收付款流程及制度规范

PAGE收付款流程及制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司收付款流程，确保资金收付的安全、准确、及时，加强财务管理，防范财务风险，保障公司的正常运营。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的所有收付款业务，包括但不限于销售收款、采购付款、费用报销、资金往来等。3.基本原则合法性原则：收付款业务必须符合国家法律法规和相关政策的要求。准确性原则：确保收付款信息的准确无误，避免因信息错误导致的财务损失。及时性原则：及时办理收付款业务，提高资金使用效率，避免逾期付款或收款带来的不利影响。安全性原则：保障资金的安全，防止资金被盗用、挪用等风险。二、收款流程1.销售收款订单确认：销售部门在与客户签订销售合同或订单后，应及时将订单信息传递给财务部门，包括客户名称、联系方式、产品或服务明细、价格、数量、交货期等。发货通知：销售部门在发货后，应及时向财务部门提供发货凭证，如发货单、物流运单等，注明发货日期、货物名称、数量等信息。发票开具：财务部门根据销售合同或订单、发货凭证等资料，在规定时间内开具发票。发票内容应与销售合同或订单一致，包括货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票开具后，应及时将发票联交付给客户，并留存记账联和抵扣联等相关凭证。收款跟进：财务部门应定期跟踪客户的付款情况，及时与销售部门沟通协调。对于逾期未付款的客户，应发送催款通知，明确告知客户付款期限和逾期后果。销售部门应协助财务部门进行催款工作，及时反馈客户的付款意向和付款计划。收款确认：客户付款到账后，财务部门应及时核对收款金额与销售合同或订单金额是否一致。确认无误后，在财务系统中进行收款确认，并更新客户应收账款余额。同时，将收款凭证（如银行回单、收款收据等）进行整理归档，作为记账依据。2.其他收款款项来源确认：对于除销售收款以外的其他收款业务，如租金收入、利息收入、违约金收入等，相关部门应在收到款项前，向财务部门提供款项来源的详细信息，包括收款事项、收款依据、金额等。收款办理：财务部门根据款项来源信息，办理收款手续。如通过银行转账方式收款，应及时与银行核对收款信息，确保款项准确到账。对于现金收款，应按照现金管理规定进行收取，并开具收款收据。收款收据应注明收款日期、收款金额、收款事由、交款人等信息，并加盖公司财务专用章。收款记录与核算：收款到账后，财务部门应按照规定进行收款记录和核算。在财务系统中准确记录收款日期、收款金额、收款来源等信息，并及时更新相关会计科目余额。同时，将收款凭证进行整理归档，作为记账依据。三、付款流程1.采购付款采购申请：各部门根据业务需要，填写采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息。采购申请单应经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。采购订单下达：采购部门根据采购申请单，选择合格的供应商，与其签订采购合同或订单。采购合同或订单应明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、付款方式等条款。采购合同或订单签订后，采购部门应及时将合同或订单副本提交给财务部门。到货验收：采购物品或服务到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，填写验收单，注明验收日期、验收内容、验收结果等信息。验收单应经验收人员签字确认后，提交给财务部门。付款申请：财务部门根据采购合同或订单、验收单等资料，审核付款申请。付款申请应注明付款金额、付款日期、付款方式、收款单位等信息。付款申请经财务部门负责人审核签字后，提交给公司领导审批。付款审批：公司领导根据公司资金状况和相关规定，对付款申请进行审批。审批通过后，在付款申请上签字确认。付款办理：财务部门根据付款审批结果，办理付款手续。如通过银行转账方式付款，应填写付款凭证，注明付款金额、收款单位名称、银行账号、付款事由等信息，并加盖公司财务专用章。付款凭证经审核无误后，提交给银行办理付款业务。对于现金付款，应按照现金管理规定进行支付，并要求收款方出具收款收据。付款后，财务部门应及时更新供应商应付账款余额，并将付款凭证进行整理归档，作为记账依据。2.费用报销费用发生：员工因工作需要发生费用支出后，应及时取得合法有效的报销凭证，如发票、收据、车票、机票等。报销凭证应注明费用发生日期、费用内容、金额、收款单位等信息，并加盖收款单位公章或财务专用章。报销申请：员工填写费用报销单，注明报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、报销金额等信息。费用报销单应经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务审核：财务部门对费用报销单进行审核，重点审核报销凭证的合法性、真实性、完整性，以及费用支出是否符合公司相关规定和预算。对于不符合规定的报销申请，财务部门应及时与报销人沟通，说明原因并要求补充或更正相关资料。报销审批：财务审核通过后，费用报销单提交给公司领导审批。公司领导根据公司费用管理制度和实际情况，对报销申请进行审批。审批通过后，在费用报销单上签字确认。报销支付：财务部门根据报销审批结果，办理报销支付手续。如通过银行转账方式支付，应填写付款凭证，注明付款金额、收款单位名称、银行账号、付款事由等信息，并加盖公司财务专用章。付款凭证经审核无误后，提交给银行办理付款业务。对于现金支付，应按照现金管理规定进行支付，并要求报销人签字确认。报销支付后，财务部门应及时更新员工个人费用台账，并将报销凭证和付款凭证进行整理归档，作为记账依据。3.其他付款付款事由说明：对于除采购付款和费用报销以外的其他付款业务，如支付借款、归还欠款、缴纳税费等，相关部门应向财务部门提供详细的付款事由说明，包括付款事项、付款依据、金额等信息。付款申请与审批：财务部门根据付款事由说明，审核付款申请。付款申请应注明付款金额、付款日期、付款方式、收款单位等信息。付款申请经财务部门负责人审核签字后，提交给公司领导审批。公司领导根据公司资金状况和相关规定，对付款申请进行审批。审批通过后，在付款申请上签字确认。付款办理：财务部门根据付款审批结果，办理付款手续。付款办理流程与采购付款和费用报销类似，按照银行转账或现金支付的相关规定进行操作。付款后，财务部门应及时更新相关会计科目余额，并将付款凭证进行整理归档，作为记账依据。四、票据管理1.发票管理发票领购：财务部门指定专人负责发票的领购工作。领购发票时，应按照税务机关的要求，填写发票领购申请表，提供相关证件和资料，经税务机关审核批准后，领取发票。发票开具：发票开具人员应严格按照发票管理规定开具发票。发票内容应真实、准确、完整，不得虚开发票。开具发票后，应及时将发票联交付给客户，并留存记账联和抵扣联等相关凭证。发票保管：发票保管人员应妥善保管发票，确保发票的安全。发票应存放在专用的保险柜或文件柜中，按照发票号码顺序进行存放，便于查找和核对。定期对发票进行盘点，确保账实相符。发票核销：发票使用完毕后，应及时进行核销。核销时，应填写发票核销申请表，注明发票起止号码、开具金额、已使用份数等信息。经税务机关审核批准后，办理发票核销手续。2.收据管理收据领购：财务部门指定专人负责收据的领购工作。领购收据时，应按照财政部门的要求，填写收据领购申请表，提供相关证件和资料，经财政部门审核批准后，领取收据。收据开具：收据开具人员应严格按照收据管理规定开具收据。收据内容应真实、准确、完整，不得虚开收据。开具收据后，应及时将收据联交付给收款人，并留存记账联等相关凭证。收据保管：收据保管人员应妥善保管收据，确保收据的安全。收据应存放在专用的保险柜或文件柜中，按照收据号码顺序进行存放，便于查找和核对。定期对收据进行盘点，确保账实相符。收据核销：收据使用完毕后，应及时进行核销。核销时，应填写收据核销申请表，注明收据起止号码、开具金额、已使用份数等信息。经财政部门审核批准后，办理收据核销手续。五、印章管理1.印章种类公司财务印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。2.印章使用范围财务专用章：用于公司财务结算、票据背书、银行开户及销户、贷款卡年检等业务。法人章：用于公司重大财务决策、合同签订、授权委托书等文件的签署。发票专用章：用于公司开具发票时在发票上加盖。3.印章保管财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。法人章由公司法定代表人或其授权人保管。发票专用章由发票开具人员保管。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章的安全。印章应存放在专用的保险柜或文件柜中，不得随意放置。4.印章使用审批任何部门或个人使用财务印章，均需填写印章使用申请表，注明使用日期、使用部门、使用事项、使用金额、使用人等信息。印章使用申请表经相关部门负责人审核签字后，提交给财务部门负责人审批。财务部门负责人根据印章使用规定和实际情况，对印章使用申请表进行审批。审批通过后，在印章使用申请表上签字确认。5.印章使用登记印章保管人员应建立印章使用登记簿，对印章的使用情况进行详细登记。登记内容包括印章使用日期、使用部门、使用事项、使用金额、使用人、审批人等信息。印章使用登记簿应定期进行核对和归档，以备查阅。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对收付款流程及制度执行情况进行审计监督。审计内容包括收付款业务的合规性、准确性、及时性，票据管理和印章管理的规范性等。通过审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务自查财务部门定期对收付款业务进行自查，检查收付款流程是否符合制度规定，各项手续是否齐全，财务记录是否准确完整等。对于自查中发现的问题，及时进行整改，并将自查情况报告公司领导。3.外部监督接受税务机关、财政部门等外部监管部门的监督检查。积极配合外部监管部门的工作，如实提供相关资料和信息，对于监管部门提出的问题，及时进行整改，并将整改情况报告公司领导。七、责任追究1.违规行为界定对于在收付款业务中违反本制度规定的行为，如虚