样品损耗制度规范

PAGE样品损耗制度规范最新一、总则1.目的本制度旨在规范公司样品损耗管理，确保样品的合理使用与有效控制，降低损耗成本，提高公司运营效益，同时保证各项工作符合相关法律法规及行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司内涉及样品使用、保管、处置等相关环节的所有部门及人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保样品管理活动合法合规。合理性原则：在保证业务正常开展的前提下，合理控制样品损耗，避免不必要的浪费。责任明确原则：明确各部门及人员在样品损耗管理中的职责，做到责任清晰，奖惩分明。全程监控原则：对样品从领取到处置的全过程进行监控，及时发现和解决问题。二、样品损耗定义与分类1.定义样品损耗是指在公司业务活动中，因各种原因导致样品数量减少、质量受损或无法正常使用的情况。2.分类正常损耗：因业务需要正常使用样品，如测试、展示、客户试用等过程中产生的合理损耗。非正常损耗：由于人为失误、管理不善、意外事故等原因导致的样品损耗，包括但不限于丢失、损坏、变质等。三、职责分工1.样品使用部门负责提出样品需求计划，明确样品的规格、数量、用途及预计使用期限等信息。在使用样品过程中，严格按照操作规程进行操作，确保样品的安全与完整，减少不必要的损耗。对本部门使用的样品进行定期盘点，及时发现和报告损耗情况。2.样品保管部门负责样品的存储、保管工作，确保样品存放环境符合要求，防止样品损坏、变质、丢失等情况发生。建立样品出入库管理制度，严格记录样品的出入库时间、数量、规格等信息，做到账目清晰。配合样品使用部门做好样品的发放与回收工作，对回收的样品进行妥善处理。3.质量管理部门负责制定样品质量检验标准和流程，对样品的质量进行检验和监督，确保投入使用的样品符合质量要求。对样品损耗原因进行分析，判断是否因质量问题导致损耗，并提出相应的处理建议。4.财务部门负责核算样品损耗成本，将样品损耗费用纳入公司成本核算体系。根据样品损耗制度及相关规定，对样品损耗费用的报销进行审核。5.采购部门根据样品需求计划，负责样品的采购工作，确保采购的样品质量合格、数量准确、价格合理。对采购过程中出现的样品损耗情况进行跟踪和处理，及时与供应商沟通协调。6.审计部门负责对样品损耗管理情况进行审计监督，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。对重大样品损耗事件进行专项审计，追究相关责任人员的责任。四、样品领取与发放1.领取流程样品使用部门根据业务需求填写样品领取申请表，详细说明样品名称、规格、数量、用途、预计使用期限等信息，经部门负责人审核签字后提交至样品保管部门。样品保管部门收到申请表后，核对库存情况，如有库存则按照申请表要求发放样品，并做好发放记录；如无库存，及时通知采购部门进行采购。采购部门根据样品需求计划进行采购，样品到货后，由样品保管部门验收合格后办理入库手续，并按照领取申请表发放样品。2.发放要求样品保管部门应严格按照领取申请表的要求发放样品，确保发放的样品数量准确、规格相符、质量合格。发放样品时，应与领取人员办理交接手续，双方签字确认，明确样品的名称、数量、规格、用途等信息。五、样品使用与管理1.使用规范样品使用部门应制定详细的样品使用操作规程，明确样品的使用方法、注意事项等内容，并组织相关人员进行培训，确保操作人员熟悉操作规程。操作人员在使用样品过程中，应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改操作方法或简化操作流程，避免因操作不当导致样品损耗。对有特殊要求的样品，如易燃、易爆、有毒等样品，应采取相应的安全防护措施，确保使用安全。2.定期盘点样品使用部门应定期对本部门使用的样品进行盘点，每月至少进行一次，确保账实相符。盘点过程中，如发现样品数量不符、质量受损等情况，应及时查明原因，并填写样品损耗报告，报样品保管部门和质量管理部门。3.使用期限管理对于有使用期限要求的样品，样品使用部门应严格按照规定的使用期限使用样品，避免因超期使用导致样品损耗。如因特殊情况需要延长样品使用期限，样品使用部门应提前向样品保管部门提出申请，经批准后方可延长使用期限。六、样品保管与存储1.保管要求样品保管部门应根据样品的特性和要求，选择合适的存储环境，确保样品存放安全、完好。对易受潮、易变质、易氧化等样品，应采取相应的防潮、防腐、抗氧化等措施，如密封保存、冷藏保存、添加防腐剂等。对贵重样品、关键样品等应实行专人专管制度，确保样品的安全与完整。2.存储环境样品存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度等环境条件应符合样品存储要求。对不同类型的样品，应分类存放，并设置明显的标识，便于查找和管理。3.库存管理样品保管部门应建立完善的样品库存管理制度，定期对库存样品进行盘点，确保账实相符。如发现库存样品数量不符、质量受损等情况，应及时查明原因，并填写库存样品损耗报告，报相关部门处理。七、样品损耗的核算与报销1.核算方法正常损耗的样品，其损耗成本按照实际发生额进行核算，计入相关业务成本。非正常损耗的样品，其损耗成本应根据具体情况进行分析，属于人为原因造成的，由责任人承担相应的赔偿责任；属于意外事故等不可抗力因素造成的，经相关部门审核批准后，可计入公司损失。2.报销流程样品使用部门填写样品损耗报销申请表，详细说明样品损耗的原因、数量、金额等信息，并附上相关证明材料，如样品损耗报告、质量检验报告、采购发票等，经部门负责人审核签字后提交至财务部门。财务部门收到报销申请表后，按照公司财务制度及相关规定进行审核，审核通过后办理报销手续。八、样品处置1.处置原则样品处置应遵循合理、合法、环保的原则，确保处置过程符合相关法律法规及行业标准要求。对已使用完毕、不再需要的样品，应及时进行处置，避免积压和浪费。2.处置方式回收利用：对于可回收利用的样品，如废旧金属、塑料等，应按照公司相关规定进行回收处理，交予专业的回收公司进行回收利用。报废处理：对于无法回收利用或已无使用价值的样品，应按照公司报废管理制度进行报废处理，填写报废申请表，经相关部门审核批准后，进行报废处置。捐赠处理：对于符合捐赠条件的样品，可经公司批准后进行捐赠，用于公益事业或其他相关活动。3.处置流程样品使用部门提出样品处置申请，详细说明样品名称、规格、数量、处置方式等信息，经部门负责人审核签字后提交至样品保管部门。样品保管部门收到处置申请后，对样品进行核实，确认样品已无使用价值或已完成使用任务，如有必要，可组织相关人员进行鉴定。样品保管部门根据样品处置方式，按照公司相关规定办理处置手续。如进行回收利用，应与回收公司签订回收协议；如进行报废处理，应填写报废审批表，报相关部门审批；如进行捐赠处理，应办理捐赠手续，并做好相关记录。九、监督与检查1.内部监督公司内部各部门应相互配合，形成监督合力，对样品损耗管理情况进行日常监督检查。样品保管部门应定期对库存样品进行盘点，检查样品的存储情况和出入库记录；样品使用部门应定期对本部门使用的样品进行自查，检查样品的使用情况和损耗情况。质量管理部门应不定期对样品质量进行抽检，检查样品的质量状况是否符合要求；财务部门应定期对样品损耗费用进行核算和审计，检查报销手续是否齐全、费用核算是否准确。2.审计监督审计部门应定期对样品损耗管理情况进行审计，检查制度执行情况、流程是否规范、责任是否落实等。对审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。3.违规处理对于违反本制度规定，导致样品损耗异常或造成公司损失的部门及人