房屋租赁制度管理规范

PAGE房屋租赁制度管理规范一、总则（一）目的为加强房屋租赁管理，规范房屋租赁行为，维护房屋租赁市场秩序，保障租赁当事人的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《商品房屋租赁管理办法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度管理规范。（二）适用范围本规范适用于本公司/组织所涉及的房屋租赁业务，包括自有房屋出租、受托管理房屋出租等各类租赁活动。（三）基本原则房屋租赁管理遵循平等、自愿、合法、公平和诚实信用的原则。在租赁活动中，各方当事人应当遵守法律法规，尊重社会公德，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。二、租赁房屋管理（一）房屋基本信息管理1.建立房屋租赁档案，详细记录每处租赁房屋的基本信息，包括房屋地址、面积、户型、用途、权属情况、配套设施等。2.对房屋进行定期检查和维护，确保房屋结构安全、设施设备完好，符合居住或使用要求。检查记录应存档备案，发现问题及时维修处理。（二）房屋交付与验收1.在房屋出租前，应确保房屋已达到交付条件。交付时，应向承租人提供房屋及附属设施设备清单，并由双方签字确认。2.承租人在接收房屋时，应对房屋及附属设施设备的状况进行查验，如发现问题应及时提出。双方应就交付时房屋的实际状况形成书面记录，作为后续租赁期间责任界定的依据。（三）房屋使用限制1.明确承租人对租赁房屋的使用用途，不得擅自改变房屋用途。如需改变用途，应经本公司/组织书面同意，并按规定办理相关审批手续。2.禁止承租人利用租赁房屋从事违法违规活动，如生产、储存易燃易爆物品、进行非法传销等。本公司/组织有权对承租人的使用行为进行监督检查，如发现违规行为，有权解除租赁合同，并追究承租人的法律责任。三、租赁合同管理（一）合同签订1.房屋租赁应签订书面合同，合同内容应符合法律法规规定，明确双方的权利义务。合同应包括租赁房屋基本情况、租赁期限、租金及支付方式、押金、房屋维修责任、违约责任等条款。2.在签订合同前，应对承租人的身份信息、信用状况等进行核实。对于涉及较大金额或长期租赁的项目，可要求承租人提供担保或进行信用评估。3.合同签订过程中，应向承租人充分说明合同条款内容，确保承租人理解并同意相关条款。合同签订后，应及时归档保存，并按照规定办理相关备案手续。（二）合同履行1.双方应按照合同约定履行各自的义务。本公司/组织应按时交付房屋，确保房屋符合约定的使用条件；承租人应按时支付租金及相关费用，合理使用房屋。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（三）合同变更与解除1.经双方协商一致，可以变更或解除租赁合同。变更或解除合同应签订书面协议，并按照规定办理相关手续。2.在符合法定或约定条件下，一方有权单方面解除租赁合同。如因不可抗力、政府征收等原因导致合同无法继续履行的，双方应按照法律法规规定及合同约定处理相关事宜。四、租金与押金管理（一）租金管理1.根据市场行情、房屋状况等因素合理确定租金标准。租金标准应在租赁合同中明确约定，并按照约定的方式支付。2.建立租金收缴管理制度，定期向承租人催缴租金。对于逾期未支付租金的承租人，应按照合同约定收取违约金，并采取相应的催缴措施，如发送催款通知、暂停相关服务等。3.租金收入应及时入账，进行规范的财务核算，确保租金收入的准确性和安全性。（二）押金管理1.收取承租人押金时，应在租赁合同中明确押金的金额、用途及退还条件。押金应存入专门账户，专款专用。2.在租赁期间，如因承租人原因造成房屋及附属设施设备损坏或其他违约行为，本公司/组织有权从押金中扣除相应费用。扣除后，应及时通知承租人，并提供相关证明材料。3.租赁期满或合同解除后，在承租人结清租金及相关费用、房屋及附属设施设备无损坏且符合约定条件的情况下，应及时退还押金。五、房屋维修与保养管理（一）维修责任划分1.明确房屋维修责任，属于本公司/组织负责维修的范围，应及时安排维修；属于承租人使用不当造成损坏的，由承租人负责维修并承担费用。2.对于房屋主体结构、共用部位及设施设备的维修，应制定专项维修计划，确保维修工作的及时性和有效性。（二）维修流程1.建立房屋维修申报制度，承租人发现房屋需要维修时，应及时向本公司/组织提出维修申请。申请应包括维修内容、地点、预计费用等信息。2.本公司/组织接到维修申请后，应及时进行现场勘查，确定维修方案和维修费用。对于紧急维修项目，应立即组织维修；对于一般维修项目，应在规定时间内安排维修人员进行维修。3.维修完成后，应组织承租人对维修质量进行验收。验收合格的，由承租人签字确认；验收不合格的，应要求维修人员重新维修，直至达到验收标准。（三）保养计划1.制定房屋及附属设施设备的保养计划，定期进行保养维护，确保设施设备正常运行。保养计划应包括保养内容、时间安排、责任人等信息。2.加强对保养工作的监督检查，确保保养工作落实到位。对于保养过程中发现的问题，应及时进行整改，消除安全隐患。六、安全管理（一）安全责任1.本公司/组织应履行房屋租赁安全管理责任，确保租赁房屋符合安全标准，为承租人提供安全的居住或使用环境。2.承租人应遵守国家有关安全规定，承担租赁房屋内的安全责任，不得擅自改变房屋结构或拆除、改动消防设施等。（二）安全检查1.定期对租赁房屋进行安全检查，重点检查房屋结构安全、消防设施、电气设备、燃气使用等方面的安全情况。检查记录应存档备案，发现安全隐患及时整改。2.督促承租人落实安全防范措施，如配备必要的消防器材、安装防盗设施等。对承租人的安全防范工作进行指导和监督，提高承租人的安全意识。（三）应急管理1.制定房屋租赁安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。2.发生安全事故或紧急情况时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行救援和处置，并及时报告相关部门。配合有关部门做好事故调查处理工作，妥善处理善后事宜。七、承租人管理（一）承租人资格审查1.在签订租赁合同前，对承租人的身份信息、居住或经营情况、信用状况等进行全面审查。审查内容包括身份证、营业执照、税务登记证等相关证件的真实性和有效性。2.对于多人合租的情况，应要求承租人提供合租人员名单及相关信息，并对合租人员进行必要的背景调查。（二）承租人信息管理1.建立承租人信息档案，记录承租人的基本信息、租赁情况及相关信用记录等。信息档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。2.对承租人的信息严格保密，未经承租人同意，不得向第三方泄露。（三）承租人行为规范1.制定承租人行为规范准则，要求承租人遵守法律法规、社会公德和小区/大厦管理规定。规范内容包括环境卫生、噪音控制、邻里关系等方面的要求。2.对承租人的行为进行监督检查，发现违反行为规范的，应及时进行劝阻和制止。对于情节严重的，可按照合同约定采取相应的处罚措施，直至解除租赁合同。八、档案管理（一）档案分类房屋租赁档案分为租赁合同档案、房屋档案、租金与押金档案、维修档案、安全档案等类别，确保各类档案资料齐全、完整。（二）档案收集与整理1.明确档案收集责任，在房屋租赁业务开展过程中，相关部门和人员应及时将各类文件资料收集整理，移交档案管理部门。2.档案管理部门对收集到的档案资料进行分类整理、编号装订，确保档案资料的规范性和系统性。（三）档案保管与查阅1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全存放。档案保管期限应按照法律法规规定和公司/组织内部要求执行。2.建立档案查阅制度，严格控制档案查阅范围。查阅档案应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。九、监督检查与违规处理（一）监督检查机制1.建立内部监督检查机制，定期对房屋租赁业务进行检查，重点检查租赁合同签订、履行情况，租金与押金管理、房屋维修与保养、安全管理等方面的工作。2.接受政府相关部门的监督检查，积极配合有关部门的工作，及时整改检查中发现的问题。（二）违规行为认定与处理1.明确承租人及本公司/组织工作人员在房屋租赁活动中的违规行为认定标准，如未按合同约定支付租金、擅自改变房屋用途、违反安全规定等。2.