房地产公司合同管理工作指引

合同管理工作指引流程概述流程目的健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，控制公司经营风险，提高合同审批效率。适用范围适用于公司所有对外签订的支付类合同。定义合同：指本公司在公司所属经营范围内，由公司法人或其授权代表人在授权范围内代表公司与公司外部的法人、自然人以及具有法人地位的社会团体和组织之间所订立的所有契约形式。合同管理：工程、设备和材料类合同管理部门为预算合约部；营销类合同管理部门为计划经营部；行政类合同管理部门为办公室。流程要素描述支持文件流程CP点支持文件流程CP点确定合同分类标准合同签订审批授权合同签订审核审批会签责任部门主导部门：合同经办部门参与部门：项目管理部、项目部、销售客服部、及其他相关部门预算合约部、计划经营部、办公室流程KPI合同审批及时率合同错漏控制情况因合同疏漏导致的相关事故控制标准化合同文本应用率输入条件合同分类标准公司标准合同范本招标或供方选定的结果及过程文件业务部门起草的合同文本（初稿）输出结果签署合同文本合同管理台账立卷归档后的合同合同管理工作指引流程CP点描述CP点对流程的影响控制要点难点／风险点提示确定合同分类标准清晰的合同分类、准确的合同编号，有助于公司合同管理体系的精细化管理·合同分类·合同的编号规则——合同签订审批授权为保证公司合同审批效率，同时兼顾风险控制，明确合同签订审批授权，是合同日常管理的主要依据之一·合同审批授权的统一管理——合同审核审批会签日常合同签订过程中的主要环节，按照合同分类，明确会签发起部门、会签参与部门及审批人·详见《合同审核审批一览表》——

工作程序合同分类按照合同内容划分：合同分类标准，详见《合约规划》。可能不形成合同的项目，以强制规定或协商方式形成双方之要约，此类情况亦参照合同管理程序进行相关的确认和付款申请审批，以下不再特别说明。单个合同的分类确认，由预算合约部提出意见，财务部复核。合同编号规则：公司代号（JH）+项目总名称+年份+合同类别代号+3位序号/合同规划编号。如昌平项目建安工程承包合同编号为：JH-CP-2010-JA-001；昌平项目造价咨询合同编号为：JH-CP-2010-ZX--001。其中3位序号按年进行排序，即每年从001开始排序。合同编号按总项目名称分别编号排序。若一个合同内容包括总项目的几个项目时，则编号从先原则，即按最先开始施工的项目为基础进行编号。合同编号由办公室统一管理，并标注在签订合同审批表内。办公室建立合同盖章登记簿，将合同编号、合同签订部门、盖章份数、合同归档等情况进行登记，在各类合同进入审批程序前，由合同主办部门的经办人到办公室登记并由办公室在合同审批表及合同的右上角注明合同编号。合同补充合同编号：合同经办人应到办公室登记并由办公室在合同审批表及合同的右上角注明合同编号。补充合同编号应是在原合同编号后面加大写英文字母。如昌平项目一个建筑承包合同有三个补充协议时，则应分别编号为：JH-CP-2010-JA-001-A、JH-CP-2010-JA-001-B、JH-CP-2010-JA-001-C。合同拟定及审批合同经办部门拟定合同文本，注明是否为公司标准合同，同时编写合同摘要（应包括标的、数量和质量、价款和付款、履行期限/地点/方式、违约责任等），提交合同管理部门复核。拟定合同应尽量标准化，格式参见：国家和当地规定采用的标准合同文本；公司已经评定的标准化文本；需政府有关部门审批、备案的格式合同除外。工程、设备和材料类合同由预算合约部复核后按《合同签订管理一览表》规定发起合同会签、审批程序，各相关部门的审核要点为：项目管理部主要从签约资质、工期约定、承包范围、质量约定、验收约定、保修约定等方面进行出具意见；预算合约部主要从签约所需验证资料是否完备、合同价款、计价方式、结算约定等方面出具意见；财务部主要从资金支付的条件、方式、期限相关约定等方面及公司预算额度出具意见；计划经营部法务从法律角度对合同整体条款准确性、严密性、违约及争议解决等约定审核；安监办应从安全管理方面对安全条款和安全协议书等内容进行审核。营销类合同由合同管理部门复核后按《合同签订管理一览表》规定发起合同会签、审批程序。在合同会签审核、审批过程中，对审核/审批人提出的意见，合同经办部门须予以修订或解释说明，并由修订意见提出人确认。合同审核过程中，合同主办人负责将各方反馈意见、修改建议、改进措施等汇总整理形成记录，作为公司共享知识。合同审核各方达成一致意见后，在《合同审核评审表》上签字，合同主办人持《合同审核审批表》、合同文本及合同过程文件，按《授权手册》规定权限审批。办公室须核对授权后方可盖章，所有合同资料均要加盖骑缝章。到政府主管部门备案的合同授权委托事宜由董事会办公室专门管理。需授权人员办理审批手续，领取、填写授权委托书，经加盖公司公章和法人章后授权生效。所有合同按《授权手册》规定进行签署，若对方为非法定代表人签署的合同应要求其提供授权委托书。其他要点：合同的法律审核进行两次，包括合同初次传签时的法律审核及相关意见和合同修订后再次传签确认的法律审核及法律风险提示，详见《合同签订管理一览表》相关规定，法律审核每次应在5个工作日内完成。合同签署后，参与会签部门应保留审批单复印件一份。合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。手写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。合同须尽量实现缔约对方先行签字盖章，保证公司缔约的主动性。合同作为公司对外活动的重要的法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。合同主办部门应注意收集保存合同履行过程中相关记录、数据、证明材料等，进行对方履约情况评价，为建立公司合格供方提供依据。工程类合同要求：在合同签署时，工程合同应尽量应用合同标准文本。预算合约部负责逐步建立统一的合同标准文本，各部门（项目管理部）应予采用。如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系预算合约部、项目管理部、财务部、计划经营部尽快制定相应的标准合同。当客观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及时提出与相关部门共同修改。合同条款必须包含：工期、保修条款、施工范围、违约责任、合同价款及支付方式等。预算合约部负责将审批后的合同交施工单位盖章，预算合约部负责核对合同所有内容，核对无误后盖章并交招标采购部备案后存档。合同履行合同订立后，各部门（包括经办人、部门负责人）是合同履行的过程控制部门，有义务及时处理合同履行过程中发生的问题，并向相关领导汇报。经办人员应及时整理、妥善保管与合同履行有关的书面签证、来往信函、文书、电报等。向对方当事人交付重要资料时应由对方当事人出具收条，履行合同付款时应由对方当事人出具正式发票，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，经办人应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。对合同履行过程中出现违约情况，各经办部门应及时查明原因并向领导报告，并按照合同约定及时、准确、合理地提出处理违约责任的方案,由领导决策，必要时提交公司法律事务机构采取诉讼方式解决。工程合同在办理最终结算补差时，应当由原经办部门、项目管理部、预算合约部、招标采购部共同签署意见。对于已经竣工小区（项目）办已撤销的情况下有关遗留工程尾款结算事宜，由项目管理部牵头会同相关部门办理。凡未经签署意见或签署意见不全的合同，财务部不得办理最终结算付款业务。合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定，一般应以标的物交付完毕、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。为方便合同管理，公司各部门应指定一名合同管理员负责合同的相关管理工作，合同管理人员的主要工作如下：建立本部门合同实施的保证体系，以保证合同实施过程中的一切日常事务性工作有秩序地进行，使工程项目的全部合同事件处于控制中，保证合同目标的实现。监督承包商和分包商按合同施工（履行），并做好各分合同的协调和管理工作。对合同实施情况进行跟踪：收集合同实施的信息，收集各种工程资料，并作出相应的信息处理；将合同实施情况与合同分析资料进行对比分析，找出其中的偏离，对合同履行情况作出诊断；向项目经理及时通报合同实施情况及问题，提出合同实施方面的意见、建议、甚至警告；每月将合同执行情况通报预算合约部和财务部，并与预算合约部、财务部进行合同核对。进行合同变更管理。这里主要包括参与变更谈判，对合同变更进行事务性处理；落实变更措施，修改变更相关的资料，检查变更措施落实情况。参加公司合同法律等专业知识培训，协助公司相关部门进行日常的索赔和反索赔：对收到的对方的索赔报告进行审查分析，收集反驳理由和证据，复核索赔值，配合公司法务人员起草并提出反索赔报告。参加索赔谈判，对索赔(反索赔)中所涉及到的问题进行处理。合同签订后，应负责向公司各相关部门作好“合同交底”工作，以便公司各相关部门能够对合同实施过程进行经常性的检查、监督。月度投资额管理合同履约部门负责合同款支付的经办，填写付款申请单、付款审批表（附件）等，按《授权手册》审批后支付。合同变更或解除根据合同履行的实际情况，如公司认为确需变更合同内容或解除合同的，经合同各方协商一致，可进行合同变更或解除，合同变更或解除的通知或协商意见应采用书面形式,填写《合同、洽商、结算报审表》。对合同的重大变更，应由主办部门说明更改原因，合同变更（协议或洽商）与新订合同一并依照合同的签订流程进行审批，以保证公司利益不受损失。合同未履行完毕，但确定不再继续履行的，合同履行部门应做好终止或解除记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和合同结算工作，并办理解除合同的手续。合同归档公司实行二级合同管理，办公室全面负责公司的合同管理存档；公司各部门负责所在部门的合同管理。各类（份）合同的经办人为各合同管理人员。合同签订完成后，公司原则上应保留至少三份原件（1份正本、2份副本），分别由办公室（正本）、财务部（副本）和预算合约部（副本）各留存合同原件一份；若因外部原因无法保留三份原件的，原件留存顺序依次为：办公室、财务部、预算合约部；合同使用部门留存合同复印件。每年末由财务部、预算合约部（工程材料、设备类）、计划经营部（营销类）和办公室（其他类）核对本公司合同台帐（财务部负责合同台账登记，预算合约部对公司合同台帐具有共享权限）后统一存档，办公室负责对外签订合同的保管。对合同履行过程中，各种经双方签字确认的清单、确认书、补充协议等文件材料，也应作为合同附件及时归档。涉及诉讼或仲裁的合同，相关人员应在诉讼或仲裁生效并执行完毕后一个月内随案卷一起交行政部门存档保存。各部门借阅合同资料应在公司内借阅，并履行登记手续，退还时合同管理员应检查所查阅合同资料是否完整；外单位人员借阅公司合同资料须持单位介绍信并经公司法定代表人同意后方可办理借阅手续。合同纠纷主办部门预见或发现合同对方履行合同存在问题，可能损害公司利益，应要求对方澄清问题并承担可能出现的责任；无法协商一致的应及时申请仲裁或诉讼至法院，同时准备诉讼材料（包括