员工离职手续办理流程与范例

员工离职是职场生态中不可避免的环节，规范的离职手续办理不仅能保障企业运营的连续性、维护合法权益，也能让员工顺利完成职业过渡、减少潜在纠纷。本文将结合实务经验，详细拆解离职手续全流程，并通过真实场景范例，为企业HR及职场人士提供可落地的操作指南。一、离职手续办理全流程拆解（一）离职申请阶段员工需根据劳动合同约定或《劳动合同法》规定的时限提交离职申请：试用期员工：提前3日（可书面或口头）向直属上级提出；正式员工：提前30日以书面形式（如离职申请书、辞职信）提交，申请需明确离职日期、离职原因（非必填，但建议客观表述以避免纠纷）。书面申请需包含核心要素：员工姓名、工号、部门、入职时间、拟离职日期、离职原因简述，本人签字并注明日期。企业可提供制式申请表，也可接受员工自制文书，但需确保要素齐全。（二）工作交接与任务收尾直属领导应在收到离职申请后1-3个工作日内，协同HR与员工共同制定《工作交接清单》，明确需交接的内容：业务类：未完成项目的进度、对接人、关键节点文档；客户/供应商资料、合作协议、往来邮件记录；资产类：办公电脑、钥匙、门禁卡、办公用品等；权限类：内部系统（邮箱、OA、业务系统）账号；财务类：备用金、未报销单据、发票等。员工需在离职前完成交接（复杂岗位可安排3-5个工作日交接期，必要时指定接手人协助）。交接完成后，交接双方及直属领导需在《工作交接清单》签字确认，HR留存备案。（三）内部审批流程1.部门审批：直属领导审核工作交接情况，确认无遗留问题后，签署意见并提交上级领导/部门负责人审批（依企业层级设置）；2.HR介入：核查劳动合同履行情况（如服务期协议、竞业限制协议等），确认社保、公积金、薪资的结算节点，同步启动离职面谈；3.跨部门审批（如需）：涉及财务、IT、行政等部门的，需完成相应签批（如财务确认无欠款、IT注销系统权限、行政收回办公资产）。（四）离职面谈与协议签署1.离职面谈HR需在员工离职前1周内开展面谈，核心内容包括：离职原因调研（用于企业优化管理）；竞业限制、保密协议的再次确认（如适用）；离职后社保、档案转移的指引；员工对企业的建议或诉求。面谈需形成《离职面谈记录》，员工签字确认。2.协议签署如涉及竞业限制、违约金（法定情形外，企业不得约定违约金，需注意合规）、离职补偿金（如企业主动解除的情形），需签订相关协议，明确双方权利义务。（五）离职手续办理（核心环节）1.薪资与福利结算薪资：结算至离职日，包含基本工资、绩效工资、加班费、未休年假工资（如未休）等，企业需在离职后1个工资支付周期内完成发放（具体依地方规定，如深圳要求离职当日结清）；社保/公积金：企业需在离职次月办理停缴，员工如需转移，HR需协助开具《社保缴费凭证》《公积金转移证明》。2.档案与劳动关系转移档案：如员工需转移档案，企业需在15日内办理档案转出（《劳动合同法》第五十条）；如员工暂无接收单位，可建议其存放至户籍地人才中心；劳动关系：出具《解除/终止劳动合同证明》（法定必备，需包含劳动合同期限、解除日期、工作岗位、在本单位工作年限），员工凭此办理失业登记或新单位入职。3.其他手续收回工牌、工服、门禁卡等企业资产；注销内部系统账号、邮箱权限；结清员工借款、未报销费用（双向）。（六）离职证明开具与后续跟进1.离职证明开具：HR需在员工离职时或离职后15日内（法定时限）开具《离职证明》，内容需符合《劳动合同法实施条例》第二十四条规定，不得包含负面评价（如“因违纪离职”等表述，除非员工存在法定过错且企业有证据）；2.后续跟进：HR可在离职后1个月内回访员工，了解其职业发展情况，维护企业雇主品牌；同时检查离职手续是否存在遗漏（如档案是否按时转出、社保是否停缴）。二、实务范例：员工“小张”的离职流程全记录背景小张为某科技公司研发部正式员工，入职2年，因个人职业规划拟离职，以下为其离职流程的关键节点：1.离职申请（第1天）小张于6月1日向直属领导李经理提交书面离职申请，注明拟离职日期为7月1日（提前30日），原因简述为“个人职业发展规划调整”。李经理当日与小张沟通，确认离职意愿，同步告知HR启动流程。2.工作交接（第2-15天）第2天：HR与李经理共同制定《工作交接清单》，包含未完成项目（“XX系统开发”剩余模块代码、测试文档）、资料交接（项目需求文档、客户对接人联系方式）、资产交接（办公电脑、工牌、门禁卡）、系统权限（OA、代码仓库账号）；第3-14天：小张与接手人小王（同部门同事）一对一交接，每日填写《交接进度表》，李经理每周检查进度；第15天：交接完成，小张、小王、李经理在《工作交接清单》签字，HR留存。3.内部审批（第16-20天）第16天：李经理签署部门意见（“工作交接完成，同意离职”），提交研发总监审批；第18天：研发总监审批通过，提交HR；第20天：HR核查劳动合同（无服务期协议），启动离职面谈；同步通知财务、IT部门准备相关手续。4.离职面谈与协议（第21天）HR与小张面谈，内容包括：离职原因确认（个人转型产品经理，需系统学习）；竞业限制提醒（小张岗位涉及核心技术，需遵守2年竞业限制，企业按月支付补偿金）；档案转移指引（建议转至户籍地人才中心，需企业出具《档案转移证明》）。双方签署《竞业限制协议》（原合同已约定，此处再次确认），小张签字确认《离职面谈记录》。5.离职手续办理（第22-30天）第22天：财务结算：小张6月薪资（基本工资+绩效）、5天未休年假工资（日工资=月工资/21.75），合计XX元，7月5日发放（企业工资发放日为每月5日）；IT注销：注销小张的OA、邮箱、代码仓库账号；行政收回：工牌、门禁卡、办公电脑（已交接）；第25天：社保/公积金：HR在系统提交停缴申请（7月停缴），开具《社保缴费凭证》《公积金转移证明》；第30天（离职日）：档案转移：企业出具《档案转移证明》，小张凭此到户籍地人才中心办理存档；离职证明：HR开具《解除劳动合同证明》，内容为“小张于202X年X月X日入职，劳动合同期限至202X年X月X日，因个人原因于202X年7月1日解除劳动合同，在职期间担任研发工程师岗位，工作年限2年。”6.后续跟进（离职后1个月）7月5日：薪资按时发放，小张确认金额无误；8月1日：HR回访小张，了解其在新机构（某互联网公司产品岗）的适应情况，小张反馈良好，对原公司的交接流程表示认可；8月15日：检查档案已转出，社保、公积金停缴成功。三、离职手续办理的核心注意事项（一）企业端1.合规性优先：严格遵守《劳动合同法》《社会保险法》等规定，如离职证明开具时限（15日内）、档案转移时限（15日内）、薪资结算时限（离职后1个工资周期内或当日，依地方规定）；2.风险防控：竞业限制与保密协议：对核心岗位员工，需在入职时约定，离职时再次确认，避免商业秘密泄露；离职证明表述：不得包含歧视性、负面评价，否则可能面临劳动仲裁（如员工因离职证明问题无法入职新单位，可要求企业赔偿）；3.流程标准化：制定《离职手续办理指引》，明确各部门职责、时间节点、表单模板，避免因人员变动导致流程混乱。（二）员工端1.权益保障：确认离职证明内容准确，包含法定要素；要求企业按时结算薪资、办理社保/公积金转移，如企业拖延，可向劳动监察部门投诉；保存好离职申请、交接清单、离职证明等书面凭证，以备后续维权；2.职业素养：按规定时限提交申请，避免突然离职影响团队；认真