档案移交制度规范

PAGE档案移交制度规范最新一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交工作流程，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及公司/组织与外部单位之间的档案移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案的合法性和规范性。2.完整准确原则：移交的档案应保持其完整性和准确性，不得遗漏、篡改或伪造档案内容。3.及时高效原则：档案移交工作应按照规定的时间节点和程序进行，确保档案的及时流转和有效利用。4.安全保密原则：档案移交过程中要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案移交的范围（一）文书档案1.公司/组织各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.会议记录、纪要、决议等。3.工作计划、总结、统计报表等。（二）人事档案1.员工入职、离职、调动等相关材料。2.员工绩效考核、培训记录、奖惩情况等材料。3.员工工资、福利、社会保险等材料。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等。2.财务审计报告、税务申报资料等。3.资金往来、合同协议等相关财务文件。（四）业务档案1.项目立项、可行性研究报告、项目合同等。2.产品研发、生产、销售等相关业务文件。3.客户资料、市场调研、营销策划等文件。（五）其他档案1.公司/组织荣誉证书、资质证书等。2.固定资产档案、设备采购合同等。3.法律事务档案、诉讼文件等。三、档案移交的流程（一）移交准备1.移交部门应按照档案管理要求，对拟移交的档案进行整理、分类、编号、编目等工作，确保档案的完整性和规范性。2.填写《档案移交清单》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、移交时间等信息。3.对拟移交的档案进行审核，确保档案内容真实可靠、手续完备。（二）移交申请1.移交部门向档案管理部门提交《档案移交申请》，说明移交档案的原因、范围、时间等。2.档案管理部门对移交申请进行审核，审核通过后予以受理。（三）档案交接1.移交部门与档案管理部门按照《档案移交清单》进行档案交接，双方应在清单上签字确认。2.交接过程中，双方应认真核对档案的数量、内容、完整性等，如有问题应及时协商解决。3.档案交接完成后，移交部门应将档案管理权限移交给档案管理部门。（四）档案接收1.档案管理部门对接收的档案进行验收，检查档案的数量、内容、完整性等是否符合要求。2.验收合格后，档案管理部门将档案进行妥善保管，并按照规定进行分类、编号、编目等工作。（五）档案登记1.档案管理部门对接收的档案进行登记，建立档案台账，记录档案的名称、数量、保管期限、移交时间、存放位置等信息。2.档案登记应及时、准确、完整，确保档案信息的可查询性和可追溯性。四、档案移交的时间要求（一）定期移交1.各部门应按照公司/组织规定的时间，定期将本部门形成的档案移交给档案管理部门。2.定期移交的时间间隔一般为一年或半年，具体时间由公司/组织根据实际情况确定。（二）临时移交1.在公司/组织发生重大事件、重要项目结束、人员离职等情况下，相关部门应及时将涉及的档案移交给档案管理部门。2.临时移交应在事件结束或人员离职后的[X]个工作日内完成。五、档案移交的责任划分（一）移交部门责任1.负责对拟移交的档案进行整理、分类、编号、编目等工作，确保档案的完整性和规范性。2.填写《档案移交清单》，如实记录档案的相关信息，并对清单内容的真实性负责。3.在档案交接过程中，向档案管理部门提供必要的档案说明和解释，协助档案管理部门完成档案验收工作。4.对移交档案的质量负责，如因移交部门原因导致档案缺失、损坏、篡改等问题，移交部门应承担相应的责任。（二）档案管理部门责任1.对移交申请进行审核，决定是否受理档案移交申请。2.组织档案交接工作，与移交部门共同核对档案的数量、内容、完整性等，确保档案交接工作的顺利进行。3.对接收的档案进行验收，检查档案是否符合要求，并将验收结果及时反馈给移交部门。4.对接收的档案进行妥善保管，按照规定进行分类、编号、编目等工作，确保档案的安全和有效利用。5.对档案移交工作进行监督和检查，发现问题及时督促相关部门进行整改。六、档案移交的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，负责对档案移交工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应检查档案移交工作是否符合制度规定，档案的整理、分类、编号、编目等是否规范，档案交接手续是否完备等。3.对检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督检查。2.对外部单位提出的意见和建议，公司/组织应认真对待，及时整改，并将整改情况及时反馈给外部单位。七、档案移交的保密规定（一）保密责任1.参与档案移交工作的所有人员应严格遵守保密规定，对移交档案的内容、信息等予以保密。2.未经公司/组织批准，任何人不得擅自泄露档案内容，不得将档案用于非工作目的。（二）保密措施1.在档案移交过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行密封、加密传输等，防止档案信息泄露。2.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理和移交。3.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。八、档案移交的信息化管理（一）电子档案移交1.对于电子档案，移交部门应按照规定的格式和要求进行整理、存储，并确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案移交时，应通过公司/组织内部的档案管理系统进行传输，并在系统中进行登记和备案。3.档案管理部门应及时对接收的电子档案进行备份和存储，确保电子档案的安全和可利用。（二）信息化管理平台1.建立公司/组织档案管理信息化平台，实现档案的在线整理、分类、编号、编目、查询、借阅等功能。2.通过信息化平台，对档案移交工作进行全程跟踪和管理，提高档案移交工作的效率和准确性