2026年档案数字化咨询协议

2026年档案数字化咨询协议鉴于委托方（以下简称“甲方”）因业务发展需要，拟对现有档案进行数字化管理，并希望借助咨询方（以下简称“乙方”）的专业能力提供咨询服务，甲乙双方根据《中华人民共和国民法典》及其他有关法律法规的规定，本着平等互利、协商一致的原则，就档案数字化咨询服务事宜，达成如下协议：第一条服务背景与目的甲方拥有一定数量的档案资料，为实现档案管理的现代化、规范化，提高档案利用效率和信息安全性，拟进行档案数字化工作。甲方委托乙方提供专业的咨询服务，协助甲方制定科学合理的档案数字化方案，指导档案数字化实施过程，并解决相关问题和风险。乙方接受委托，同意按照本协议约定向甲方提供档案数字化咨询服务。第二条咨询服务范围与内容乙方提供的咨询服务包括但不限于以下方面：2.1档案现状调研与评估：乙方将对甲方档案的物理状况、数量、类型、保管环境、现有管理流程、数字化基础条件等进行实地调研和资料分析，评估甲方档案数字化工作的现状、需求及潜在难点，并在调研结束后[___]个工作日内向甲方提交《档案现状调研与评估报告》。2.2档案数字化方案设计：基于调研评估结果，乙方将设计符合甲方实际需求的档案数字化总体方案，内容涵盖：a)档案数字化目标和原则；b)档案分类与整理方案建议；c)档案数字化技术路线与设备选型建议；d)档案数字化工作流程与质量控制标准建议；e)档案数字化信息安全保障措施建议；f)档案数字化成果存储、管理与应用方案建议。乙方应在收到甲方调研资料后[___]个工作日内，向甲方提交《档案数字化方案设计报告》。2.3档案数字化实施过程指导与监督：乙方将在甲方档案数字化项目实施过程中，根据双方约定的方案，提供以下指导与监督服务：a)对档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、元数据标引等关键环节进行现场指导；b)协助甲方建立和完善数字化过程的质量控制点；c)对数字化过程中出现的技术问题或管理问题提供解决方案建议；d)定期向甲方汇报指导情况和工作进展。此项服务通常在甲方项目启动后持续至项目关键节点完成。2.4档案数字化相关标准与规范咨询：乙方将为甲方提供国家、行业及地方关于档案数字化相关标准与规范的解读和应用咨询服务，协助甲方确保数字化工作符合规定要求。2.5数字化系统选型建议（如适用）：若甲方需要采购数字化相关软硬件系统，乙方可根据甲方的需求和预算，提供市场主流系统供应商及产品信息，进行功能、性能、成本等方面的比较分析，提出选型建议，并协助甲方进行系统演示或测试验证。2.6档案数字化人员培训：乙方将为甲方指定数量的相关工作人员提供档案数字化基础知识、操作技能、管理制度等方面的培训，培训方式可为现场授课、在线教学或结合两种方式，具体内容、时长和方式由双方另行协商确定。乙方应在[___]内完成初步培训。2.7档案数字化成果验收支持：乙方将协助甲方制定数字化成果验收标准，并在甲方组织验收时，就数字化成果的质量、完整性、安全性等方面提供专业意见和解释说明，支持甲方顺利完成验收工作。第三条双方权利与义务3.1甲方的权利与义务：a)有权要求乙方按照本协议约定的范围和内容提供专业、及时的咨询服务；b)有权对乙方的服务质量进行监督，并提出合理化建议；c)应按照本协议约定，及时向乙方提供开展咨询服务所需的档案资料、场地、设备及其他必要支持；d)应指定专门接口人或团队负责与乙方沟通协调，及时处理乙方提出的问题；e)应按照本协议约定，按时足额向乙方支付咨询费用；f)应对在合作过程中从乙方获知的商业秘密和技术信息承担保密义务；g)应积极配合乙方的调研、访谈、现场指导、测试等工作，提供必要协助。3.2乙方的权利与义务：a)有权按照本协议约定收取咨询费用；b)应按照本协议约定的服务范围、内容和标准，勤勉尽责、专业审慎地提供咨询服务；c)应按时提交本协议约定的各项咨询成果交付物，并确保其内容符合专业要求；d)应保证在咨询过程中提供的信息、数据和建议基于专业知识和行业实践；e)应对在合作过程中从甲方获知的商业秘密和敏感信息承担保密义务；f)应根据甲方需求，安排足够资源（如专业人员）执行咨询任务，并保持与甲方的有效沟通；g)应配合甲方的验收工作，解答相关疑问。第四条咨询费用与支付方式4.1本协议项下的咨询服务费总额为人民币[___]元（大写：[___]元整）。（或：咨询服务费采用[固定总价/按阶段收费/按工时收费]方式确定，具体计算方法为：[___]）4.2甲方应按照以下约定支付咨询服务费：a)本协议签订后[___]个工作日内，支付总额的[___]%，即人民币[___]元（大写：[___]元整）作为预付款；b)[乙方完成[___]阶段工作/乙方提交[___]报告后][___]个工作日内，支付总额的[___]%，即人民币[___]元（大写：[___]元整）；c)[乙方完成[___]阶段工作/项目主要咨询服务完成后][___]个工作日内，支付剩余的[___]%，即人民币[___]元（大写：[___]元整）。4.3上述费用已包含乙方提供本协议项下服务所产生的全部费用，不包括乙方人员差旅费、食宿费等。如发生上述额外费用，由甲方承担，具体金额由双方另行确认。4.4甲方应通过银行转账方式将咨询费用支付至乙方以下账户：开户名称：[乙方全称]开户银行：[乙方开户银行全称]银行账号：[乙方银行账号]4.5乙方在收到甲方支付的费用后，应向甲方开具等额合规发票。第五条保密条款5.1甲乙双方应对在合作过程中获悉的对方的任何商业秘密、技术信息、经营数据、档案内容以及其他非公开信息（以下简称“保密信息”）承担保密义务。5.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露、披露或使用对方的保密信息，但法律法规另有规定或监管机构要求的除外。5.3本保密义务不因本协议的终止而解除，双方应在本协议终止后[___]年内继续有效。5.4因履行本协议需要知悉保密信息的第三方，应被视为本协议的当事人，被保密信息的提供方（甲方或乙方）有权要求其承担相应的保密义务。5.5任何一方违反本保密条款，应赔偿由此给对方造成的全部损失。第六条合同期限与终止6.1本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为[___]个月/年，至[___]年[___]月[___]日止。（或：本协议有效期自乙方完成全部咨询服务内容并交付最终成果之日起[___]个月/年，至[___]年[___]月[___]日止。）6.2除本协议另有约定外，任何一方提前终止本协议，应提前[___]日书面通知对方，并支付已完成工作的相应费用。6.3发生以下情况之一，守约方有权书面通知违约方终止本协议：a)一方严重违反本协议约定，经守约方书面催告后[___]日内仍未纠正的；b)一方进入破产、清算或解散程序的；c)无法继续履行本协议主要义务的。6.4协议终止后，双方应结清所有未付款项，乙方应向甲方移交所有已完成工作的成果资料（除约定保密的部分外），并配合完成工作交接。保密条款、争议解决条款、法律适用条款在本协议终止后继续有效。第七条违约责任7.1若甲方未按本协议约定按时支付咨询费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的[___]%向乙方支付违约金，但累计违约金不超过咨询服务费总额的[___]%。逾期超过[___]日的，乙方有权暂停服务或单方解除本协议，并要求甲方支付已完成工作的费用及所有违约责任。7.2若乙方未能按本协议约定的时间和标准提供咨询服务，导致甲方遭受损失的，乙方应承担相应的赔偿责任，但赔偿金额不超过本协议约定的咨询服务费总额。经甲方书面催告后，乙方仍未能纠正的，甲方有权根据本协议第六条约定解除本协议。7.3任何一方违反保密义务，应根据违约行为造成的直接损失进行赔偿，该损失赔偿额不低于乙方因该保密信息被泄露或使用所获得的收益。第八条不可抗力8.1“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为、法律政策重大调整等。8.2任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议义务的，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后[___]日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。第九条争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[乙方所在地/甲方所在地/指定仲裁机构]有管辖权的人民法院提起诉讼。（或：因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，提交[中国国际经济贸易仲裁委员会/其他指定仲裁机构]，按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为[___]，仲裁语言为中文。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。）第十条法律适用本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。第十一条其他11.1本协议构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解。11.2对本协议的任何修改或