规范总务台账管理制度

PAGE规范总务台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司总务管理，规范总务台账的建立、使用和管理，确保总务工作的规范化、科学化、精细化，提高总务工作效率和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的总务管理工作，包括但不限于办公设备管理、办公用品采购与发放、车辆管理、食堂管理、宿舍管理等相关总务业务。（三）基本原则1.合法性原则：总务台账管理应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项工作合法合规。2.准确性原则：台账记录应真实、准确、完整，如实反映总务工作的实际情况，为管理决策提供可靠依据。3.及时性原则：及时记录和更新台账信息，保证信息的时效性，以便及时掌握总务工作动态，做出合理安排。4.保密性原则：对于涉及公司机密和员工隐私的台账信息，应严格保密，防止信息泄露。二、台账管理职责分工（一）总务部门1.负责制定和完善总务台账管理制度，并组织实施。2.负责各类总务台账的建立、登记、更新和保管工作。3.定期对台账数据进行统计分析，为公司决策提供数据支持。4.配合其他部门做好相关总务工作的协调和沟通。（二）使用部门1.负责本部门总务设备、用品等的申请、使用和保管，并配合总务部门做好台账登记工作。2.按照规定的流程和要求，及时向总务部门反馈设备、用品的使用情况和需求信息。3.协助总务部门进行定期的资产清查和盘点工作。（三）财务部门1.负责审核总务费用的报销凭证，确保费用支出符合公司财务制度和相关规定。2.协助总务部门进行成本核算和预算控制，提供财务数据支持和分析。3.参与公司资产的清查和盘点工作，监督资产的财务处理情况。三、办公设备台账管理（一）设备登记1.总务部门应建立办公设备台账，详细记录每台设备的名称、型号、规格、购置日期、购置价格、使用部门、使用人等信息。2.新设备到货后，采购人员应及时将设备信息提交给总务部门，总务部门在收到信息后[X]个工作日内完成台账登记。3.对于设备的变更信息，如设备转移、维修、报废等，使用部门应及时通知总务部门，总务部门应在[X]个工作日内更新台账。（二）设备使用与维护1.使用部门负责设备的日常使用和维护，应按照设备操作规程正确使用设备，定期进行清洁、保养和检查，确保设备正常运行。2.总务部门应定期组织设备维护培训，提高使用人员的操作技能和维护意识。3.设备出现故障时，使用部门应及时填写《设备维修申请表》，提交给总务部门。总务部门应在收到申请后[X]个工作日内安排维修人员进行维修，并记录维修情况。（三）设备盘点1.总务部门应定期组织办公设备盘点工作，每年至少进行[X]次全面盘点，每季度进行[X]次局部盘点。2.盘点前，总务部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法和时间安排。3.盘点过程中，应认真核对设备的数量、型号、规格等信息，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的设备，应查明原因，及时调整台账，并按照公司规定进行处理。（四）设备报废1.办公设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用或维修成本过高的；因技术进步等原因，已被淘汰且无使用价值的；因自然灾害、意外事故等原因导致损坏，无法修复的。2.使用部门填写《设备报废申请表》，详细说明报废原因和设备情况，提交给总务部门。3.总务部门组织相关人员进行鉴定，审核通过后报公司领导审批。经批准报废的设备，总务部门应及时在台账中注销，并按照公司规定进行资产处置。四、办公用品台账管理（一）用品采购1.根据公司各部门的需求预测和实际使用情况，总务部门制定办公用品采购计划，明确采购种类、数量、规格等信息。2.采购计划经公司领导审批后，总务部门按照规定的采购流程进行采购。采购过程中应选择合格的供应商，确保办公用品的质量和供应及时性。3.采购人员应及时将采购信息反馈给总务部门，总务部门在收到办公用品后[X]个工作日内完成台账登记，记录办公用品的名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息。（二）用品发放1.各部门根据工作需要，填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人签字后提交给总务部门。2.总务部门按照审批后的申请表进行发放，并在台账中记录发放日期、领用部门、领用人、领用数量等信息。3.对于限量发放的办公用品，如办公文具、耗材等，总务部门应严格按照规定的标准进行发放，确保合理使用。（三）用品库存管理1.总务部门应建立办公用品库存台账，定期盘点库存数量，确保账实相符。2.对于库存积压的办公用品，应及时与相关部门沟通协调，采取促销、调剂等方式进行处理，减少库存占用资金。3.根据办公用品的使用频率和库存情况，总务部门应适时调整采购计划，避免过度采购或采购不足。五、车辆台账管理（一）车辆登记1.总务部门应建立车辆台账，详细记录每辆车的品牌、型号、车牌号、购置日期、购置价格、使用部门、驾驶员等信息。2.新车辆购置后，采购人员应及时将车辆信息提交给总务部门，总务部门在收到信息后[X]个工作日内完成台账登记。3.对于车辆的变更信息，如车辆过户、报废、维修等，使用部门应及时通知总务部门，总务部门应在[X]个工作日内更新台账。（二）车辆调度与使用1.总务部门负责公司车辆的调度和使用管理，根据工作需要合理安排车辆，确保车辆使用效率最大化。2.各部门需要使用车辆时，应提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由等信息，提交给总务部门。3.总务部门根据申请情况进行车辆调度，并在台账中记录车辆使用情况，包括出车时间、返回时间、行驶里程、使用部门等信息。（三）车辆维护与保养1.驾驶员负责车辆的日常维护和保养，按照规定的时间和里程进行车辆检查、保养和维修。2.车辆出现故障时，驾驶员应及时填写《车辆维修申请表》，提交给总务部门。总务部门应在收到申请后[X]个工作日内安排维修人员进行维修，并记录维修情况。3.总务部门应定期组织车辆维护培训，提高驾驶员的维护技能和安全意识。（四）车辆费用管理1.总务部门应建立车辆费用台账，详细记录车辆的燃油费、维修费群、保险费、年检费等费用支出情况。2.车辆费用报销时，驾驶员应填写《车辆费用报销申请表》，附上相关发票和凭证，经部门负责人签字后提交给总务部门审核。3.总务部门审核通过后，报财务部门报销。财务部门应按照公司财务制度进行账务处理，并定期与总务部门核对车辆费用台账。（五）车辆安全管理1.驾驶员应严格遵守交通法规，确保行车安全。定期参加交通安全培训，提高安全意识和应急处理能力。2.总务部门应定期组织车辆安全检查，检查车辆的制动、转向、灯光等安全性能，确保车辆处于良好的运行状态。3.对于发生的交通事故，驾驶员应及时报告总务部门和相关部门，并配合做好事故处理工作。总务部门应在台账中记录事故情况和处理结果。六、食堂台账管理（一）食材采购1.食堂管理人员应建立食材采购台账，详细记录食材的名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息。2.根据食堂用餐人数和菜谱安排，制定食材采购计划，选择合格的供应商进行采购。3.采购人员应及时将采购信息反馈给食堂管理人员，食堂管理人员在收到食材后[X]个工作日内完成台账登记。（二）食材验收1.食堂管理人员负责食材的验收工作，对采购的食材进行质量、数量等方面的检查。2.验收合格的食材应及时入库，并在台账中记录入库日期、入库数量等信息。对于验收不合格的食材，应及时与供应商协商处理。（三）食材库存管理1.食堂应建立食材库存台账，定期盘点库存数量，确保账实相符。2.合理控制食材库存水平，根据用餐人数和采购周期，适时调整采购计划，避免食材积压或短缺。3.对于库存食材，应按照先进先出的原则进行使用，确保食材新鲜度。（四）食堂费用管理1.食堂管理人员应建立食堂费用台账，详细记录食堂的食材采购费用、水电费、人员工资等费用支出情况。2.食堂费用报销时，应填写《食堂费用报销申请表》，附上相关发票和凭证，经食堂负责人签字后提交给总务部门审核。3.总务部门审核通过后，报财务部门报销。财务部门应按照公司财务制度进行账务处理，并定期与总务部门核对食堂费用台账。（五）食堂卫生与安全管理1.食堂应严格遵守食品安全法规，确保食品卫生安全。定期进行食品卫生检查，做好餐具消毒、厨房清洁等工作。2.加强食堂安全管理，做好防火、防盗、防中毒等工作。定期组织安全培训，提高食堂工作人员的安全意识和应急处理能力。3.对于发生的食品安全事故或安全事故，食堂管理人员应及时报告总务部门和相关部门，并配合做好事故处理工作。总务部门应在台账中记录事故情况和处理结果。七、宿舍台账管理（一）宿舍入住与退房1.总务部门应建立宿舍台账，详细记录每间宿舍的房间号、入住人员姓名、部门、入住日期、退房日期等信息。2.员工申请入住宿舍时，应填写《宿舍入住申请表》，经部门负责人签字后提交给总务部门。总务部门根据宿舍情况进行安排，并在台账中记录入住信息。3.员工退房时，应提前通知总务部门。总务部门在员工退房后[X]个工作日内进行检查，确认无误后办理退房手续，并在台账中记录退房日期。（二）宿舍设施管理1.总务部门负责宿舍设施的配备和维护管理，定期检查宿舍设施的完好情况，及时维修和更换损坏的设施。2.员工应爱护宿舍设施，不得随意损坏或拆卸。如发现设施损坏，应及时报告总务部门。3.总务部门应建立宿舍设施维修台账，记录设施维修的时间、内容、维修人员等信息。（三）宿舍卫生与