企业车辆加油与使用管理办法

企业车辆加油与使用管理办法一、管理目的为规范企业公务车辆的使用与加油管理，提升车辆使用效率、降低运营成本，同时保障行车安全与费用合规，结合企业实际运营需求，制定本办法。二、适用范围本办法适用于企业所属的所有公务车辆（含行政办公、业务拓展、后勤保障等用途车辆），以及驾驶上述车辆的专职驾驶员、临时借调驾驶员及其他经审批使用车辆的人员。三、管理职责（一）行政部（或综合管理部）作为车辆管理的统筹部门，负责制定车辆调度计划、审核用车申请；牵头办理加油卡的申领、充值、挂失及注销等手续；定期核查车辆加油记录与行驶里程的匹配性；组织车辆的日常维护、保养及年检工作；对驾驶员的用车行为进行监督与培训。（二）财务部负责加油卡充值资金的预算与拨付，审核车辆相关费用（加油费、过路费、维修费等）的报销凭证；定期统计车辆运营成本，分析油耗合理性，为成本优化提供数据支持；配合行政部开展费用合规性检查。（三）车辆使用部门提出用车需求，按流程申请并合理使用车辆；督促驾驶员遵守交通法规与本办法规定，做好车辆日常清洁、检查（如胎压、机油、电量等），发现故障及时报修；对车辆使用过程中的异常情况（如油耗突增、加油异常）及时反馈至行政部。四、车辆使用管理（一）使用申请与调度1.用车申请：因公务需要使用车辆时，使用人需提前填写《用车申请单》，注明用车事由、起止地点、预计行程时长及随行人员等信息，经部门负责人审批后提交行政部。紧急公务可先电话申请，事后24小时内补填申请单。2.调度原则：行政部根据用车需求的紧急程度、任务优先级及车辆在位情况统筹调度，优先保障重要业务、应急事务及多人同行的集体出行，避免车辆空驶或重复派车。同一区域内的公务出行，鼓励拼车使用。（二）驾驶与安全规范1.驾驶员须持有效驾驶证，且准驾车型与所驾车辆相符；严禁无证驾驶、酒后驾驶或疲劳驾驶，行驶过程中须严格遵守交通法规，确保行车安全。2.车辆使用完毕后，驾驶员须将车辆停放在企业指定的停车场或安全区域，若因特殊情况需异地停放，须提前向行政部报备并确保车辆防盗、防火等安全措施到位。3.严禁将公务车辆用于私人事务（特殊情况经总经理审批除外），不得将车辆交由无关人员驾驶，违者按私用处理。（三）维护与保养1.驾驶员须每日检查车辆外观、轮胎、刹车、灯光、油液（或电量）等关键部位，发现故障或异常须立即报修，严禁“带病出车”。2.车辆须按厂家要求或行政部规定的周期进行保养，保养项目及费用需经行政部审核后实施，保养后须留存记录备查。五、加油管理（一）加油卡管理企业为每辆公务车辆统一办理实名加油卡，由车辆专职驾驶员或指定管理员负责保管。加油卡密码由行政部统一设置并备案，驾驶员须妥善保管卡片，不得转借他人、用于非公务车辆加油或泄露密码。若加油卡遗失，须立即向行政部报备并办理挂失、补办手续。（二）加油规范1.定点加油：原则上要求车辆在企业指定的加油站加油（可结合油价、服务质量选定合作加油站），特殊情况（如长途出差、加油站故障）需在非定点加油站加油的，须事后3个工作日内提交情况说明，经行政部确认后纳入费用核算。2.加油量与里程匹配：加油时须确保车辆里程表数据真实有效，单次加油量应与车辆剩余油量、预计行驶里程相匹配（如满油状态下原则上不再加油）。行政部定期核对加油记录与车辆行驶里程，若出现“短程高耗”“无里程加油”等异常，将追溯核查。3.禁止套现与私用：严禁利用加油卡套取现金、购买非油商品或为私人车辆加油，一经发现，将严肃追究相关人员责任。（三）加油记录与核对驾驶员每次加油后，须在《车辆加油登记表》上登记加油时间、加油站名称、加油金额（或升数）、当前里程数，并签字确认。行政部每月汇总所有车辆的加油记录，结合行驶里程、油耗标准（按车型核定）进行分析，对异常数据及时排查原因。六、费用管理（一）油费报销1.加油费以加油卡充值记录及《车辆加油登记表》为主要报销依据，原则上不单独报销现金加油费用（特殊情况除外）。2.财务部每月根据加油卡充值金额、加油记录及车辆行驶里程，审核油费支出的合理性，对超标准油耗的情况，要求相关部门或驾驶员说明原因，无合理解释的不予报销超额部分。（二）其他费用车辆使用过程中产生的过路费、停车费、维修费等，须凭正规发票报销，发票上须注明车辆牌号、费用事由，经部门负责人、行政部及财务部审核后，按企业报销流程办理。（三）成本控制行政部每季度统计各车辆的运营成本（含油费、维修费、过路费等），分析油耗偏高的原因（如驾驶习惯、车辆故障、路线规划等），提出优化建议（如调整调度方式、开展节油培训、更换高油耗车辆等），报总经理审批后实施。七、监督与考核（一）监督检查行政部联合财务部每季度开展车辆使用与加油管理专项检查，核对加油记录、行驶里程、费用报销凭证的一致性，抽查车辆保养记录、停放情况等。对检查中发现的问题，责令相关责任人限期整改，并跟踪整改结果。（二）考核与奖惩1.奖励：对严格遵守本办法、年度油耗低于标准值且无违规记录的驾驶员或部门，给予一定的物质奖励或绩效加分；对提出有效节油建议、优化车辆调度方案的人员，按节约成本的一定比例予以奖励。2.处罚：对违规使用车辆（如私用、转借）、虚报费用、加油卡私用等行为，视情节轻重给予警告、扣发绩效工资、停驾培训直至解除劳