新型展会服务规范制度

PAGE新型展会服务规范制度一、总则（一）目的为了提升本公司/组织在展会服务领域的专业水平，规范展会服务行为，确保展会服务质量，满足客户需求，树立良好的品牌形象，特制定本新型展会服务规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的各类展会服务活动，包括但不限于展会策划、展位搭建、展品展示、现场服务、客户沟通等环节。（三）基本原则1.合规合法原则严格遵守国家相关法律法规以及展会行业的标准规范，确保展会服务活动合法合规开展。2.客户至上原则以客户需求为导向，提供优质、高效、个性化的展会服务，满足客户在展会期间的各项需求，提升客户满意度。3.质量第一原则建立健全质量控制体系，对展会服务的各个环节进行严格把控，确保服务质量达到行业领先水平。4.团队协作原则强调各部门、各岗位之间的协同合作，形成高效的工作团队，共同完成展会服务任务。二、展会策划规范（一）前期调研1.收集客户对展会的目标、期望、预算等信息，明确客户需求。2.分析展会主题、行业趋势、竞争对手情况等，为展会策划提供参考依据。3.实地考察展会场地，了解场地布局、设施条件、周边环境等情况。（二）策划方案制定1.根据前期调研结果，制定详细的展会策划方案，包括展会主题、展示内容、活动安排、宣传推广等方面。2.策划方案应具有创新性、可行性和针对性，能够突出本公司/组织的特色和优势。3.组织内部相关部门对策划方案进行评审，确保方案符合公司/组织战略目标和客户需求。（三）预算编制1.根据策划方案，编制展会服务预算，包括场地租赁、展位搭建、展品运输、宣传推广、人员薪酬等各项费用。2.预算编制应合理、准确，充分考虑各项成本因素，并预留一定的弹性空间。3.严格控制展会服务成本，确保在预算范围内完成展会服务任务。三、展位搭建规范（一）设计要求1.根据展会主题和客户需求，设计独特、美观、实用的展位布局和展示风格。2.展位设计应符合人体工程学原理，方便观众参观和交流，同时突出展品展示效果。3.运用现代设计理念和技术手段，如灯光、音效、多媒体等，增强展位的吸引力和互动性。（二）搭建施工1.选择具有资质和经验的展位搭建商，签订详细合同，明确双方权利义务。2.搭建商应按照设计方案进行施工，确保展位结构安全、牢固，展示效果符合要求。3.加强对搭建施工现场的监督管理，及时发现和解决施工过程中出现的问题，确保施工进度和质量。（三）验收标准1.展位搭建完成后，组织相关人员进行验收，验收内容包括展位结构、展示效果、安全设施等方面。2.验收合格后方可交付使用，对于验收中发现的问题，要求搭建商及时整改，直至达到验收标准。四、展品展示规范（一）展品选择1.根据展会主题和目标客户群体，精心挑选具有代表性、创新性和竞争力的展品。2.对展品进行分类整理，制定合理的展示顺序和布局，突出展品重点和特色。3.确保展品质量可靠、外观良好，具备完整的产品资料和说明。（二）展示布置1.根据展品特点和展位设计，合理布置展品展示方式，如陈列、演示、互动体验等。2.运用灯光、道具、标识等手段，营造良好的展品展示氛围，增强展品的视觉冲击力。3.在展品展示区域设置必要的说明牌、介绍资料等，方便观众了解展品信息。（三）展品管理1.建立展品管理制度，明确展品的运输、保管、维护、交接等环节的责任和流程。2.加强对展品运输过程的保护，确保展品安全无损到达展会现场。3.在展会期间，安排专人负责展品的保管和维护，及时处理展品出现的问题。五、现场服务规范（一）接待服务1.展会现场安排专业、热情、礼貌的接待人员，负责迎接客户和观众，引导参观展位。2.接待人员应熟悉展会情况和本公司/组织展品信息，能够为客户和观众提供准确、详细的咨询服务。3.及时收集客户和观众的意见和建议，反馈给相关部门，以便改进服务质量。（二）讲解服务1.为重要客户和专业观众提供专业的讲解服务，介绍展品特点、技术优势、应用案例等内容。2.讲解人员应具备扎实的专业知识和良好的表达能力，能够生动、形象地向观众传达信息。3.根据观众的不同需求和关注点，灵活调整讲解内容和方式，提高讲解效果。（三）活动组织1.按照策划方案组织各类展会活动，如新品发布会、技术研讨会、商务洽谈会等。2.确保活动场地布置、设备调试、人员安排等工作准备充分，活动流程顺畅、有序。3.加强对活动现场的管理和安全保障，确保活动顺利进行，达到预期效果。（四）应急处理1.制定展会现场应急预案，明确可能出现的突发事件及应对措施。2.成立应急处理小组，负责在展会期间及时处理各类突发事件，如火灾、地震、设备故障等。3.定期对应急预案进行演练，提高应急处理小组的应急反应能力和协同作战能力。六、客户沟通规范（一）沟通计划1.在展会服务过程中，制定详细的客户沟通计划，明确沟通目标、内容、方式和时间安排。2.根据客户需求和展会进展情况，及时调整沟通计划，确保沟通效果。3.沟通计划应涵盖展会前、展会中、展会后的各个阶段，保持与客户的持续沟通。（二）沟通方式1.采用多种沟通方式与客户进行交流，如面对面沟通、电话沟通、邮件沟通、社交媒体沟通等。2.根据沟通对象和沟通内容的特点，选择合适的沟通方式，确保信息传递准确、及时、有效。3.注重沟通技巧和礼仪，尊重客户意见和建议，营造良好的沟通氛围。（三）信息反馈1.及时向客户反馈展会服务进展情况、展品展示效果、活动组织情况等信息，让客户了解展会服务动态。2.认真听取客户的意见和建议，对客户提出的问题及时进行处理和回复，做到事事有回音，件件有着落。3.根据客户反馈，总结经验教训，不断改进展会服务质量，提升客户满意度。七、人员管理规范（一）人员培训1.定期组织展会服务人员培训，包括专业知识培训、服务技能培训、沟通技巧培训等，提高人员素质和业务能力。2.培训内容应结合展会服务实际需求，注重实用性和针对性，确保培训效果。3.鼓励服务人员自主学习和参加行业培训活动，不断提升自身综合素质。（二）绩效考核1.建立展会服务人员绩效考核制度，明确考核指标、考核方式和考核周期。2.考核指标应涵盖工作业绩、工作态度、团队协作等方面，全面评价服务人员的工作表现。3.根据绩效考核结果，对表现优秀的服务人员进行表彰和奖励，对不符合要求的服务人员进行批评教育或调整岗位。（三）人员调配1.根据展会服务任务的轻重缓急，合理调配人员资源，确保各项工作有序开展。2.加强对人员工作状态的关注，及时发现和解决人员调配过程中出现的问题，提高工作效率。3.注重培养团队成员之间的默契和协作能力，形成团结、高效的工作团队。八、安全管理规范（一）安全制度1.建立健全展会服务安全管理制度，明确安全责任、安全措施和安全操作规程。2.安全制度应涵盖展位搭建、展品展示、活动组织、人员管理等各个环节，确保展会服务活动安全无事故。3.定期对安全制度进行修订和完善，适应展会服务行业的发展变化和安全管理要求。（二）安全培训1.对展会服务人员进行安全培训，提高人员安全意识和应急处理能力。2.安全培训内容包括消防安全、电气安全、人身安全等方面，通过案例分析、模拟演练等方式，增强培训效果。3.要求服务人员严格遵守安全制度和操作规程，杜绝违规行为，确保自身和他人安全。（三）安全检查1.在展会服务活动前、中、后进行全面的安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.安全检查内容包括展位结构安全、电气设备安全、消防设施安全、展品安全等方面，确保展会现场安全可靠。3.对检查中发现的安全问题，要明确责任人和整改期限，及时进行整改，确保安全隐患得到彻底消除。九、保密管理规范（一）保密制度1.制定展会服务保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。2.保密范围包括客户信息、展会策划方案、展品技术资料以及其他涉及商业秘密的信息。3.加强对保密制度的宣传教育，提高服务人员的保密意识，确保保密制度得到有效执行。（二）保密措施1.对涉及保密信息的文件、资料、数据等进行严格管理，并采取加密存储、专人保管等措施。2.在展会服务过程中，限制保密信息的知悉范围，严禁无关人员接触和使用保密信息。3.与服务人员签订保密协议，明确保密责任和违约责任，对违反保密制度的行为进行严肃处理。（三）保密监督1.定期对保密制度的执行情况进行监督检查，