规范数据共享管理制度

PAGE规范数据共享管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的数据共享行为，确保数据在合法、安全、可控的前提下进行共享，充分发挥数据价值，促进公司/组织的业务发展和协同合作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及数据共享的部门、岗位及人员，包括但不限于数据提供方、数据使用方、数据管理部门等。（三）基本原则1.合法性原则：数据共享活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保数据来源合法、共享过程合规。2.安全性原则：保障共享数据的安全性，采取必要的技术和管理措施，防止数据泄露、篡改、丢失等风险。3.可控性原则：对数据共享的范围、目的、流程等进行严格控制，确保数据共享在公司/组织的有效管理之下。4.授权原则：数据共享需获得明确的授权，未经授权不得擅自共享数据。5.最小化原则：共享的数据应限于实现共享目的所需的最小范围，避免过度共享。二、数据共享定义与范围（一）数据共享定义本制度所称的数据共享，是指公司/组织内不同部门之间、与外部合作伙伴之间，为实现特定业务目的，按照规定的流程和方式，将数据从数据提供方传输至数据使用方的活动。（二）数据共享范围1.内部数据共享各部门之间为支持日常业务运营、协同工作、数据分析等目的而进行的数据共享。例如，销售部门与客服部门共享客户信息，以提高客户服务质量；财务部门与业务部门共享财务数据，以便进行成本核算和业务决策。不同层级之间的数据汇报与共享，如基层员工向上级领导汇报工作进展时涉及的数据传递。2.外部数据共享与合作伙伴（如供应商、经销商、战略联盟等）之间为开展合作项目、供应链协同、市场推广等目的而进行的数据共享。例如，与供应商共享采购订单数据，以便供应商及时安排生产和供货；与经销商共享销售数据，共同制定市场策略。向监管机构、政府部门等依法提供的数据，以满足合规要求和履行社会责任。三、数据分类分级管理（一）数据分类根据数据的性质、用途、敏感程度等因素，将公司/组织的数据分为以下几类：1.业务数据：与公司/组织核心业务直接相关的数据，如销售数据、生产数据、客户数据等。2.财务数据：涉及公司/组织财务状况、财务交易等方面的数据，如财务报表、账目明细等。3.人力资源数据：关于员工基本信息、薪酬福利、绩效考核等方面的数据。4.技术数据：包括研发成果、技术文档、系统数据等。5.其他数据：除上述类别外的其他各类数据。（二）数据分级按照数据对公司/组织的重要性和敏感程度，将数据分为不同级别：1.一级数据（绝密级）：涉及公司/组织核心商业机密、重大战略决策、国家安全等高度敏感的数据，一旦泄露将对公司/组织造成极其严重的损失。2.二级数据（机密级）：包含重要业务信息、关键技术数据、客户敏感信息等，泄露可能对公司/组织的业务运营和竞争优势产生较大影响。3.三级数据（秘密级）：一般业务数据，对公司/组织的正常运营有一定支持作用，但敏感度相对较低。4.四级数据（公开级）：可对外公开的数据，如公司/组织的宣传资料、一般性公告等。（三）分类分级标识与管理1.对每类数据进行明确标识，标注其所属类别和级别。例如，在数据存储系统中，通过特定的字段或标签来显示数据的分类分级信息。2.根据数据的分类分级，制定相应的管理措施和访问权限。不同级别的数据应采取不同的安全防护措施，只有经过授权的人员才能访问相应级别的数据。四、数据共享流程（一）数据共享需求发起1.数据使用方根据业务需求，填写《数据共享申请表》，详细说明共享数据的目的、范围、使用方式、预期效果等内容。2.申请表应明确数据提供方，并由数据使用方负责人签字确认。（二）数据共享需求审批1.数据使用方将《数据共享申请表》提交至数据管理部门进行初步审核。数据管理部门主要审核申请的必要性、合规性、数据安全性等方面。2.对于涉及重要数据或跨部门、跨业务领域的数据共享申请，数据管理部门应组织相关部门进行联合评审。评审内容包括数据共享对各方业务的影响、风险评估、数据保护措施等。3.根据审核和评审结果，数据管理部门做出审批决定。如申请通过，予以批准；如申请存在问题，要求数据使用方进行修改或补充材料后重新提交。（三）数据提供方确认与准备1.数据管理部门将审批通过的《数据共享申请表》发送给数据提供方。2.数据提供方收到申请表后，对共享数据进行确认，并按照要求对数据进行整理、脱敏等处理，确保数据符合共享要求和安全标准。（四）数据共享实施1.数据提供方和数据使用方按照约定的方式和时间，通过安全可靠的渠道进行数据传输。传输过程应进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。2.在数据传输过程中，双方应建立有效的沟通机制，及时解决出现的问题。（五）数据共享记录与备案1.数据管理部门负责对每次数据共享活动进行记录，包括共享时间、共享数据内容、数据提供方和使用方、共享目的等信息。2.记录应妥善保存，以备后续查询和审计。同时，对于涉及重要数据的共享记录，应按照规定的期限进行存档。（六）数据共享后评估1.数据使用方在数据共享后，应及时对共享数据的使用效果进行评估，如是否达到预期目的、是否对业务产生积极影响等。2.数据管理部门定期组织对数据共享活动进行整体评估，总结经验教训，不断完善数据共享管理制度和流程。五、数据安全与隐私保护（一）数据安全措施1.技术防护采用先进的网络安全技术，如防火墙、入侵检测系统、加密算法等，防止外部非法访问和数据泄露。对数据存储系统进行定期备份，确保数据在遭受意外损失时能够及时恢复。备份数据应存储在安全的位置，并进行加密处理。建立数据访问监控机制，实时监测数据访问行为，及时发现异常情况并采取措施。2.管理措施制定严格的数据安全管理制度，明确各部门和人员在数据安全方面的职责和权限。对涉及数据安全的岗位人员进行定期培训和考核，提高其安全意识和操作技能。加强对数据共享过程的安全审计，确保数据共享活动符合安全规定。（二）隐私保护措施1.数据脱敏在数据共享前，对涉及个人隐私或敏感信息的数据进行脱敏处理，去除或替换敏感字段，使共享后的数据无法直接识别个人身份。2.隐私政策告知在数据共享过程中，向数据提供方和使用方明确告知隐私保护政策和措施，确保各方了解并遵守相关规定。3.隐私监督与投诉处理建立隐私监督机制，定期检查数据共享活动中的隐私保护情况。同时，设立专门的投诉渠道，接受数据提供方和使用方关于隐私问题的投诉，并及时进行处理。六、数据共享相关方责任（一）数据提供方责任1.确保所提供数据的合法性、准确性和完整性。2.按照规定的流程和要求，对共享数据进行整理、脱敏等处理，确保数据安全。3.在数据共享过程中，配合数据使用方和数据管理部门的工作，及时提供必要的支持和信息。4.对共享数据的使用情况进行监督，如发现数据使用方违反规定使用数据，应及时制止并报告数据管理部门。（二）数据使用方责任1.按照审批通过的《数据共享申请表》中规定的目的、范围和方式使用共享数据，不得擅自扩大使用范围或改变使用目的。2.对共享数据进行妥善保管，采取必要的安全措施，防止数据泄露、丢失等情况发生。3.在数据使用完毕后，按照规定及时删除或销毁共享数据，不得留存无关数据。4.定期向数据管理部门报告共享数据的使用情况和效果。（三）数据管理部门责任1.负责制定和完善数据共享管理制度和流程，并监督执行。2.对数据共享申请进行审核和审批，协调各方关系，确保数据共享活动顺利进行。3.建立数据共享平台或机制，提供安全可靠的数据传输和共享渠道。4.组织对数据共享活动进行评估和审计，及时发现问题并提出改进措施。七、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立数据共享监督小组，由数据管理部门、法务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组定期对数据共享活动进行检查，确保数据共享符合制度要求和法律法规。2.建立数据共享举报机制，鼓励员工对违规的数据共享行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）考核制度1.将数据共享工作纳入各部门和人员的绩效考核体系，对在数据共享工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于违反数据共享管理制度的部门和人员进行相应的处罚，处罚措施包括警告、罚款、降职、解除劳动合同等，视情节轻重而定。八、培训与宣传（一）培训计划1.定期组织数据共享相关培训，培训对象包括数据提供方、数据使用方、数据管理部门等人员。培训内容包括数据共享管理制度、流程、安全与隐私保护知识等。2.在新员工入职培训中，增加数据共享相关内容，使新员工了解公司/组织的数据共享政策和要求。（二）宣传活动1.通过内部刊物、宣传栏、公司/组织网站等渠道，宣传数据共享的重要性、管理