2号楼电梯故障超15日未修复，多次向物业、住建部门反映未解决，要求明确责任主体并限期整改”）（二）讨论决议1.责任认定：住建部门（XX科）牵头核查电梯维保合同履行情况，物业企业（XX公司）提供近半年维保记录；属地街道（XX街道）同步排查小区其他电梯安全隐患。2.处置方案：①住建部门3日内出具《电梯安全整改通知书》，责令物业7日内完成故障修复；②街道联合社区成立“电梯安全监督小组”，每周公示整改进度；③法律顾问提供“物业履职合规性”法律意见。3.风险预判：若物业逾期未整改，住建部门启动行政处罚程序，街道同步协调“应急维修资金”垫付维修费用。（三）责任分工与时限责任主体具体任务完成时限督办人----------------------------------------------------------住建XX科核查维保记录、发整改通知3日王XXXX物业修复电梯、公示进度7日李XXXX街道隐患排查、协调资金长期跟踪赵XX（四）督办要求1.责任单位每日17:00前向信访办报送进度（格式：“今日工作：XX；明日计划：XX；存在困难：XX”）；2.信访办于第5日、第10日分别开展现场督办，形成《督办简报》报分管领导；3.整改完成后，由住建部门组织“业主代表+法律顾问”验收，验收通过后3日内向信访人出具《信访事项处理意见书》。（五）附件1.《电梯维保合同》（复印件）；2.前期信访材料（共3页）；3.法律顾问法律意见书（待出具）。三、工作提质增效要点1.流程闭环：所有信访事项需做到“受理-处置-反馈-归档”全闭环，归档材料包括登记表、会议纪要、答复意见书、督办记录等，保存期限不少于5年（重大事项永久保存）。2.群众感知：无论诉求是否合理，均需以“尊重+专业”的态度回应，避免使用“你不懂政策”“回去等通知”等生硬表述，可通过“我们会在X日内给您明确答复”“您的诉求已纳入督办清单”等话术稳定情绪。3.风险防控：对可能引发群体事件或舆论关注的信访件，需提前制定《舆情应对预案》，同步向属地党委政府报告，