机关单位会议规范制度

PAGE机关单位会议规范制度一、总则（一）目的为了进一步规范机关单位会议管理，提高会议效率和质量，确保会议决策的科学性、准确性和执行的有效性，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内部召开的各类会议，包括但不限于工作部署会、业务研讨会、专题汇报会、座谈会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.规范有序原则：会议组织、议程安排、文件准备、记录纪要等环节应严格按照规定程序进行，确保会议规范有序。3.务实管用原则：会议内容应紧密围绕工作实际，注重解决问题，提出切实可行的措施和办法，增强会议的针对性和实效性。二、会议分类与组织（一）会议分类1.定期会议周例会：由各部门负责人参加，主要总结上周工作进展，安排本周工作任务，协调解决工作中存在的问题。月工作会：由单位领导班子成员、各部门负责人参加，全面总结本月工作，分析存在的问题，部署下月重点工作。季度总结会：由全体干部职工参加，总结本季度工作情况，表彰先进，部署下季度工作任务。2.不定期会议工作部署会：根据工作需要，由单位领导或相关部门组织召开，传达上级指示精神，部署专项工作任务。业务研讨会：针对业务工作中的重点、难点问题，组织相关人员进行研讨，交流经验，提出解决方案。专题汇报会：各部门或项目负责人就某项工作进展情况、阶段性成果等进行专题汇报，接受领导和相关部门的审议。座谈会：围绕特定主题，邀请相关人员进行座谈，听取意见建议，沟通交流思想。（二）会议组织1.会议发起定期会议由办公室根据既定安排提前通知相关部门和人员。不定期会议由发起部门填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容，报分管领导审批后，交办公室组织安排。2.会议通知办公室收到会议审批单后，应及时通过正式文件、邮件、短信等方式向参会人员发送会议通知。通知应明确会议的时间、地点、主题、议程、参会要求等信息。对于重要会议，应提前提醒参会人员做好准备，确保按时参会。3.会议准备发起部门负责会议材料的准备，包括会议议程、汇报材料、发言稿、相关文件资料等。材料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，提前提交给办公室审核。办公室负责会议场地的布置、设备调试、会议资料的印制发放等工作。会议场地应整洁、舒适、光线充足，设备应正常运行，确保会议顺利进行。三、会议议程与主持（一）会议议程1.会议议程应根据会议主题和目的进行科学合理安排，一般包括会议开场、主题报告、讨论发言、决策部署、会议总结等环节。2.会议议程应提前确定并通知参会人员，如有变动应及时告知。3.在会议议程安排中，应合理分配时间，确保各项议题得到充分讨论和决策，避免出现时间过长或过短的情况。（二）会议主持1.会议主持人一般由单位领导或部门负责人担任，负责会议的组织、引导和协调。2.主持人应提前熟悉会议议程和相关材料，了解参会人员情况，确保会议顺利进行。3.在会议过程中，主持人应引导参会人员围绕主题发言，控制讨论节奏，避免出现偏离主题、争吵等情况。对于重要决策事项，应组织充分讨论，广泛征求意见，确保决策科学合理。4.会议结束时，主持人应简要总结会议内容，明确下一步工作要求和任务分工。四、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议记录由专人负责，可采用纸质记录或电子记录方式。记录人员应提前准备好记录工具，熟悉会议议程和参会人员。2.会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决策事项等。对于重要发言和讨论要点，应详细记录。3.记录人员应保持客观公正的态度，如实记录会议情况，不得遗漏或歪曲重要信息。记录过程中如有疑问，应及时向发言人员核实。4.会议记录应在会议结束后及时整理，确保字迹清晰、内容准确，并存档保存。（二）会议纪要1.会议纪要由办公室根据会议记录整理编写，一般在会议结束后[X]个工作日内完成。2.会议纪要应突出会议重点，概括会议主要内容、讨论结果、决策事项和工作要求等，语言简洁明了，逻辑严谨。3.会议纪要应经主持人审核签字后，发送给参会人员和相关部门，并在单位内部进行传阅。对于重要会议纪要，应及时印发给全体干部职工，确保工作部署得到有效传达和落实。4.会议纪要应作为重要文件进行存档，以备查阅和参考。五、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并安排合适人员代会。2.参会人员应提前到达会议地点，做好会议准备工作。进入会场后，应将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意接听电话或发送短信。3.参会人员应认真倾听会议内容，积极参与讨论发言，不得交头接耳、随意走动或做与会议无关的事情。对于会议讨论的内容，应严格遵守保密规定，不得擅自泄露。4.参会人员应按照会议要求提供相关材料和信息，认真落实会议决策部署，及时反馈工作进展情况。（二）会议组织者要求1.会议组织者应提前做好会议策划、组织和协调工作，确保会议顺利进行。对于会议过程中出现的问题，应及时采取措施加以解决。2.会议组织者应严格按照会议议程安排会议时间，合理控制会议节奏，避免出现拖延或仓促结束的情况。3.会议组织者应做好会议服务工作，包括茶水供应、设备维护等，为参会人员提供良好的会议环境。4.会议组织者应认真收集参会人员的意见建议，及时反馈给相关部门和领导，为改进工作提供参考依据。六、会议经费管理（一）经费预算1.会议经费预算应根据会议规模、时间、地点、参会人数等因素进行合理编制，包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮住宿、交通等费用。2.会议发起部门应在填写《会议申请表》时，一并提交会议经费预算方案，报分管领导审批。3.会议经费预算应严格控制，遵循勤俭节约的原则，避免铺张浪费。（二）经费报销1.会议结束后，会议组织者应及时整理会议经费报销凭证，按照单位财务制度进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。2.报销时应填写报销单，注明会议名称、时间、地点、参会人数、经费支出明细等信息，并附上相关审批文件。3.财务部门应严格审核会议经费报销凭证，对不符合规定的报销申请予以拒绝。七、会议评估与改进（一）会议评估1.定期对会议效果进行评估，评估内容包括会议目标达成情况、参会人员满意度、会议效率、决策执行情况等。2.会议评估可采用问卷调查、现场访谈、数据分析等方式进行，广泛征求参会人员和相关部门的意见建议。3.根据会议评估结果，总结经验教训，发现存在的问题，为改进会议组织和管理提供依据。（二）改进措施1.针对会议评估中发现的问题，及时制定改进措施，明确责任部门