设备合同制度管理规范

PAGE设备合同制度管理规范一、总则（一）目的本规范旨在加强公司设备合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，确保设备采购、租赁、维修等业务的顺利开展，提高公司设备管理水平和经济效益。（二）适用范围本规范适用于公司与外部供应商、租赁商、维修服务商等签订的各类设备合同，包括但不限于设备采购合同、设备租赁合同、设备维修保养合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：设备合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.公平公正原则：合同双方应遵循公平、公正的原则，明确双方的权利和义务，不得损害对方的合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则：加强合同风险评估和防范，采取有效措施降低合同风险，确保公司利益不受损失。二、合同签订管理（一）合同立项1.设备需求部门根据公司业务发展需要，提出设备采购、租赁、维修等需求，填写《设备合同立项申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、用途、预算等信息，并提交相关部门审核。2.相关部门对设备需求进行审核，重点审核设备需求的合理性、必要性、可行性以及预算的准确性等。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导根据审核意见，对设备合同立项申请进行审批。审批通过后，设备需求部门方可开展合同签订工作。（二）合同起草1.设备需求部门负责合同起草工作，根据合同立项申请和双方协商意见，拟定合同条款。合同条款应明确、具体、完整，包括但不限于设备名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等内容。2.合同起草过程中，应充分考虑合同风险，对可能出现的风险进行评估，并采取相应的防范措施。对于重大合同或复杂合同，可聘请法律顾问或专业律师进行审核。3.合同起草完成后，设备需求部门应将合同文本提交相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性以及双方权利义务的平衡性等。审核通过后，报公司领导审批。（三）合同审批1.公司领导根据审核意见，对合同文本进行审批。审批内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性以及双方权利义务的平衡性等。审批通过后，合同方可签订。2.对于重大合同或复杂合同，公司领导可组织相关部门进行会审，充分听取各部门意见，确保合同签订的科学性、合理性和合法性。3.合同审批过程中，如发现合同条款存在问题或风险，应及时与对方协商修改，确保合同签订的质量。（四）合同签订1.合同经公司领导审批通过后，由设备需求部门负责与对方签订合同。签订合同前，应确保对方具有合法的经营资质和良好的信誉。2.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。合同文本应一式多份，双方各执一份，同时报公司相关部门备案。3.合同签订过程中，应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款，应及时报公司领导审批，并与对方协商一致后签订补充协议。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，设备需求部门应及时组织相关人员进行合同交底，将合同主要内容和要求传达给相关部门和人员，确保各部门和人员了解合同履行的责任和义务。2.合同交底内容包括合同名称与编号、签订时间与地点、双方当事人、合同主要条款、履行期限与方式、质量标准与验收要求、付款方式与时间、违约责任等。3.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并报公司相关部门备案。（二）合同执行1.各部门和人员应按照合同交底要求，认真履行合同约定的义务，确保合同顺利履行。2.设备采购合同履行过程中，采购部门应及时跟踪设备生产进度和交货情况，确保设备按时、按质、按量交付。如发现设备生产进度或质量存在问题，应及时与供应商协商解决，并报公司领导备案。3.设备租赁合同履行过程中，租赁部门应负责设备的租赁管理，确保设备按时交付、按时归还，并做好设备的日常维护和保养工作。如发现设备损坏或丢失，应及时与租赁商协商解决，并按照合同约定承担相应的责任。4.设备维修保养合同履行过程中，维修部门应按照合同约定的维修保养标准和要求，及时对设备进行维修保养，确保设备正常运行。如发现设备维修保养质量存在问题，应及时与维修服务商协商解决，并报公司领导备案。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款，合同双方应及时协商一致，并签订补充协议。2.合同变更应按照合同签订流程进行审批，经公司领导审批通过后，方可签订补充协议。3.合同变更后，各部门和人员应按照变更后的合同条款履行义务，确保合同变更后的顺利执行。（四）合同付款1.合同付款应严格按照合同约定的付款方式和时间执行，确保付款的准确性和及时性。2.设备需求部门应根据合同履行情况，及时填写《设备合同付款申请表》，详细说明付款金额、付款时间、付款方式等信息，并提交相关部门审核。3.相关部门对合同付款申请进行审核，重点审核付款金额的准确性、付款时间的合规性以及付款方式的合理性等。审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导根据审核意见，对合同付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。（五）合同验收1.设备采购合同履行完毕后，采购部门应及时组织相关部门和人员进行验收，确保设备符合合同约定的质量标准和要求。2.验收内容包括设备名称、规格型号、数量、外观质量、技术性能、运行状况等。验收合格后，验收人员应填写《设备验收报告》，并签字确认。3.设备租赁合同履行完毕后，租赁部门应及时组织相关部门和人员进行验收，确保设备按时归还、设备完好无损。验收合格后，验收人员应填写《设备租赁验收报告》，并签字确认。4.设备维修保养合同履行完毕后,维修部门应及时组织相关部门和人员进行验收，确保设备维修保养质量符合合同约定的标准和要求。验收合格后，验收人员应填写《设备维修保养验收报告》，并签字确认。四、合同风险管理（一）风险识别1.建立合同风险识别机制，定期对合同签订、履行、变更、终止等过程中的风险进行识别和评估。2.风险识别应涵盖合同条款风险、对方信用风险、市场风险、法律风险、不可抗力风险等方面。3.采用风险矩阵、德尔菲法等工具和方法，对识别出的风险进行分析和评估，确定风险等级和影响程度。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险。风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对于高风险合同，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同或终止合同履行。3.对于中风险合同，应采取风险减轻措施，如加强合同管理、增加担保条款、要求对方提供履约保证金等。4.对于低风险合同，可采取风险转移措施，如购买保险、要求对方提供连带责任保证等。5.对于风险影响较小的合同，可采取风险接受措施，但应密切关注风险变化情况，及时调整应对措施。（三）风险监控1.建立合同风险监控机制，定期对合同风险应对措施的执行情况进行监控和评估，及时发现和解决风险问题。2.风险监控应涵盖合同履行进度、对方履约情况、市场变化情况、法律法规变化情况等方面。3.采用定期检查、不定期抽查、数据分析等方式，对合同风险进行监控和评估。如发现风险应对措施执行不力或风险状况发生变化，应及时调整应对措施。五、合同档案管理（一）档案收集1.设备合同签订后，设备需求部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交公司档案管理部门归档。2.合同相关资料包括合同立项申请表、合同审批表、合同变更协议、补充协议、验收报告、付款凭证等。3.档案管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案库房内。2.建立合同档案借阅制度，严格控制档案借阅范围和借阅期限。借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。3.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。（三）档案利用1.公司各