职工体检健康档案管理制度范本

职工体检健康档案管理制度范本一、制度目的为规范职工体检健康档案管理工作，保障职工健康信息的完整性、安全性及可追溯性，充分发挥健康档案在职工健康管理、疾病预防及企业健康文化建设中的支撑作用，结合单位实际运营需求，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于本单位全体在职职工（含试用期员工）及退休返聘人员的体检健康档案管理，涵盖档案的建立、更新、存储、使用及保密等全流程管理环节。三、职责分工（一）牵头部门（人力资源部/行政部）作为健康档案管理的统筹部门，负责制度制定、流程优化及跨部门协调；牵头组织年度职工体检，对接体检机构获取规范的体检报告，监督档案日常维护工作。（二）各部门配合提供职工基本信息的更新资料，协助督促本部门职工完成体检及健康跟踪事项，及时反馈职工健康相关的特殊情况。（三）体检合作机构严格按照约定标准格式出具体检报告，确保数据真实、准确、完整，于规定时限内提交至档案管理部门；对涉及的职工健康数据负有保密义务。（四）档案管理员由人力资源部指定专人担任，负责档案的录入、分类、归档、借阅登记及安全保管；定期核查档案信息，确保与职工实际健康状况一致。四、档案内容（一人一档原则）职工体检健康档案以“一人一档”为原则建立，具体包含以下模块：（一）基础信息模块职工姓名、性别、年龄、岗位类别、入职时间、既往重大疾病史（职工自愿填报）、家族遗传病史（职工自愿填报）等基本信息，由人力资源部结合入职资料及年度信息更新表完善。（二）体检报告模块包含年度体检的全部报告（含纸质报告扫描件及电子档），内容需涵盖体检项目明细、各项指标检测结果、异常指标标注、体检机构的健康建议及疾病风险提示等；若职工因特殊原因（如孕期、重病等）调整体检项目，需附情况说明及替代检查方案的记录。（三）健康跟踪模块针对体检异常指标或疾病，职工后续的复查报告、诊疗记录（职工自愿提供）、健康改善措施（如运动计划、饮食调整、医疗干预方案等）及效果评估记录；由部门负责人或健康专员协助跟踪，档案管理员定期汇总更新。（四）健康评估模块由单位联合体检机构或专业健康管理团队，每年度对职工整体健康数据进行分析，形成《职工群体健康评估报告》，内容包含常见健康问题分布、职业相关疾病风险、健康管理建议等，为企业健康福利政策制定提供依据。五、管理流程（一）建档与更新新职工入职后30日内，人力资源部收集其入职体检报告（或近期有效体检证明），完善基础信息模块，建立个人健康档案。老职工的档案于每年体检工作结束后15日内完成年度更新，确保档案内容与最新体检结果同步。（二）收集与整理体检结束后，体检机构需在10个工作日内将职工体检报告以纸质版（加盖公章）及加密电子文档形式提交至档案管理部门；档案管理员收到报告后，5个工作日内完成信息核对（重点核对姓名、性别、关键指标等），将纸质报告编号归档，电子文档按“姓名-年份”命名后上传至专用档案管理系统，并同步更新健康跟踪及评估模块内容。（三）存储管理纸质档案：存放于专用档案柜，配备防火、防潮、防蛀、防盗设施，档案柜钥匙由档案管理员专人保管。电子档案：存储于单位内部加密服务器，设置访问权限（仅档案管理员及经授权的健康管理专员可查看），每周进行云端备份。保存期限：职工在职期间及离职后5年；离职时向职工提供在职期间体检报告复印件（单位盖章确认），原件由单位留存至规定期限。（四）借阅与查阅内部借阅：因健康管理、医疗咨询等合理需求，借阅人需填写《健康档案借阅申请表》，经部门负责人及人力资源部负责人审批后，在档案管理员处登记借阅；电子档案仅限在单位内部指定终端查阅，纸质档案原则上不外借，确需借阅的需在指定场所查阅并按时归还。外部查阅：除职工本人因就医、商业保险等合法需求，持有效身份证明及单位证明材料可申请查阅本人档案外，任何外部单位或个人（含家属）未经职工本人书面授权及单位审批，不得查阅或获取档案信息。六、保密要求1.健康档案涉及职工个人隐私，所有接触档案的人员（含档案管理员、体检机构人员等）均需签署《健康信息保密承诺书》，禁止以任何形式向无关人员泄露档案内容。2.档案管理过程中产生的废弃资料（如过期报告、错误记录等），需采用碎纸机销毁或加密删除，禁止随意丢弃或删除电子数据。3.若因工作失误或故意行为导致档案信息泄露，视情节轻重给予责任人警告、记过等处分，造成严重后果的依法追究法律责任。七、使用规定（一）合法使用场景职工个人健康管理：职工可通过内部系统查看本人档案，了解健康趋势，配合开展疾病预防、诊疗工作。企业健康管理：人力资源部及健康管理小组分析群体健康数据，制定针对性的健康培训、福利政策（如职业病预防措施、健康讲座安排等）。应急医疗参考：职工突发疾病或工伤时，为急救人员提供既往健康信息，辅助制定救治方案。（二）禁止性使用禁止将健康档案用于商业用途（如向第三方售卖数据）、内部歧视性决策（如因健康问题限制职工晋升，法律规定的职业禁忌除外）或未经授权的第三方共享。八、更新与维护1.档案更新：每年体检完成后，档案管理员15日内完成体检报告录入与更新；职工非体检期间出现重大健康变化（如确诊重大疾病），应30日内向档案管理部门提交相关证明材料，完善健康跟踪模块。2.档案维护：档案管理员每季度对电子档案进行病毒查杀及存储状态检查，每半年对纸质档案进行清点、防潮防虫处理；超过保存期限的档案，需填写《档案销毁申请表》，经审批后按保密要求销毁，留存销毁记录。九、监督考核1.成立由人力资源部、工会代表、职工代表组成的监督小组，每季度检查档案管理工作（内容包括档案完整性、更新及时性、保密措施执行情况等），检查结果纳入部门绩效考核。2.对档案管理优秀的个人或部门给予通报表扬及奖励；对违反制度的行为，按《员工奖惩管理办法》严肃处理，情节严重的移交司法机关。十、附则1.本制度由人力资源部负责解释，未尽事宜可制定补充细则。2.本制度自发布之日起施行，原相关管理制度同时