档案数据管理规范制度

PAGE档案数据管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司档案数据管理，确保档案数据的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高公司运营效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案数据管理方面的活动，包括档案数据的收集、整理、存储、使用、共享、销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则：档案数据管理活动必须遵守国家法律法规，确保档案数据的合法合规。2.真实性原则：档案数据应真实反映公司业务活动和历史情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案数据，保证档案数据的齐全、完整。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数据的安全，防止数据泄露、丢失、损坏。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案数据进行严格保密。6.可追溯性原则：档案数据的管理过程应具备可追溯性，以便于查询和审计。二、档案数据分类与编号（一）分类标准1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、薪资福利、培训、考核等相关资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：公司各类业务合同、订单、项目文档、市场调研报告等。5.技术档案：产品研发资料、技术方案、工艺文件、设备档案等。6.其他档案：不属于上述分类的其他档案数据，如荣誉证书、资质证明等。（二）编号规则1.采用层次编码法，由一级分类代码、二级分类代码、流水号组成。2.一级分类代码用大写字母表示，如“A”代表行政档案，“B”代表人事档案等。3.二级分类代码用两位数字表示，如“A01”代表公司设立文件，“B01”代表员工入职资料等。4.流水号用四位数字表示，从“0001”开始依次递增。5.编号示例：A010001表示公司设立的第一份文件。三、档案数据收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案数据收集责任人，负责及时收集本部门产生的各类档案数据。2.档案数据应具备原始性和真实性，不得事后补造。3.对于外来文件，如政府部门文件、合作单位函件等，应及时登记并收集归档。（二）整理方法1.按照档案数据分类标准进行分类整理。2.对每份档案数据进行编号，并编制目录清单。3.去除重复、无效的档案数据，确保档案数据的简洁性。4.对破损、褪色的档案数据进行修复或复制。四、档案数据存储（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。2.电子档案数据应存储在专用服务器或存储设备上，定期进行备份。3.纸质档案数据应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列。（二）存储环境1.电子存储环境应具备防火、防潮、防盗、防磁、防雷等安全措施，确保服务器和存储设备的稳定运行。2.纸质档案存储场所应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案发霉、变质。（三）存储期限1.行政档案、财务档案等重要档案数据应长期保存。2.人事档案、业务档案等一般档案数据保存期限为[X]年。3.技术档案根据项目周期和相关规定确定保存期限。五、档案数据使用与共享（一）使用权限1.明确不同人员对档案数据的使用权限，根据工作需要授予相应的访问级别。2.一般员工只能查阅与其工作相关的档案数据，如需借阅或复制，需经部门负责人批准。3.部门负责人可以查阅和使用本部门的档案数据，如需查阅其他部门档案数据，需经相关部门负责人同意。4.公司高层管理人员可以查阅和使用公司各类档案数据。（二）共享流程1.因工作需要共享档案数据时，请填写《档案数据共享申请表》，注明共享原因、共享对象、共享档案数据内容等。2.申请表经所在部门负责人审核后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审批，批准后按照规定的共享方式提供档案数据。4.共享档案数据时，应明确共享期限和使用范围，确保档案数据的安全和保密。六、档案数据安全与保密（一）安全措施1.建立健全档案数据安全管理制度，制定安全操作规程。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描。3.对档案数据存储设备进行加密处理，防止数据被非法获取。4.限制外部设备接入公司内部网络，如需接入，需进行安全检测。（二）保密规定1.与接触档案数据的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案数据进行标识和加密处理。3.严禁在非工作场合谈论和传播公司档案数据中的敏感信息。4.档案数据管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案数据内容。七、档案数据销毁（一）销毁条件1.档案数据保存期限已满，且无继续保存价值。2.档案数据因自然灾害、意外事故等原因损坏，无法修复且无备份。3.法律法规规定需要销毁的档案数据。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出档案数据销毁申请，填写《档案数据销毁申请表》，注明销毁档案数据的名称、编号、数量、销毁原因等。2.申请表经部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案数据时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。4.在销毁完成后，监销人员应在《档案数据销毁申请表》上签字确认，并将申请表归档保存。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案数据管理监督小组，定期对各部门档案数据管理工作进行检查和监督。2.监督小组由公司档案管理部门负责人、内部审计人员等组成，负责对档案数据管理的各个环节进行检查和评估。（二）检查内容1.档案数据的收集、整理、存储、使用、共享、销毁等环节是否符合本制度规定。2.档案数据的完整性、准确性、安全性和可追溯性是否得到保障。3.档案数据管理人员是否履行职责，遵守相关规定。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务。3.整改完成后，责任部门应向监督小组提