规范会议记录工作制度

PAGE规范会议记录工作制度一、总则（一）目的为了加强公司会议管理，规范会议记录工作，提高会议效率和决策科学性，确保会议精神的有效传达和执行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题会议等。（三）基本原则1.准确完整原则会议记录应准确记录会议内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、决议事项等，确保记录的完整性和真实性。2.及时高效原则会议记录人员应在会议结束后及时整理记录，确保记录内容的时效性，以便及时传达会议精神和执行决议。3.保密原则会议记录涉及公司机密信息的，应严格遵守公司保密制度，妥善保管记录文件，防止信息泄露。二、会议记录的职责分工（一）记录人员职责1.负责会议现场的记录工作，准确记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。2.在会议结束后及时整理会议记录，确保记录内容清晰、准确、完整。3.将整理好的会议记录提交给会议主持人或指定的审核人员进行审核。4.根据审核意见对会议记录进行修改完善，并按照规定的格式和要求进行存储和保管。（二）会议主持人职责1.明确会议记录的要求和标准，确保记录人员能够准确记录会议内容。2.在会议过程中，引导参会人员围绕主题进行发言和讨论，避免出现无关话题和混乱局面。3.对会议记录进行审核，确保记录内容符合会议实际情况，对记录中存在的问题及时提出修改意见。（三）审核人员职责1.对会议记录进行全面审核，检查记录内容是否准确、完整、清晰，决议事项是否明确。2.审核会议记录的格式和排版是否符合规定要求。3.对审核中发现的问题及时与记录人员沟通，提出修改建议，确保会议记录的质量。三、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：简要概括会议讨论的核心内容。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间。3.会议地点：明确会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职务等信息。（二）会议议程按照会议召开的顺序，记录会议议程的各项内容，包括议题、讨论要点、时间安排等。（三）发言内容记录1.详细记录每位参会人员的发言要点，包括观点、意见、建议等。2.对于重要发言，应尽量记录原话，确保记录的准确性。3.记录发言过程中的讨论情况，包括不同观点的交锋、共识的形成等。（四）决议事项记录1.明确会议形成的决议事项，包括决议内容、责任人、完成时间等。2.对于决议事项的执行情况，应在后续的会议记录中进行跟踪记录。（五）其他事项记录记录会议过程中出现的其他重要事项，如临时动议、突发事件等。四、会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张大小：采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.5厘米。（二）字体字号1.标题：一般采用二号黑体字，加粗，居中。2.正文：一般采用小四号宋体字，行距为1.5倍。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行缩进2个字符。2.对齐方式：标题居中对齐，正文两端对齐。（四）编号格式1.会议记录应按照章节、条款的顺序进行编号，如“一、”“（一）”“1.”等。2.编号应清晰、准确，便于查阅和引用。（五）页眉页脚1.页眉：一般填写公司名称或会议名称。2.页脚：一般填写页码。五、会议记录的整理与归档（一）整理要求1.会议记录人员在会议结束后应及时对记录内容进行整理，检查记录是否完整、准确，对遗漏或错误的内容进行补充和修正。2.整理后的会议记录应按照规定的格式进行排版，确保页面整洁、美观。（二）审核流程1.整理好的会议记录应提交给会议主持人或指定的审核人员进行审核。2.审核人员应在收到会议记录后的[X]个工作日内完成审核，并将审核意见反馈给记录人员。3.记录人员应根据审核意见对会议记录进行修改完善，直至审核通过。（三）归档保存1.审核通过的会议记录应按照公司档案管理规定进行归档保存，保存期限为[X]年。2.会议记录应存储在电子介质和纸质介质上，确保备份的安全性和完整性。3.电子文档应按照公司文件命名规范进行命名，并分类存储在指定的文件夹中。纸质文档应装订成册，存放在专门的档案柜中。六、会议记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录的，应填写《会议记录查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到公司档案室查阅。2.涉及公司机密信息的会议记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露记录内容。（二）使用规定1.查阅人员应在规定的时间内查阅会议记录，不得擅自复印、拍照或带出档案室。2.如需引用会议记录中的内容，应注明出处，确保引用的准确性和合法性。3.未经公司授权，任何人员不得将会议记录提供给外部单位或个人。七、会议记录的保密管理（一）保密范围会议记录中涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等机密内容的，均属于保密范围。（二）保密措施1.记录人员应严格遵守公司保密制度，妥善保管会议记录文件，不得随意放置或泄露给无关人员。2.会议记录的存储介质应采取加密、备份等措施，防止数据丢失或被篡改。3.对涉及机密信息的会议记录，应在文件上加盖“机密”印章，并按照公司保密文件的管理规定进行传递和使用。（三）保密责任1.所有接触会议记录的人员都应承担保密责任，如因工作失误或故意泄露导致公司利益受损的，应依法承担相应的法律责任。2.公司将对违反保密制度的行为进行严肃处理，情节严重的将追究法律责任。八、会议记录的监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对会议记录工作进行日常监督检查，确保会议记录工作符合本制度的要求。2.定期对会议记录的质量进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.将会议记录工作纳入公司绩效考核体系，对记录人员、会议主持人和审核人员的工作进行考核。2.考核内容包括记录的准确性、完整性、及时性、格式规范性等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的人员给予表彰和奖励，对存在问题的人员进行批评教育和相应的处罚。九、附则