物业合同纠纷调解流程范本

物业合同纠纷调解流程范本在物业管理服务实践中，业主与物业服务企业因服务质量、费用缴纳、设施维护等问题产生的合同纠纷时有发生。相较于诉讼或仲裁的刚性解决路径，调解凭借其灵活高效、成本较低、兼顾情理法的特点，成为化解物业合同纠纷的优选方式。本文结合实务经验，梳理物业合同纠纷调解的标准化流程，为纠纷参与方及调解组织提供实操指引。一、纠纷调解的前期准备阶段（一）纠纷信息梳理纠纷发起方（业主或物业公司）需先行厘清纠纷核心诉求：如业主认为物业未按合同约定维护公共区域设施，或物业公司主张业主拖欠物业费。需同步整理纠纷相关的证据材料，包括但不限于：物业合同原件、缴费凭证、设施损坏照片/视频、沟通记录（微信、函件等）、服务质量评估报告（如有）。（二）确定调解参与主体业主方：可由业主本人参与，或委托同小区其他业主代表（需出具授权委托书）、社区志愿者协助沟通；涉及群体纠纷时，建议推选3-5名业主代表，避免诉求分散。物业方：需由具备决策权的管理人员（如项目经理、法务人员）参与，确保能当场回应诉求或承诺内部协商方案。第三方调解组织：常见的调解主体包括社区居民委员会、街道办调解工作室、物业行业协会调解委员会或专门的商事调解机构。选择时需注意该组织是否具备物业纠纷调解的专业经验。二、调解申请与受理环节（一）申请方式与材料1.书面申请：申请人需向选定的调解组织提交《物业纠纷调解申请书》，内容应包含：双方基本信息（业主姓名/房号、物业企业名称/地址）、纠纷事实经过、具体诉求（如要求修复设施、减免物业费、道歉等）、证据清单。2.口头申请：适用于行动不便或不具备书写能力的当事人，由调解组织工作人员记录关键信息后，向申请人确认并形成书面申请材料。（二）受理审查与期限调解组织收到申请后，需在3个工作日内完成审查：审查纠纷是否属于物业合同约定范围（如相邻关系纠纷、房屋质量问题不属于物业合同纠纷，需引导至对应渠道）；确认双方主体资格（业主是否为合同约定的服务对象、物业企业是否具备合法经营资质）；如材料不全，应一次性告知申请人补充。符合受理条件的，向双方出具《调解受理通知书》，并确定调解时间、地点（一般选择社区会议室、物业办公点或调解组织场所）。三、调解会议的组织与推进（一）调解开场与规则说明调解员（需具备物业法规知识或调解经验）首先介绍调解的自愿性、保密性原则，明确“禁止人身攻击、聚焦事实与诉求、尊重对方陈述”的沟通规则，消除双方对立情绪。（二）事实陈述与证据质证1.双方陈述：业主方（或代表）先陈述纠纷经过、诉求及依据（如“合同第5.3条约定物业需每季度检修电梯，现电梯故障已持续1个月，多次反馈未解决”）；物业方需回应事实、说明履职障碍（如“电梯配件需厂家定制，周期较长，但已启动应急维修程序”）。2.证据出示：双方依次出示证据，调解员可要求补充说明（如照片拍摄时间、函件送达凭证），并询问对方是否认可证据真实性。对争议较大的证据（如服务质量评估），调解员可结合行业标准（如《物业服务评价标准》）进行初步评判。（三）诉求协商与方案拟定调解员需结合《民法典》合同编、《物业管理条例》等法规，向双方释明权利义务：若物业未履约，业主可要求继续履行、赔偿损失，但拖欠物业费需承担违约责任（如违约金）；若业主无正当理由欠费，物业可催告但不得采取断水断电等违法措施。在此基础上，引导双方提出折中方案：示例1（设施维修纠纷）：物业承诺10日内完成电梯维修并公示进度，业主同意按80%缴纳维修期间的物业费；示例2（欠费纠纷）：业主一次性补缴物业费，物业减免3个月违约金并优化后续服务。调解员可提供《调解方案参考清单》（含常见纠纷的解决方案模板），供双方参考调整。四、调解协议签订与履行监督（一）协议内容与形式达成一致后，调解员需拟定《物业纠纷调解协议书》，内容应包含：双方基本信息、纠纷事实确认；具体履行内容（如维修时间、缴费金额、服务优化措施）；履行期限、违约责任（如逾期未修需支付业主违约金）；双方签字（业主签字/按手印、物业加盖公章）、调解组织盖章、日期。协议需一式三份（双方各执一份，调解组织存档一份），具备民事合同效力，一方违约时，另一方可凭协议向法院申请司法确认（经确认的协议可直接申请强制执行）。（二）履行监督与回访调解组织需在协议约定的履行期限届满前3个工作日，通过电话、现场核查等方式回访：如双方已履行，制作《调解结案报告》，标注“履行完毕”；如一方未履行，调解员可再次组织沟通，督促违约方履约；经催告仍不履行的，建议守约方通过仲裁或诉讼途径解决。五、调解不成的后续处理若调解超过30日（或双方约定的调解期限）仍未达成一致，调解员应出具《调解终止通知书》，告知双方可通过以下途径维权：1.仲裁：若物业合同约定仲裁条款，向约定的仲裁机构申请仲裁；2.诉讼：向物业项目所在地或被告住所地法院提起民事诉讼，需准备起诉状、证据清单、主体资格证明（业主身份证、物业营业执照）。六、实务注意事项1.证据留存：纠纷发生时，业主应及时拍照、录像（如公共区域垃圾堆积、电梯故障），保留缴费凭证、物业通知等书面材料；物业需完善服务记录（如巡检台账、维修工单），避免“举证不能”。2.沟通技巧：协商时避免情绪化表达，多用“事实+合同依据”的表述（如“合同约定每月清洁楼道2次，现本月仅清洁1次，希望按约履职”），降低对方抵触心理。3.协议合法性：调解方案不得违反法律法规强制性规定（如约定“业主放弃追究物业安全责任”无效），需由调解员审核后再签订。附：物业合同纠纷调解流程简表阶段核心动作参与主体时间要求------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------前期准备梳理诉求、收集证据、确定调解组织业主/物业无固定期限，建议≤7日申请受理提交申请、审查材料、确定调解安排业主/物业/调解组织申请后3个工作日内受理调解会议陈述事实、质证证据、协商方案双方/调解员1-3次会议，每次≤2小时协议签订拟定协议、签字盖章、存档双方/调解组织达成一致后1个工作日内履行监督回访核查、督促履约调解组织/双方履行期限届满前3日回访调解终止出具终止通